Maîtriser vos données pour en tirer des avantages concrets

Kay d'été 18 mars 2019 Comment faire

Maîtriser vos données pour en tirer des avantages concrets

La clé pour comprendre le retour sur investissement de chaque application logicielle d'entreprise commence par vos données. Chaque fois que nous utilisons un logiciel d'entreprise, nous recueillons des informations sur la façon dont nous utilisons cet outil pour mener à bien notre travail. Imaginez, avec le nombre d'applications que nous utilisons quotidiennement, la quantité de données collectées. Ces données pourraient être utilisées pour nous dire à quel point nous sommes productifs et comment nous pouvons nous améliorer. Elles pourraient également nous aider à déterminer la valeur des outils logiciels achetés pour faire des acquisitions plus judicieuses à l'avenir. Malheureusement, c'est exactement là que de nombreuses entreprises ont des difficultés. Lorsqu'une quantité aussi importante de données est collectée à partir d'une si grande variété d'applications, comment pouvons-nous saisir ces informations et les transformer en économies concrètes ?

5 Questions à se poser pour maîtriser vos données

1. Où se trouvent vos données ?  

Avec les multiples applications utilisées dans les différents services, savez-vous même où les données sont stockées ? Si vous savez où elles sont stockées, se trouvent-elles dans un endroit accessible où il est facile de trouver et d'interroger les dossiers individuels ? Avant de commencer à analyser vos données, un système de gestion doit être mis en place. Ce système doit faciliter l'accès et la consultation des données, tant pour les utilisateurs humains que pour les logiciels de rapport. Il faut notamment relier les systèmes de manière à ce que les données collectées soient automatiquement stockées dans un fichier maître, ce qui permet d'éliminer plus facilement les enregistrements en double et vous donne une image complète des rouages internes de votre entreprise. L'utilisation d'un logiciel de flux de travail pour créer un écosystème entièrement intégré qui filtre et stocke les données provenant de plusieurs applications est un bon point de départ.

2. Qu'espérez-vous apprendre de vos données ?

Maintenant qu'il existe des outils logiciels permettant non seulement de réaliser mais aussi de contrôler presque toutes les tâches imaginables, il est important de savoir comment les données peuvent être utilisées pour connaître les rouages internes de votre entreprise. Cependant, vous devez avoir une bonne idée de ce que vous voulez savoir sur votre entreprise avant de pouvoir commencer à analyser vos données. Vous voulez réduire les coûts ? Voulez-vous trouver des moyens d'accroître la productivité ? Ce n'est que lorsque vous aurez trouvé ce que vous voulez mesurer exactement que vous pourrez commencer à analyser vos données.
L'un des points de départ consiste à déterminer les mesures et les indicateurs de performance clés les plus efficaces pour votre entreprise. Ensuite, examinez les facteurs qui contribuent aux mesures et aux indicateurs de performance clés que vous avez choisis. Par exemple, si vous mesurez l'efficacité de vos employés, vous voudrez examiner certains éléments. Par exemple, combien de temps il faut à chaque employé pour accomplir ses tâches et comment votre entreprise dépense de l'argent pour accomplir ces tâches. De cette façon, les données collectées auront enfin un lien logique entre les enregistrements, même si ceux-ci proviennent de sources différentes. Vous disposerez alors d'une base pour établir quelles données sont importantes.

3. Avez-vous besoin de toutes vos données ?

À l'ère des Big Data, les applications collectent des informations sur tout et n'importe quoi. Une grande partie de ces informations ne sont que des fouillis qui occupent un espace de stockage précieux. Cela crée également un obstacle à toute compréhension qui pourrait être tirée des données. La deuxième étape après avoir découvert quelles données sont importantes pour vous consiste à se débarrasser de celles qui ne le sont pas. Le nettoyage de vos données permet de rationaliser le processus de stockage et d'analyse, avec l'avantage tangible de réduire l'espace de stockage.

4. Comment pouvez-vous utiliser les données à l'avantage de votre entreprise ?

Maintenant que vous disposez des données nécessaires pour mesurer les performances de votre entreprise, vous pouvez les utiliser pour apporter des améliorations concrètes. Cependant, quels sont les outils dont vous disposez pour analyser les données et produire des résultats ? Savez-vous si ces outils vous permettent d'obtenir des rapports fiables et précis ?
Une autre clé pour maîtriser vos données est de disposer d'un outil de gestion des données qui vous donne les résultats souhaités avec un minimum de tracas. Avant de choisir une plateforme de gestion des données, découvrez quels sont les graphiques et les rapports dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées, rapidement. Ensuite, vous voudrez trouver une plateforme de gestion des données qui puisse fournir ces rapports avec le moins d'efforts possible. De nombreux outils de gestion de données sont spécialisés pour une industrie particulière, c'est pourquoi la recherche d'une plateforme spécialisée pour votre industrie est un bon point de départ.

5. Comment conservez-vous et stockez-vous vos données ?

L'analyse de vos données ne s'arrête pas une fois qu'elles ont été analysées. Comme les applications collectent continuellement des données, vous devez aussi constamment cultiver et affiner toutes ces informations entrantes. La vraie question est la suivante : comment maintenir constamment vos données sans y consacrer tout votre temps ?
Comme nous l'avons déjà dit, le problème principal est le nombre d'applications utilisées quotidiennement. Si le fait de trouver un emplacement central pour le stockage des données résout une partie du problème, il ne permet pas encore de catégoriser et de traiter toutes ces données de manière à n'avoir que ce dont vous avez besoin. C'est pourquoi il est avantageux de disposer d'une plate-forme d'automatisation des flux de travail pour vous aider à gérer automatiquement ces données à votre place, afin que vous puissiez vous concentrer sur des tâches plus importantes.
Le logiciel d'automatisation des flux de travail permet d'orchestrer toutes les différentes applications dont votre entreprise a besoin au quotidien. Non seulement vous pouvez automatiser vos processus commerciaux en utilisant les fonctionnalités de tous les outils logiciels utilisés dans l'entreprise, mais il peut aussi trier automatiquement toutes les données dès que des informations sont entrées dans le système. Ainsi, l'outil d'automatisation des flux de travail catégorise les données et les analyse avant de les stocker. Une fois les données stockées, il est prêt à être utilisé par n'importe quel outil de gestion des données.

Qu'est-ce qu'il y a à emporter ?

En vous posant ces questions alors que vous êtes face à votre propre montagne de données, vous serez prêt à convertir des données brutes en valeur réelle. Il ne vous reste plus qu'à vous équiper des bons outils pour minimiser le travail d'analyse des données et maximiser les bénéfices pour votre entreprise. Commencez à maîtriser vos données en vous renseignant sur l'automatisation des flux de travail à l'adresse www.processmaker.com.

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