Comment réduire radicalement la paperasserie de votre entreprise

Depuis au moins 30 ans, le bureau dit "sans papier" est "juste au-dessus de l'horizon". Mais comme beaucoup d'entre vous peuvent l'attester, c'est le contraire qui s'est produit dans de nombreuses entreprises, avec la prolifération de la paperasserie. Un certain nombre de facteurs jouent dans l'augmentation de la paperasserie, notamment le respect des réglementations et les processus de travail qui nécessitent des étapes d'approbation documentées. Mais il existe de puissants moyens de réduire considérablement la paperasserie sans renoncer aux étapes de conformité, de sécurité ou d'approbation dont vous avez besoin.

L'employé de bureau américain moyen utilise environ 10 000 feuilles de papier par anAinsi, même une petite entreprise peut investir une somme d'argent importante dans le papier et les fournitures d'impression. En ce qui concerne l'impression, le coût moyen de l'impression d'une page est d'un peu plus de trois cents, ce qui peut sérieusement s'additionner sur une année. Il faut également stocker tous ces documents, et les classeurs peuvent être coûteux et occuper un espace de bureau précieux qui pourrait être mieux utilisé pour d'autres choses. Les logiciels de gestion des flux de travail sont une solution éprouvée et pratique pour lutter contre la paperasserie excessive.

Logiciel de gestion des flux de travail et réduction du papier
Avec la bonne solution de gestion des flux de travail, vous pouvez rendre vos formulaires papier électroniques. De plus, lorsque plusieurs formulaires sont impliqués dans un processus, vous pouvez utiliser votre logiciel de gestion des flux de travail pour créer des flux de travail qui garantissent que tous les formulaires et toutes les étapes sont accomplis et que toutes les approbations sont consignées. En plus de réduire la consommation de papier, l'électronique des formulaires et des flux de travail réduit votre besoin de stockage de papier, puisque les documents virtuels sont stockés sur des serveurs, soit dans vos locaux, soit dans le nuage. Et lorsque les formulaires sont rendus électroniques, les soucis liés aux formulaires perdus, tachés de café ou illisibles disparaissent.

Les effets positifs de la réduction de la paperasserie
Que se passe-t-il lorsque vous utilisez un logiciel de gestion des flux de travail pour réduire la paperasserie ? Une enquête a révélé que le passage aux formulaires numériques permet aux propriétaires d'entreprises de se concentrer davantage sur les revenus, car eux et leur personnel passent moins de temps à traiter des documents physiques. Remplir des formulaires électroniques est plus rapide, vous ne serez pas à court de copies de formulaires électroniques, et déposer des formulaires électroniques sous forme numérique est nettement plus rapide que de le faire physiquement. De plus, il est beaucoup plus rapide de trouver des formulaires électroniques remplis pour les examiner. En moyenne, la numérisation des formulaires permet aux employés d'économiser 11 heures par semaine et aux propriétaires d'entreprises six heures par semaine.

Par où commencer ?
Ce n'est peut-être pas la meilleure idée de prendre tous vos formulaires et flux de travail électroniques en même temps. La plupart des entreprises ont une meilleure expérience lorsqu'elles identifient un formulaire ou un flux de travail à rendre électronique, le mettent en œuvre, puis contrôlent et mesurent les résultats avant de développer d'autres flux de travail électroniques.
Par exemple, vous pouvez rendre électroniques les formulaires que vous utilisez pour l'intégration des nouveaux employés et créer un flux de travail qui achemine automatiquement les formulaires remplis vers les destinataires appropriés. Une fois que vous vous y serez habitué et que vous en verrez les avantages, vous pourrez alors étendre l'automatisation de votre flux de travail à d'autres formulaires et services.

Quelles sont les possibilités ?
Les possibilités offertes par un bon logiciel de gestion des flux de travail sont presque illimitées. Et peu importe le secteur dans lequel vous travaillez ou le produit principal que vous fabriquez. Des entreprises de toutes tailles ont utilisé des logiciels de gestion des flux de travail pour améliorer le système de demande d'aide informatique, rationaliser les procédures de maintenance des bâtiments et assurer la conformité aux réglementations. Un logiciel de gestion des flux de travail hautement personnalisable, doté d'une interface utilisateur intuitive, peut être adapté pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise ou service en matière de réduction de la paperasserie.

Un logiciel de gestion de flux de travail puissant et flexible
ProcessMaker est un logiciel libre de gestion des flux de travail dont l'interface permet aux non-programmeurs de concevoir des formulaires et des flux de travail personnalisés, ce qui réduit la paperasserie et accélère les processus à forte intensité documentaire. Ces processus peuvent être contenus dans un seul service ou à l'échelle de l'organisation. Il en résulte une réduction drastique de la paperasserie, une diminution de l'impact sur l'environnement grâce à la réduction de l'utilisation du papier, et des flux de travail plus rapides, plus précis et plus efficaces. Nous vous encourageons à essayer gratuitement ProcessMaker Enterprise Edition ou à télécharger ProcessMaker Community Edition. C'est un excellent premier pas pour maîtriser la paperasserie au lieu de la laisser vous contrôler.