Seit mindestens 30 Jahren ist das so genannte papierlose Büro "in greifbarer Nähe". Doch wie viele von Ihnen bestätigen können, ist in vielen Unternehmen das Gegenteil eingetreten: Der Papierkram hat sich vervielfacht. Es gibt eine Reihe von Faktoren, die zur Zunahme des Papierkrams beitragen, darunter die Einhaltung von Vorschriften und Arbeitsabläufe, die dokumentierte Genehmigungsschritte erfordern. Es gibt jedoch wirksame Möglichkeiten, den Papierkram drastisch zu reduzieren, ohne auf die Einhaltung von Vorschriften, die Sicherheit oder die erforderlichen Genehmigungsschritte verzichten zu müssen.
Der durchschnittliche amerikanische Büroangestellte verwendet etwa 10.000 Blatt Papier jährlichSo kann selbst ein kleines Unternehmen eine beträchtliche Summe in Papier und Druckzubehör investieren. Apropos Drucken: Die durchschnittlichen Kosten für den Druck einer Seite liegen bei etwas mehr als drei Cent, was sich im Laufe eines Jahres ganz schön summieren kann. Außerdem müssen Sie all diese Dokumente aufbewahren, und Aktenschränke können teuer sein und nehmen wertvollen Büroraum in Anspruch, der besser für andere Dinge genutzt werden könnte. Workflow-Management-Software ist eine bewährte, praktische Lösung für übermäßigen Papierkram.
Workflow-Management-Software und Papierreduzierung
Mit der richtigen Workflow-Management-Lösung können Sie Ihre Papierformulare elektronisch machen. Wenn mehrere Formulare an einem Prozess beteiligt sind, können Sie mit Ihrer Workflow-Management-Software außerdem Workflows erstellen, die sicherstellen, dass alle Formulare und Schritte ausgeführt und alle Genehmigungen protokolliert werden. Durch die Elektronisierung von Formularen und Arbeitsabläufen wird nicht nur der Papierverbrauch gesenkt, sondern auch der Bedarf an Papierablage verringert, da virtuelle Dokumente auf Servern gespeichert werden, entweder in Ihrem Unternehmen oder in der Cloud. Und wenn Formulare elektronisch erstellt werden, entfällt die Sorge um verlorene, kaffeefleckige oder unleserliche Formulare.
Die positiven Auswirkungen der Verringerung des Papierkrams
Was passiert, wenn Sie Workflow-Software einsetzen, um den Papierkram zu reduzieren? Eine Umfrage hat ergeben, dass die Umstellung auf digitale Formulare es den Unternehmern ermöglicht, sich mehr auf den Umsatz zu konzentrieren, da sie und ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit der Bearbeitung physischer Dokumente verbringen. Das Ausfüllen elektronischer Formulare geht schneller, die Kopien elektronischer Formulare gehen nicht zur Neige, und die digitale Ablage elektronischer Formulare ist wesentlich schneller als die physische Ablage. Auch das Auffinden ausgefüllter elektronischer Formulare zur Überprüfung ist wesentlich schneller. Im Durchschnitt spart die Digitalisierung von Formularen den Mitarbeitern 11 Stunden pro Woche und den Unternehmern sechs Stunden pro Woche.
Wo können Sie anfangen?
Es ist vielleicht nicht die beste Idee, alle Formulare und Arbeitsabläufe auf einmal elektronisch zu machen. Die meisten Unternehmen machen bessere Erfahrungen, wenn sie ein Formular oder einen Arbeitsablauf identifizieren, der elektronisch werden soll, es einführen und dann die Ergebnisse überwachen und messen, bevor sie weitere elektronische Arbeitsabläufe entwickeln.
Sie könnten zum Beispiel die Formulare, die Sie für die Aufnahme neuer Mitarbeiter verwenden, elektronisch machen und einen Workflow erstellen, der die ausgefüllten Formulare automatisch an die richtigen Empfänger weiterleitet. Sobald Sie sich daran gewöhnt haben und die Vorteile sehen, können Sie Ihre Workflow-Automatisierung auf andere Formulare und Abteilungen ausweiten.
Was sind die Möglichkeiten?
Die Möglichkeiten, die eine gute Workflow-Management-Software bietet, sind fast grenzenlos. Und dabei spielt es keine Rolle, in welcher Branche Sie tätig sind oder welches Ihr Hauptprodukt ist. Unternehmen aller Größenordnungen haben Workflow-Management-Software eingesetzt, um das IT-Hilfesystem zu verbessern, Wartungsverfahren für Gebäude zu rationalisieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Ein hochgradig anpassbares Workflow-Software-System mit einer intuitiven Benutzeroberfläche kann an die spezifischen Anforderungen jedes Unternehmens oder jeder Abteilung angepasst werden, um den Papierkram zu reduzieren.
Workflow-Management-Software mit Leistung und Flexibilität
ProcessMaker ist eine Open-Source-Workflow-Management-Software mit einer Schnittstelle, die es auch Nicht-Programmierern ermöglicht, benutzerdefinierte Formulare und Workflows zu entwerfen, um Papierkram zu reduzieren und dokumentenintensive Prozesse zu beschleunigen. Diese Prozesse können innerhalb einer Abteilung oder auch unternehmensweit stattfinden. Das Ergebnis ist eine drastische Verringerung des Papieraufkommens, eine geringere Umweltbelastung durch weniger Papierverbrauch und schnellere, genauere und effektivere Arbeitsabläufe. Testen Sie die ProcessMaker Enterprise Edition kostenlos oder laden Sie die ProcessMaker Community Edition herunter. Es ist ein großartiger erster Schritt, um den Papierkram in den Griff zu bekommen, anstatt sich von ihm beherrschen zu lassen.
