Cómo reducir radicalmente el papeleo de su compañía
Durante al menos 30 años, la llamada oficina sin papeles ha estado "justo en el horizonte". Pero como muchos de ustedes pueden atestiguar, lo contrario ha sucedido en muchos negocios, con la proliferación de papeleo. Hay varios factores que influyen en el aumento del papeleo, como el cumplimiento de las normas y los procesos de trabajo que requieren pasos de aprobación documentados. Pero hay poderosas maneras de reducir drásticamente el papeleo sin renunciar al cumplimiento, la seguridad o los pasos de aprobación que se necesitan.
El oficinista americano medio utiliza alrededor de 10.000 hojas de papel al añoasí que incluso una pequeña empresa puede invertir una suma significativa de dinero en papel y suministros de impresión. Y hablando de impresión, el costo promedio de la impresión de una página es de poco más de tres centavos, lo que puede sumar seriamente más de un año. También hay que almacenar todos esos documentos, y los archivadores pueden ser caros y ocupar un valioso espacio de oficina que podría ser mejor utilizado para otras cosas. El software de gestión del flujo de trabajo es una solución práctica y probada para el exceso de papeleo.
Software de gestión del flujo de trabajo y reducción del papel
Con la solución correcta de gestión del flujo de trabajo, puede hacer que sus formularios en papel sean electrónicos. Además, cuando en un proceso intervienen varios formularios, puede utilizar su software de gestión del flujo de trabajo para crear flujos de trabajo que garanticen que se cumplan todos los formularios y pasos y que se registren todas las aprobaciones. Además de reducir el uso de papel, hacer que los formularios y los flujos de trabajo sean electrónicos reduce su necesidad de almacenamiento en papel, ya que los documentos virtuales se almacenan en servidores, ya sea en sus instalaciones o en la nube. Y cuando los formularios se hacen electrónicos, desaparecen las preocupaciones por formularios perdidos, manchados de café o ilegibles.
Los efectos positivos de la reducción del papeleo
¿Qué sucede cuando se utiliza un software de flujo de trabajo para reducir el papeleo? Una encuesta reveló que el cambio a los formularios digitales permite a los propietarios de las empresas centrarse más en los ingresos, ya que ellos y su personal dedican menos tiempo a la manipulación de documentos físicos. Rellenar los formularios electrónicos es más rápido, no se le acabarán las copias de los formularios electrónicos, y rellenar los formularios electrónicos de forma digital es significativamente más rápido que hacerlo de forma física. Además, encontrar los formularios electrónicos completados para su revisión es significativamente más rápido. En promedio, hacer los formularios digitales ahorra a los empleados 11 horas por semana y a los dueños de negocios seis horas por semana.
¿Dónde puedes empezar?
Puede que no sea la mejor idea tomar todos los formularios y flujos de trabajo electrónicos a la vez. La mayoría de las empresas tienen una mejor experiencia cuando identifican un formulario o flujo de trabajo para hacerlos electrónicos, lo implementan y luego monitorean y miden los resultados antes de desarrollar más flujos de trabajo electrónicos.
Por ejemplo, puede hacer que los formularios que utiliza para la incorporación de nuevos empleados sean electrónicos y crear un flujo de trabajo que envíe automáticamente los formularios completados a los destinatarios adecuados. Una vez que te acostumbres a ello y veas los beneficios, puedes entonces expandir la automatización de tu flujo de trabajo a otros formularios y departamentos.
¿Cuáles son las posibilidades?
Las posibilidades que ofrece un buen software de gestión del flujo de trabajo son casi ilimitadas. Y no importa en qué industria estés, o cuál sea tu principal producto. Empresas de todos los tamaños han utilizado software de gestión de flujos de trabajo para mejorar el sistema de solicitud de ayuda de TI, agilizar los procedimientos de mantenimiento del edificio y garantizar el cumplimiento de las normativas. Un sistema de software de flujo de trabajo altamente personalizable con una interfaz de usuario intuitiva puede personalizarse para satisfacer los requisitos específicos de cada empresa o departamento para reducir el papeleo.
Software de gestión de flujos de trabajo con potencia y flexibilidad
ProcessMaker es un software de código abierto para la gestión de flujos de trabajo con una interfaz que permite a los no programadores diseñar formularios y flujos de trabajo personalizados, reduciendo el papeleo y acelerando los procesos de documentación. Estos procesos pueden estar contenidos en un departamento o tal vez en toda la organización. Los resultados incluyen una reducción drástica del papeleo, un menor impacto ambiental debido a la disminución del uso de papel y flujos de trabajo más rápidos, precisos y eficaces. Le animamos a que pruebe ProcessMaker Enterprise Edition de forma gratuita o descargue la ProcessMaker Community Edition. Es un gran primer paso para tener el papeleo bajo control en lugar de dejar que lo controle a usted.
