Comment assurer la conformité avec l'automatisation

Le nombre de nouvelles lois concernant la conformité a augmenté au cours des cinq dernières années. Ces lois ont un impact sur plusieurs secteurs qui ne se limitent pas à la finance, l'éducation, l'assurance, les soins de santé, etc. Ces secteurs stockent et travaillent avec des données clients très sensibles qui doivent être manipulées avec précaution. Les flux de travail et les processus manuels obsolètes sont sujets à l'erreur humaine, une faille de sécurité potentielle dans le monde d'aujourd'hui. Afin de répondre à ces exigences réglementaires, de plus en plus d'entreprises se tournent vers les technologies d'automatisation pour obtenir de l'aide.
Dans cet article, nous verrons comment l'automatisation aide les entreprises comme la vôtre à se mettre en conformité.

Comment la technologie de l'automatisation peut-elle aider votre entreprise à rester conforme ?

Les solutions automatisées telles que les systèmes de gestion des documents (DMS), l'automatisation des processus robotisés (RPA) et la gestion des processus d'entreprise (BPM) aident à mettre en œuvre une stratégie de conformité plus solide au sein des organisations.

DMS permet de créer, de télécharger, de stocker et d'envoyer des documents en toute simplicité.
RPA s'appuie sur l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage machine (ML) pour automatiser des tâches hautement répétitives normalement effectuées par les humains.
BPM est une méthode utilisée par les entreprises pour optimiser leurs principaux processus commerciaux, autrement dit les flux de travail. Le BPM peut être déployé sur site, sous forme de logiciel, par le biais du cloud, ou sous forme de solution hybride, selon les besoins de l'entreprise.

Heureusement, il existe des des plates-formes complètes qui disposent d'options hybrides pour remplacer ou intégrer facilement toutes ces technologies. Il en résulte une entreprise plus éthique et plus efficace, avec des opérations commerciales plus fluides, une sécurité des données renforcée, une réduction des coûts administratifs et l'absence de frais de pénalité et de répercussions juridiques.

Voici quelques-unes des nombreuses capacités dont dispose le droit produit hybride, tout compris peut transformer la manière dont votre entreprise traite la question de la conformité :

  • Identification et authentification de l'utilisateur
  • Des informations sécurisées dans une base de données centralisée
  • Accès limité pour les utilisateurs afin de s'adapter aux différents niveaux d'habilitation de sécurité
  • Attribution des rôles sur la base d'une description de poste
  • Notifications d'actions en temps réel (push) 
  • Suivi des erreurs et audit facile grâce au système de rapport

Grâce à la flexibilité de cette solution pour grandes entreprises, le protocole de sécurité est grandement amélioré grâce aux rapports d'activité générés par le logiciel d'automatisation. Ces rapports fournissent une vue macro de l'activité, des comptes et des responsabilités de l'utilisateur, indiquant rapidement les infractions et les erreurs dès qu'elles se produisent.

Atténuer les risques grâce à la technologie de l'automatisation

Accorder aux parties prenantes le même accès à l'édition des rapports qui font ou défont un audit peut devenir incontrôlable. Il est pratiquement impossible d'assurer la sécurité d'un processus manuel, mais plusieurs organisations utilisent encore des Feuilles de calcul Microsoft Excel pour stocker les données relatives à la conformité. Par exemple, le secteur fiscal doit se conformer aux exigences du gouvernement pour déclarer les documents fiscaux avec exactitude. Selon un Rapport 2018 par Tiplati et Gatepoint Research, "30 % des entreprises ne valident pas du tout les formulaires fiscaux, tandis que 45 % le font manuellement".

La saisie de données dans un tableur par plusieurs personnes est sujette à l'erreur humaine. Et de légères erreurs peuvent entraîner retard de l'aide financière pour le collège ou un incident comme le Brèche de sécurité de Capital One en raison d'un manque d'opérations standardisées et serrées. Le fait de ne pas avoir des processus appropriésLes cyberattaques, les fuites d'informations et les actions en justice peuvent résulter des mesures de sécurité et des dépôts centraux en place. De plus, si votre entreprise ne dispose pas de l'infrastructure informatique nécessaire pour détecter ces erreurs en temps réel, vous risquez d'enfreindre les réglementations internationales, fédérales et nationales.

Comment votre entreprise peut-elle donc éviter les situations à risque en utilisant la technologie ? La réponse est d'adopter une solution d'automatisation dans la stratégie informatique de votre entreprise. En automatisant le flux d'informations entre les parties, les données sont transférées de manière sûre et rapide et sont garanties pour répondre aux changements de politique en constante évolution.

La plupart des entreprises utilisent aujourd'hui un stratégie multicouche pour le cloud dans leurs piles technologiques. Bien que la polyvalence et la force du nuage produisent naturellement plus de sécurité, il appartient toujours au client de cocher les autorisations, surtout si une solution de nuage hybride est utilisée. Quoi qu'il arrive dans le nuage, il faut le transférer au composant sur site, sinon, le contrôle et la sécurité sont en jeu.

Les meilleures pratiques pour créer une entreprise conforme

Il existe plusieurs façons de favoriser la conformité au niveau de l'organisation. En voici quelques-unes des conseils qui ont fait leurs preuves pour vous aider à mettre en œuvre une stratégie de conformité solide :

  1. Envoyer un lien vers la version du document de travail pour examenet non le document lui-même, à la confusion en limitant l'accès aux versions antérieures d'un document.
  2. Automatiser la rétention avec suppression automatique ou choisissez d'envoyer une notification par e-mail avant de cliquer sur le bouton Supprimer.
  3. Vérifiez les limites de conservation des documents. La conservation de documents au-delà de la période de conservation requise crée un risque de non-conformité et de violation de la vie privée.
  4. Déplacez vos documents vers le cloud avec la bonne plateforme. Amazon Web Services est un fournisseur de services en nuage de confiance au niveau de l'entreprise, qui répond à un large éventail de normes de conformité internationales et spécifiques au secteur. Le cloud offre également une sécurité intégrée.


La conformité ne doit pas être un fardeau. En tirant parti de la technologie d'automatisation grâce aux logiciels RPA, AI, DMS et BPM, votre entreprise peut fonctionner avec une intégrité totale. Il en résulte une manière plus solide et plus systématique de mener ses activités.

Ne sacrifiez pas votre éthique commerciale, votre temps et votre argent au détriment de la planification des changements réglementaires. Ne manquez plus jamais une échéance grâce à notre plateforme BPM intelligente, disponible sur site, dans le nuage ou sous forme de solution hybride. Pour en savoir plus, consultez le site www.processmaker.com.

A propos de ProcessMaker :

ProcessMaker est un logiciel de gestion des processus commerciaux et de flux de travail à faible code. ProcessMaker permet aux analystes commerciaux de collaborer facilement avec l'informatique pour automatiser des processus commerciaux complexes reliant les personnes et les systèmes existants de l'entreprise. Basé à Durham, en Caroline du Nord, aux États-Unis, ProcessMaker dispose d'un réseau de partenaires répartis dans 35 pays sur les cinq continents. Des centaines de clients commerciaux, dont de nombreuses entreprises du classement Fortune 100, font confiance à ProcessMaker pour transformer numériquement leurs processus commerciaux de base, ce qui leur permet de prendre des décisions plus rapidement, d'améliorer leur conformité et d'accroître leurs performances.

conformité

Solutions pour les plates-formes

Voyez par vous-même ! Essayez gratuitement les dernières fonctionnalités de ProcessMaker Platform.

Essai gratuit

S'abonner à la Newsletter Hyper-Productivity™ de ProcessMaker

    Consentement à la politique de confidentialité En cochant cette case, vous consentez à Déclaration de confidentialité du fabricant de processus.

    Découvrez comment des entreprises de premier plan utilisent ProcessMaker pour rationaliser leurs opérations grâce à l'automatisation des processus.

    Contactez-nous

    Mise à jour sur la protection de la vie privée
    Nous utilisons des cookies pour rendre les interactions avec notre site web et nos services faciles et significatives. Les cookies nous aident à mieux comprendre comment notre site web est utilisé et à adapter la publicité en conséquence.

    Accepter