Cómo cumplir con el cumplimiento de la automatización
El número de nuevas leyes relativas al cumplimiento ha aumentado en los últimos cinco años. Estas leyes impactan en varios sectores que no se limitan a las finanzas, la educación, los seguros, el cuidado de la salud y más. Estas industrias almacenan y trabajan con datos de clientes altamente sensibles que requieren un manejo cuidadoso. Los flujos de trabajo obsoletos y los procesos manuales son propensos a errores humanos, una potencial brecha de seguridad en el mundo de hoy. Para cumplir con estos requisitos normativos, cada vez más empresas recurren a la tecnología de automatización en busca de ayuda.
En este artículo, exploraremos cómo la automatización ayuda a empresas como la suya a cumplir con la normativa.
¿Cómo puede la tecnología de automatización ayudar a su empresa a cumplir con las normas?
Las soluciones automatizadas como los sistemas de gestión de documentos (DMS), la automatización de procesos robóticos (RPA) y la gestión de procesos empresariales (BPM) ayudan a implementar una estrategia de cumplimiento más sólida dentro de las organizaciones.
DMS ayuda a crear, cargar, almacenar y enviar documentos con facilidad.
RPA se basa en la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje por máquina (ML) para automatizar las tareas altamente repetitivas que normalmente realizan los humanos.
BPM es un método utilizado por las empresas para optimizar sus procesos comerciales básicos, también conocidos como flujos de trabajo. El BPM puede desplegarse en las instalaciones, como software, a través de la nube o como solución híbrida, dependiendo de las necesidades de la empresa.
Afortunadamente, hay plataformas integrales que tienen opciones híbridas para reemplazar o integrar fácilmente con todas estas tecnologías. El resultado es una empresa más ética y eficiente con operaciones comerciales más fluidas, mayor seguridad de los datos, reducción de los costos administrativos y cero tasas de penalización y repercusiones legales.
Aquí están algunas de las muchas capacidades que la derecha producto híbrido, todo incluido puede transformar la forma en que su empresa aborda el cumplimiento:
- Identificación y autenticación del usuario
- Información protegida en una base de datos centralizada
- Acceso restringido al usuario para adaptarse a los diferentes niveles de autorización de seguridad
- Asignación de funciones basada en la descripción del trabajo
- Notificaciones push en tiempo real de elementos de acción
- Rastreo de errores y fácil auditoría con el sistema de informes
Gracias a la flexibilidad de esta solución para grandes empresas, el protocolo de seguridad se mejora enormemente gracias a los informes de actividad generados por el software de automatización. Estos informes proporcionan una vista macro de la actividad, las cuentas y las responsabilidades del usuario, indicando las infracciones y los errores rápidamente en cuanto se producen.
Mitigar el riesgo con la tecnología de automatización
Conceder a las partes interesadas el mismo acceso a la edición de los informes que hacen o deshacen una auditoría puede descontrolarse. Hacer cumplir la seguridad en torno a un proceso manual es casi imposible, pero varias organizaciones siguen utilizando Hojas de cálculo de Microsoft Excel para almacenar datos relacionados con el cumplimiento. Por ejemplo, la industria fiscal tiene que cumplir con el gobierno para informar con precisión los documentos fiscales. De acuerdo con un Informe 2018 por Tiplati y Gatepoint Research, "El 30% de las empresas no validan los formularios de impuestos en absoluto, mientras que el 45% lo hacen manualmente."
Introducir datos en una hoja de cálculo por varias personas es propenso a errores humanos. Y los pequeños errores pueden resultar en retrasó la ayuda financiera para la universidad o un incidente como el Violación de la seguridad de Capital One debido a la falta de operaciones estandarizadas y ajustadas. El hecho de no tener los procesos adecuadosLas medidas de seguridad y los depósitos centrales establecidos pueden dar lugar a ciberataques, fugas de información y acciones legales. Más aún, si su empresa carece de la infraestructura de TI para detectar estos errores en tiempo real, podría violar las normas internacionales, federales y estatales.
Entonces, ¿cómo puede su empresa evitar situaciones de riesgo utilizando la tecnología? La respuesta es adoptar una solución de automatización en la estrategia de TI de su empresa. Al automatizar el flujo de información entre las partes, los datos se transfieren de forma segura y rápida, y se garantiza que cumplan con los cambios de política en constante evolución.
La mayoría de las empresas de hoy en día están usando un estrategia de nubes multicapa en sus pilas de tecnología. Aunque la versatilidad y la fuerza de la nube producen naturalmente más seguridad, todavía depende del cliente comprobar los permisos, especialmente si se utiliza una solución de nube híbrida. Lo que ocurra en la nube debe trasladarse al componente "in situ", de lo contrario, el control y la seguridad están en juego.
Las mejores prácticas para crear una empresa lista para el cumplimiento
Hay varias maneras de permitir el cumplimiento a nivel organizativo. Estas son algunas consejos probados y verdaderos para ayudarle a implementar una fuerte estrategia de cumplimiento:
- Envíe un enlace a la versión del documento de trabajo para su revisiónno el documento en sí, a la confusión al limitar el acceso a las versiones anteriores de un documento.
- Automatizar la retención con eliminación automática u optar por enviar una notificación por correo electrónico antes de pulsar el botón Eliminar.
- Compruebe los límites de retención de documentos. La retención de documentos más allá del período de retención requerido crea un riesgo de incumplimiento y de violación de la privacidad.
- Mueve tus documentos a la nube con la plataforma adecuada. Un proveedor de confianza en la nube a nivel empresarial es Amazon Web Services, que cumple con un amplio conjunto de normas de cumplimiento internacionales y específicas de la industria. La nube también proporciona seguridad incorporada.
El cumplimiento no tiene que ser una carga. Aprovechando la tecnología de automatización a través de software de RPA, AI, DMS y BPM, su empresa puede operar con total integridad. El resultado es una forma más fuerte y sistematizada de hacer negocios.
No sacrifique la ética comercial, el tiempo y el dinero a expensas de no planificar los cambios regulatorios. No vuelva a perder una fecha límite con nuestra plataforma inteligente de BPM, disponible en las instalaciones, en la nube o como una solución híbrida. Obtenga más información en www.processmaker.com.
Sobre ProcessMaker:
ProcessMaker es un software de gestión de procesos empresariales y de flujo de trabajo de bajo código. ProcessMaker facilita a los analistas de negocios la colaboración con TI para automatizar procesos de negocios complejos que conectan a las personas y los sistemas existentes de la empresa. Con sede en Durham, Carolina del Norte, en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios distribuidos en 35 países de los cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluidas muchas empresas de la lista Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus procesos empresariales básicos, lo que permite una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor rendimiento.
