In den letzten fünf Jahren hat die Zahl der neuen Gesetze zur Einhaltung der Vorschriften zugenommen. Diese Gesetze wirken sich auf verschiedene Sektoren aus, nicht nur auf das Finanzwesen, das Bildungswesen, die Versicherungen, das Gesundheitswesen und andere. Diese Branchen speichern und arbeiten mit hochsensiblen Kundendaten, die einen sorgfältigen Umgang erfordern. Veraltete Arbeitsabläufe und manuelle Prozesse sind anfällig für menschliches Versagen, was in der heutigen Welt eine potenzielle Sicherheitslücke darstellt. Um diese gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, wenden sich immer mehr Unternehmen an die Automatisierungstechnologie, um Hilfe zu erhalten.
In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, wie Automatisierung Unternehmen wie dem Ihren hilft, die Vorschriften einzuhalten.
Wie kann Automatisierungstechnologie Ihrem Unternehmen helfen, die Vorschriften einzuhalten?
Automatisierte Lösungen wie Dokumentenmanagementsysteme (DMS), robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) und Geschäftsprozessmanagement (BPM) helfen bei der Umsetzung einer stärkeren Compliance-Strategie in Unternehmen.
DMS hilft beim einfachen Erstellen, Hochladen, Speichern und Versenden von Dokumenten.
RPA stützt sich auf künstliche Intelligenz (AI) und maschinelles Lernen (ML), um sich stark wiederholende Aufgaben zu automatisieren, die normalerweise von Menschen ausgeführt werden.
BPM ist eine Methode, die von Unternehmen zur Optimierung ihrer Kerngeschäftsprozesse, auch bekannt als Workflows, eingesetzt wird. BPM kann je nach den Bedürfnissen des Unternehmens vor Ort, als Software, über die Cloud oder als Hybridlösung eingesetzt werden.
Glücklicherweise gibt es umfassende Plattformen die über hybride Optionen verfügen, um all diese Technologien zu ersetzen oder problemlos zu integrieren. Das Ergebnis ist ein ethischeres und effizienteres Unternehmen mit reibungsloseren Geschäftsabläufen, erhöhter Datensicherheit, geringeren Verwaltungskosten und ohne Strafgebühren und rechtliche Konsequenzen.
Hier sind einige der vielen Möglichkeiten, die das richtige hybride, allumfassende Produkt kann die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen mit der Einhaltung von Vorschriften umgeht, verändern:
- Benutzeridentifizierung und -authentifizierung
- Gesicherte Informationen in einer zentralisierten Datenbank
- Eingeschränkter Benutzerzugang zur Anpassung an verschiedene Sicherheitsstufen
- Rollenzuweisung auf der Grundlage einer Stellenbeschreibung
- Echtzeit-Push-Benachrichtigungen für Aktionspunkte
- Fehlerverfolgung und einfaches Auditing mit dem Berichtssystem
Aufgrund der Flexibilität dieser großen Unternehmenslösung wird das Sicherheitsprotokoll dank der von der Automatisierungssoftware erstellten Aktivitätsberichte erheblich verbessert. Diese Berichte bieten einen Makroüberblick über die Aktivitäten, Konten und Zuständigkeiten der Benutzer und zeigen Verstöße und Fehler schnell an, sobald sie auftreten.
Risikominimierung durch Automatisierungstechnik
Die Gewährung des gleichen Zugriffs für alle Beteiligten auf die Bearbeitung von Berichten, die über Erfolg oder Misserfolg einer Prüfung entscheiden, kann außer Kontrolle geraten. Es ist nahezu unmöglich, die Sicherheit eines manuellen Prozesses durchzusetzen, und dennoch verwenden viele Unternehmen immer noch Microsoft Excel-Tabellen um Compliance-bezogene Daten zu speichern. Die Steuerbranche zum Beispiel ist verpflichtet, Steuerdokumente korrekt zu melden. Laut einem Bericht von 2018 von Tiplati und Gatepoint Research "validieren 30 % der Unternehmen Steuerformulare überhaupt nicht, während 45 % dies manuell tun."
Die Eingabe von Daten in eine Tabellenkalkulation durch mehrere Personen ist anfällig für menschliche Fehler. Und kleine Fehler können dazu führen, dass verzögerte finanzielle Unterstützung für das College oder zu einem Vorfall wie dem Capital One Sicherheitslücke aufgrund eines Mangels an standardisierten, engmaschigen Abläufen. Das Fehlen von richtigen ProzesseSicherheitsvorkehrungen und zentralen Datenspeichern kann es zu Cyberangriffen, Informationslecks und rechtlichen Schritten kommen. Und wenn Ihr Unternehmen nicht über die IT-Infrastruktur verfügt, um diese Fehler in Echtzeit zu erkennen, könnten Sie gegen internationale, bundesstaatliche und staatliche Vorschriften verstoßen.
Wie kann Ihr Unternehmen also riskante Situationen mithilfe von Technologie vermeiden? Die Antwort liegt in der Integration einer Automatisierungslösung in die IT-Strategie Ihres Unternehmens. Durch die Automatisierung des Informationsflusses zwischen den Parteien werden die Daten sicher und schnell übertragen, und es wird gewährleistet, dass sie den sich ständig ändernden Richtlinien entsprechen.
Die meisten Unternehmen verwenden heute eine mehrschichtige Cloud-Strategie in ihren Technologiepaketen. Während die Vielseitigkeit und die Stärke der Cloud natürlich zu mehr Sicherheit führen, ist es immer noch Sache des Kunden, die Berechtigungen zu überprüfen, insbesondere wenn eine hybride Cloud-Lösung verwendet wird. Was auch immer in der Cloud geschieht, muss auf die lokale Komponente übertragen werden, sonst stehen Kontrolle und Sicherheit auf dem Spiel.
Die besten Praktiken zur Schaffung eines regelkonformen Unternehmens
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Einhaltung der Vorschriften auf organisatorischer Ebene zu gewährleisten. Hier sind ein paar erprobte und bewährte Tipps die Ihnen bei der Umsetzung einer starken Compliance-Strategie helfen:
- Senden Sie einen Link zur Arbeitsversion des Dokuments zur Überprüfungund nicht das Dokument selbst, um Verwirrung zu stiften, indem der Zugang zu früheren Versionen eines Dokuments eingeschränkt wird.
- Automatisieren Sie die Aufbewahrung mit automatischer Löschung oder senden Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, bevor Sie auf die Schaltfläche Löschen klicken.
- Prüfen Sie die Aufbewahrungsfristen für Dokumente. Die Aufbewahrung von Dokumenten über die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist hinaus birgt das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften und von Verstößen gegen den Datenschutz.
- Verlagern Sie Ihre Dokumente mit der richtigen Plattform in die Cloud . Ein vertrauenswürdiger Cloud-Anbieter auf Unternehmensebene ist Amazon Web Services, der eine breite Palette internationaler und branchenspezifischer Compliance-Standards erfüllt. Die Cloud bietet auch integrierte Sicherheit.
Compliance muss keine Last sein. Durch die Nutzung von Automatisierungstechnologie durch RPA, KI, DMS und BPM-Software kann Ihr Unternehmen mit voller Integrität arbeiten. Das Ergebnis ist eine stärkere, systematisierte Art der Geschäftsabwicklung.
Opfern Sie nicht Geschäftsethik, Zeit und Geld auf Kosten einer fehlenden Planung für regulatorische Änderungen. Mit unserer intelligenten BPM-Plattform, die vor Ort, in der Cloud oder als Hybridlösung verfügbar ist, verpassen Sie nie wieder einen Termin. Erfahren Sie mehr unter www.processmaker.com.
Über ProcessMaker:
ProcessMaker ist eine low-code Geschäftsprozessmanagement- und Workflow-Software. ProcessMaker erleichtert die Zusammenarbeit von Business-Analysten mit der IT-Abteilung, um komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren, die Menschen und bestehende Unternehmenssysteme miteinander verbinden. ProcessMaker hat seinen Hauptsitz in Durham, North Carolina in den Vereinigten Staaten und verfügt über ein Partnernetzwerk in 35 Ländern auf fünf Kontinenten. Hunderte von Geschäftskunden, darunter viele Fortune-100-Unternehmen, verlassen sich auf ProcessMaker, wenn es darum geht, ihre Kerngeschäftsprozesse digital zu transformieren, um schnellere Entscheidungen zu treffen, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und die Leistung zu steigern.
