Comment faciliter la conformité dans les dossiers personnels des employés ?

Nous définissons la conformité comme le fait d'être en accord avec toutes les lois pertinentes et les directives spécifiques d'une entreprise. De manière générale, la conformité peut être atteinte si les dossiers personnels des employés sont complets, sécurisés et s'ils sont correctement conservés. Avant d'aborder ces trois aspects de la conformité, il convient de prendre en considération un premier point intéressant. Si les directives d'une entreprise sont en contradiction avec une loi, la conformité est par définition impossible. Essayer d'atteindre un quelconque degré de conformité avec des règles douteuses est, par essence, inutile. Mais l'inverse est également vrai. De nombreux systèmes juridiques permettent aux employés de conserver des documents supplémentaires dans leurs dossiers personnels. De nombreuses réglementations spécifiques aux entreprises sont possibles, permettant de conserver des documents non contrôlés par la loi mais importants pour l'organisation. Ignorer ces réglementations rend également la conformité impossible.

Les leçons qu'il faut en tirer sont les suivantes :

1. Une conformité partielle ne génère pas toute la valeur possible. Jeter tout ce qui n'est pas exigé par la loi, c'est une destruction de valeur possible. Conserver ce qui n'est pas autorisé par la loi expose à des risques financiers.
2. Pour parvenir à la conformité, il faut d'abord vérifier les normes dont nous disposons. Les lois et les règlements doivent être compatibles pour faciliter la conformité.
3. La réponse à la question : "Quand mes dossiers sont-ils conformes ?" diffère d'un pays à l'autre, et d'une entreprise à l'autre. Il existe d'énormes différences entre les périodes de conservation, les normes de sécurité et ce qu'il faut conserver ou non dans les dossiers du personnel. Copier l'approche de l'entreprise voisine ne permet pas forcément de profiter pleinement de la conformité des dossiers du personnel.

L'exhaustivité des dossiers du personnel

Il y a très peu à dire sur l'exhaustivité dans un contexte spécifique. En général, il existe trois règles d'or sur ce qui doit figurer dans un dossier personnel. C'est-à-dire : Je n'ai pas connaissance d'une situation où celles-ci n'ont pas été appliquées, mais cela ne signifie pas que cela suffit toujours pour atteindre l'exhaustivité.

• Un contrat signé par l'employé (ou un gouverneur lorsque l'employé est incapable, comme les mineurs et les employés souffrant de graves troubles mentaux) et le (représentant de) l'employeur.
• Une pièce d'identité valide
• Le cas échéant, un permis de travail et de séjour

Le fait de nommer ces trois-là entraîne déjà de nombreuses différences entre les pays. Par exemple, à quel moment le salarié est-il incapable ? Quel handicap rend quelqu'un incapable et jusqu'à quel âge une personne est incapable. Quel type de pièce d'identité est autorisé ? Un passeport et une carte d'identité ? Ou aussi un permis de conduire ? Les permis de travail et de séjour sont parfois applicables. Dans l'Union européenne, cependant, tous les ressortissants des pays de l'UE peuvent travailler dans le pays de leur choix à l'intérieur de cette zone.

Il est évident qu'il est pratiquement impossible de dresser une liste exclusive valable pour tous les pays, et encore moins pour toutes les entreprises. Mais ces documents constituent, en général, la base d'un dossier personnel. La recherche est essentielle pour établir une norme sur ce qui fait qu'un dossier est complet. Une première étape importante consiste à contacter un avocat spécialisé dans le droit du travail et à évaluer au sein de l'entreprise les documents qu'il convient de conserver. En raison de l'évolution des lois et des exigences de l'entreprise, il est tout à fait possible que ce qui est conforme aujourd'hui soit incomplet demain. Le contrôle des normes que nous établissons doit rester un processus continu.

Sécurité des dossiers du personnel

La sécurité est un aspect souvent négligé d'une bonne gestion des dossiers RH. C'est en partie la faute des lois qui entourent ce sujet, qui restent en termes généraux. Par exemple : "Il incombe à l'entreprise de conserver les informations personnelles de manière appropriée et en toute sécurité, et elles ne seront pas transmises à une tierce partie sans que celle-ci ait un motif raisonnable d'accéder aux dossiers ou sans le consentement de l'employé". Cette longue phrase, ou une variation de celle-ci, se trouve généralement dans les contrats et laisse déjà beaucoup de place à l'interprétation. Qu'est-ce qu'une information personnelle exactement ? La définition peut varier d'une entreprise à l'autre. Par exemple, le salaire est-il une information personnelle ? Dans les entreprises transparentes, on sait qui gagne combien d'argent, est-ce que cela rend l'information personnelle ? Qu'est-ce qui est exactement stocké et sécurisé de manière appropriée ? Et qu'est-ce qu'un motif raisonnable d'accès aux dossiers ?

La ligne directrice telle que décrite ci-dessus laisse tellement de place à l'interprétation et à la négociation qu'il n'est pas surprenant que des concessions soient facilement faites sur ce sujet. D'un point de vue moral, c'est pourtant le plus important. La sécurité est un élément de plus en plus important de la vie quotidienne, et cette évolution se poursuit dans la gestion des documents RH.

Lorsqu'on y réfléchit de manière intensive, la sécurité est un vaste sujet qui peut être, bien que de manière générale, divisé en trois sujets distincts : l'autorisation, la sécurité et l'accessibilité.

Autorisation

L'autorisation, qui est peut-être la plus évidente, joue le plus grand rôle dans la perception de la sécurité. Mais cette partie spécifique peut être sous-estimée. Lorsque nous parlons d'autorisation, il s'agit de savoir qui peut accéder aux fichiers et comment il est garanti que ceux qui ne le peuvent pas n'y accéderont pas.

L'autorisation commence par la manière de déterminer qui peut accéder aux dossiers. Quels rôles au sein d'une entreprise peuvent voir les dossiers du personnel, sont-ils autorisés à voir l'ensemble du dossier et à ajouter ou supprimer des documents ? Ces questions de base sont fondamentales pour la sécurité, car elles déterminent quand une entreprise viole la promesse de stocker les documents de manière appropriée et sécurisée. En règle générale, et pas seulement dans ce domaine, moins il y en a, mieux c'est. Moins il y a de personnes qui ont accès aux fichiers, plus vous pouvez offrir de sécurité. Pour y parvenir, il faut faire la distinction entre ceux qui veulent avoir accès aux dossiers et ceux qui doivent y avoir accès. De nombreux employés prétendent être ces derniers, mais sont en réalité les premiers.

Sécurité

La sécurité est en soi un sujet difficile. Un stockage sécurisé protège des intrus, veille à ce que la qualité des fichiers se dégrade le moins possible avec le temps et, enfin, protège contre les conséquences d'une catastrophe naturelle ou d'origine humaine. La réponse à la question de savoir si un stockage est suffisamment sûr n'est pas seulement subjective, elle dépend aussi de nombreux facteurs, comme l'occurrence des catastrophes et le type de stockage des dossiers personnels utilisé.

L'administration du papier peut être enfermée derrière une porte, avec un nombre déterminé de clés, et constitue une approche stable, bien que quelque peu démodée, de la sécurité. En même temps, les dossiers papier sont plus facilement sujets à la dégénérescence avec le temps et des circonstances comme l'humidité. Les administrations numériques, par exemple dans le nuage, engendrent des défis totalement nouveaux, tout en en résolvant d'autres. Les solutions de type "cloud" protègent contre des événements plus graves, comme les catastrophes, mais rendent plus difficile la protection contre les intrus.

Accessibilité

On ne pense pas immédiatement à l'accessibilité quand on parle de sécurité. On peut même se demander si c'est le bon endroit pour en parler. Pourtant, il existe un lien étroit entre les deux, qui est souvent négligé. L'accessibilité pourrait être le contrepoids de la sécurité, qui doit être équilibrée avec la sécurité et les autorisations. Il n'est pas difficile de penser à des solutions qui sont sûres et dont les autorisations sont bien organisées, mais qui restent totalement inaccessibles. Ou des solutions très accessibles, mais peu sûres et compliquées à organiser en matière d'autorisation.

Dans les grandes entreprises en particulier, l'accessibilité est une caractéristique importante qui peut favoriser ou entraver les bonnes procédures de travail. Les exemples de personnes ayant besoin d'accéder aux dossiers du personnel sont nombreux et comprennent, sans s'y limiter, les responsables, le personnel des ressources humaines, souvent le service des salaires et l'employé concerné par le dossier. Ce dernier est facilement oublié, mais dans la plupart des pays, l'employé concerné par le dossier est autorisé à avoir un accès complet à son propre dossier personnel, sans réserve. Pour toutes ces personnes, et souvent plus, il est nécessaire de disposer de moyens appropriés pour accéder à ces dossiers.

La difficulté en matière de sécurité est que l'on a souvent l'impression qu'il faut faire un compromis entre la facilité d'utilisation et la protection. Comment déterminer ce qui est raisonnable, une protection suffisante et une facilité d'utilisation adéquate ? Malheureusement, il est impossible de fournir une réponse concrète qui couvrirait tous les cas possibles. Soyez raisonnable, mais strict. Maintenez des normes élevées, mais pas impossibles. Il n'existe pas de système 100 % sûr ou 100 % accessible.

Conservation des dossiers du personnel

La troisième et dernière partie de la conformité est la conservation des dossiers du personnel. Alors que l'exhaustivité est le point de mire le plus fréquent et la sécurité le plus facile à négliger, la gestion de la conservation est peut-être la plus difficile à organiser correctement. De loin, il s'agit d'un processus simple, qui consiste à jeter des documents. Mais il y a beaucoup de "mais", de "si" et de "et" qui rendent la conformité beaucoup plus difficile à atteindre.

Le premier problème est, sans surprise, de savoir ce qui peut être stocké et pendant combien de temps. Contrairement à d'autres aspects de la conformité, il existe dans presque tous les cas une norme établie par la loi. Pour la plupart des types de documents, il a été déterminé combien de temps ils peuvent être conservés. Même pour les types de documents qui ne sont pas spécifiquement mentionnés, des indications sont données quant à la durée de conservation d'un document.

Le deuxième problème, le plus important, est l'exécution du processus de fidélisation. Il peut être surprenant d'apprendre que les petites entreprises rencontrent exactement les mêmes problèmes que les grandes. Pour quelques documents, il n'est pas trop difficile de se rappeler quand ils doivent être jetés, mais le nombre de documents augmente à une vitesse alarmante avec chaque nouvel employé. Chaque employé a, en moyenne, au moins dix pages dans son dossier et plus de dix employés devient déjà presque impossible à gérer, surtout si l'on considère que les délais de conservation varient énormément, de deux semaines à plus de vingt ans. Pourtant, on n'a encore jamais vu une entreprise où l'administration du papier a un processus de conservation bien organisé. Le problème mentionné ci-dessus fait qu'il est presque impossible de suivre ce processus sans y investir un grand nombre d'ETP. Les solutions numériques ont plus de chances de réussir. Une procédure largement automatisée, supprimant le facteur humain.

Le troisième et dernier problème est la destruction des documents. Lorsqu'un document est trouvé et qu'il est déterminé qu'il doit être détruit, la destruction elle-même reste cruciale pour réussir la mise en conformité. Là encore, il faut faire la distinction entre les administrations numériques et les administrations papier.

Une administration numérique est relativement facile pour la destruction des documents. La suppression complète d'un fichier se fait en continu. Certes, ce n'est pas comme s'il suffisait d'appuyer sur le bouton "supprimer" pour que le fichier disparaisse, mais le principe est le même. L'administration du papier offre une situation plus difficile, car la destruction peut également être traitée comme un terme subjectif. Un document déchiré peut déjà être considéré comme détruit, mais toujours lisible. En règle générale, la destruction de documents doit garantir que les documents restent confidentiels jusqu'à leur destruction, qu'elle aboutisse à des documents totalement illisibles, qu'elle ne permette en aucun cas que les informations soient copiées au préalable et qu'elle soit exécutée dans les délais impartis. Il existe des entreprises spécialisées dans ce domaine qui répondent à toutes ces normes.

Il est compréhensible qu'avec tant de règles, de règlements et d'erreurs courantes, il soit difficile d'atteindre la conformité. Mais, comme nous l'avons dit plus haut, la valeur totale est générée par une conformité totale.