Voici comment faciliter le processus de remboursement des frais de scolarité pour les enfants de la maternelle à la 12e année

Chaque système scolaire doit définir quels sont les frais de voyage des employés qui sont remboursés et comment les employés sont remboursés pour leurs dépenses, y compris le kilométrage. Dans de nombreux cas, les déplacements pour des programmes de formation et des conférences sont des dépenses remboursables, à condition que l'employé consigne le kilométrage et les dépenses avec précision.
En rationalisant le processus de remboursement des frais kilométriques, un système scolaire peut réduire les erreurs dans le processus de remboursement et diminuer les coûts liés au traitement des demandes de remboursement des frais kilométriques. La remise de formulaires papier aux autorités d'approbation est une perte de temps, et les formulaires papier, contrairement aux formulaires électroniques, peuvent être perdus ou endommagés, ce qui entraîne des dépenses encore plus importantes. Voici quelques moyens de rendre le processus de remboursement des frais de kilométrage de votre système de la maternelle à la 12e année plus simple et plus efficace.

Offrir des options pratiques de suivi du kilométrage
Noter le début et la fin du kilométrage n'est plus la seule façon de suivre le kilométrage. Certains systèmes scolaires désignent des montants de kilométrage entre les villes, et d'autres peuvent exiger que le kilométrage réel soit suivi. Heureusement, les applications iPhone et Android sont disponibles gratuitement pour suivre le kilométrage, ce qui évite à votre personnel de devoir le noter. Une autre façon de suivre le kilométrage est d'utiliser Google Maps et de recréer l'itinéraire. Les districts scolaires peuvent stipuler que si l'administration calcule le kilométrage d'un employé à l'aide de Google Maps, l'itinéraire le plus court est choisi par défaut. Plus le suivi du kilométrage est pratique, plus le processus de remboursement du kilométrage est efficace.

Une matrice de kilométrage aide ceux qui se déplacent régulièrement entre les écoles
Si votre district compte des enseignants qui se déplacent régulièrement d'une école à l'autre, l'utilisation de Google Maps pour créer une matrice de kilométrage entre les écoles peut faciliter le suivi du kilométrage pour le remboursement. Dans de nombreux systèmes scolaires, les spécialistes comme les orthophonistes et les enseignants de matières spécialisées comme l'art, l'orchestre et la chorale sont répartis entre plusieurs écoles. La création d'une matrice de kilométrage qui peut être imprimée (ou affichée sur une tablette) permet de documenter rapidement et précisément les remboursements de kilométrage.

N'embourbez pas le processus avec des formulaires papier
Il y a tant de choses qui peuvent mal tourner avec les formulaires de remboursement de kilométrage sur papier. Si les blancs sont trop petits, les informations peuvent être illisibles. Le papier risque d'être déchiré, taché de café, et de se perdre, ce qui entraîne beaucoup de doubles emplois et de gaspillage

temps d. Les formulaires papier avaient peut-être un sens lorsque les documents relatifs au kilométrage devaient être remplis à la main, mais maintenant qu'ils peuvent être calculés avec précision par des applications, il est logique que le reste du processus de remboursement du kilométrage soit tout aussi efficace et automatisé dans la mesure du possible. Le papier est lent, sujet à des erreurs, et entraîne des frais d'impression, de classement et de stockage. Plus vous utilisez le papier pour les processus électroniques, plus votre district scolaire peut économiser de l'argent.

Alerter les autorités compétentes lorsque leur intervention est requise
Un autre avantage de la procédure de remboursement des frais kilométriques par voie électronique est qu'elle peut être conçue de bout en bout pour informer toute personne dont la contribution est nécessaire. Si l'approbation d'un administrateur ou d'un superviseur est nécessaire pour que la comptabilité fournisseurs puisse transférer les fonds de remboursement de kilométrage, un courriel peut être envoyé automatiquement. De plus, le fait de permettre l'approbation ou le refus par le même courriel permet de gagner du temps et permet aux autorités d'approbation de prendre leur décision sur une tablette ou un téléphone s'ils se trouvent en dehors du bureau. Plus besoin d'attendre que la bonne personne se trouve dans la bonne pièce pour signer un formulaire papier dans l'espace approprié.

Les processus électroniques permettent d'optimiser les dépenses des districts scolaires
En fin de compte, la rationalisation du processus de remboursement des frais de kilométrage permet à chacun de gagner un temps considérable et vous évite de consacrer de précieuses ressources du système scolaire à des processus inefficaces et dépassés, ainsi qu'à des frais d'impression, de classement et de stockage supplémentaires. La création d'un processus de remboursement des frais kilométriques peut être effectuée à l'aide d'un logiciel de gestion des flux de travail, et si vous choisissez le bon logiciel de gestion des flux de travail, cela peut se faire sans programmation.
ProcessMaker est un logiciel à code source ouvert logiciel de flux de travail qui est parfait pour des emplois comme la création de flux de travail automatisés pour le remboursement des kilomètres. Vous pouvez commencer avec l'un des nombreux modèles prédéfinis inclus dans ProcessMaker, ou créer votre flux de travail à partir de zéro. Dans les deux cas, vous obtenez un processus personnalisé qui convient à votre système scolaire et vous n'avez pas besoin d'engager un programmeur. Mieux encore, vous pouvez essayer gratuitement l'édition ProcessMaker Enterpriseou télécharger et commencer à utiliser gratuitement l'édition communautaire de ProcessMaker. Ne gaspillez pas les précieuses ressources du système scolaire dans des processus papier qui sont lents, inefficaces et sujets aux erreurs.