Aquí está cómo hacer que el proceso de reembolso de millas sea más rápido para K-12
Cada sistema escolar debería definir qué gastos de viaje de los empleados son reembolsados, y cómo se les reembolsan los gastos, incluyendo el kilometraje. En muchos casos, los viajes a programas de formación y conferencias son un gasto reembolsable, siempre y cuando el empleado registre el kilometraje y los gastos con precisión.
Al agilizar el proceso de reembolso de kilometraje, un sistema escolar puede reducir los errores en el proceso de reembolso y recortar los costes que conlleva el procesamiento de las solicitudes de reembolso de kilometraje. La entrega en mano de formularios en papel a las autoridades de aprobación hace perder tiempo, y los formularios en papel, a diferencia de los electrónicos, pueden perderse o dañarse, lo que resulta en un gasto aún mayor. Aquí hay algunas formas de hacer el proceso de reembolso de millas para su sistema K-12 elegante y eficiente.
Ofrecer opciones convenientes de seguimiento de kilometraje
Anotar el kilometraje inicial y final ya no es la única forma de rastrear el kilometraje. Algunos sistemas escolares designan cantidades de kilometraje entre ciudades, y otros pueden requerir que se rastree el kilometraje real. Afortunadamente, las aplicaciones de iPhone y Android están disponibles gratuitamente para rastrear el kilometraje para que su personal no tenga que escribirlo. Otra forma de rastrear el kilometraje es usando Google Maps y recreando la ruta. Los distritos escolares pueden estipular que si la administración calcula el kilometraje de un empleado usando Google Maps, la ruta más corta es elegida por defecto. Cuanto más conveniente sea el seguimiento del kilometraje, más eficiente es el proceso de reembolso de kilometraje.
Una matriz de kilometraje ayuda a los que viajan regularmente entre las escuelas
Si su distrito tiene profesores que viajan regularmente de una escuela a otra, el uso de Google Maps para crear una matriz de kilometraje entre las escuelas puede facilitar el seguimiento del kilometraje para el reembolso. En muchos sistemas escolares, los especialistas como los logopedas y los maestros de materias especializadas como arte, banda y coro se comparten entre varias escuelas. La creación de una matriz de kilometraje que se puede imprimir (o mostrar en una tableta) permite una documentación rápida y precisa a efectos de reembolso de kilometraje.
No atascar el proceso con formularios de papel
Muchas cosas pueden salir mal con los formularios de reembolso de kilometraje en papel. Si los espacios en blanco son demasiado pequeños, la información puede ser ilegible. El papel está sujeto a ser arrancado, manchado de café y a perderse por completo, lo que resulta en una gran cantidad de esfuerzo duplicado y desperdicio
d tiempo. Los formularios en papel pueden haber tenido sentido cuando la documentación del kilometraje tenía que hacerse a mano, pero ahora que se puede calcular con precisión mediante aplicaciones, sólo tiene sentido que el resto del proceso de reembolso del kilometraje sea igual de eficiente y esté automatizado siempre que sea posible. El papel es lento, está sujeto a errores y da lugar a gastos de impresión, archivo y almacenamiento. Cuanto más procesos en papel se puedan hacer electrónicos, más dinero puede ahorrar su distrito escolar.
Alertar a las autoridades aprobatorias cuando se requiera su aporte
Otra gran cosa de hacer el proceso de reembolso de millas electrónico es que puede ser diseñado de principio a fin para notificar a cualquier persona cuya entrada sea necesaria. Si se necesita la aprobación de un administrador o supervisor para que Cuentas por Pagar transfiera los fondos de reembolso de millas, se puede enviar un correo electrónico automáticamente. Es más, permitir la aprobación o la denegación a través del mismo correo electrónico ahorra tiempo y permite a las autoridades de aprobación tomar su decisión en una tableta o por teléfono si se encuentran fuera de la oficina. Ya no hay que esperar a que la persona adecuada esté en la sala correcta para firmar un formulario de papel en el espacio apropiado.
Los procesos electrónicos permiten optimizar los gastos de los distritos escolares
En última instancia, la racionalización del proceso de reembolso de millas ahorra un tiempo significativo a todos, y ayuda a asegurar que no se gasten preciosos recursos del sistema escolar en procesos ineficientes y anticuados, y en costos adicionales de impresión, archivo y almacenamiento. La creación de un proceso de reembolso de millas se puede hacer con un software de flujo de trabajo, y si se elige el software de flujo de trabajo adecuado se puede hacer sin necesidad de programación.
ProcessMaker es de código abierto software de flujo de trabajo que es perfecto para trabajos como la creación de flujos de trabajo de reembolso de kilometraje automatizados. Puedes empezar con una de las muchas plantillas pre-construidas incluidas en ProcessMaker, o crear tu flujo de trabajo desde cero. De cualquier manera, usted obtiene un proceso personalizado que es adecuado para su sistema escolar, y no tiene que contratar a un programador. Lo mejor de todo es que puedes pruebe gratis el ProcessMaker Enterprise Edition...o... descargue y empiece a utilizar la Edición Comunitaria de ProcessMaker de forma gratuita. No desperdicie valiosos recursos del sistema escolar en procesos en papel que son lentos, ineficientes y propensos a errores.
