Jedes Schulsystem sollte festlegen, welche Reisekosten der Mitarbeiter erstattet werden und wie die Mitarbeiter bei der Erstattung von Ausgaben, einschließlich Kilometergeld, vorgehen. In vielen Fällen sind Reisen zu Fortbildungsprogrammen und Konferenzen erstattungsfähige Ausgaben, solange der Mitarbeiter die Kilometer und Ausgaben genau aufzeichnet.
Durch die Rationalisierung des Verfahrens für die Erstattung von Fahrtkosten kann ein Schulsystem Fehler im Erstattungsprozess reduzieren und die mit der Bearbeitung von Anträgen auf Erstattung von Fahrtkosten verbundenen Kosten senken. Die manuelle Übergabe von Papierformularen an die Genehmigungsbehörden ist zeitaufwändig, und Papierformulare können im Gegensatz zu elektronischen Formularen verloren gehen oder beschädigt werden, was zu noch höheren Kosten führt. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie den Prozess der Kilometerrückerstattung für Ihr K-12-System schlank und effizient gestalten können.
Bieten Sie bequeme Optionen zur Verfolgung des Kilometerstandes
Das Aufschreiben des Anfangs- und Endkilometerstandes ist nicht mehr die einzige Möglichkeit, den Kilometerstand zu erfassen. Einige Schulsysteme legen Kilometerbeträge zwischen Städten fest, andere verlangen, dass der tatsächliche Kilometerstand aufgezeichnet wird. Glücklicherweise sind iPhone- und Android-Apps zur Erfassung von Kilometern frei erhältlich, so dass Ihr Personal diese nicht aufschreiben muss. Eine andere Möglichkeit, den Kilometerstand zu erfassen, ist die Verwendung von Google Maps und die Nachbildung der Route. Schulbezirke können festlegen, dass die Verwaltung bei der Berechnung des Kilometerstandes eines Mitarbeiters mit Google Maps standardmäßig die kürzeste Route wählt. Je komfortabler Sie die Erfassung der Kilometerstände gestalten, desto effizienter ist der Prozess der Kilometerrückerstattung.
Eine Kilometermatrix hilft denjenigen, die regelmäßig zwischen Schulen pendeln
Wenn es in Ihrem Bezirk Lehrer gibt, die regelmäßig von einer Schule zur nächsten fahren, können Sie mithilfe von Google Maps eine Matrix der Kilometerangaben zwischen den Schulen erstellen, um die Nachverfolgung der Kilometer für die Erstattung zu erleichtern. In vielen Schulsystemen werden Spezialisten wie Logopäden und Lehrer für spezielle Fächer wie Kunst, Band und Chor auf mehrere Schulen verteilt. Die Erstellung einer Kilometermatrix, die ausgedruckt (oder auf einem Tablet angezeigt) werden kann, ermöglicht eine schnelle und genaue Dokumentation für die Erstattung von Kilometern.
Verzögern Sie den Prozess nicht durch Papierformulare
Bei der Verwendung von Papierformularen für die Rückerstattung von Kilometern können viele Dinge schief gehen. Wenn die Formulare zu klein sind, können die Informationen unleserlich sein. Papier kann zerrissen werden, Kaffeeflecken bekommen oder ganz verloren gehen, was zu doppeltem Aufwand und Verschwendung führt.

d Zeit. Papierformulare mögen sinnvoll gewesen sein, als die Dokumentation von Kilometern noch von Hand erfolgen musste, aber jetzt, da sie von Apps genau berechnet werden können, ist es nur sinnvoll, dass der Rest des Prozesses zur Erstattung von Kilometern ebenso effizient und so weit wie möglich automatisiert ist. Papier ist langsam, fehleranfällig und verursacht Kosten für Druck, Ablage und Lagerung. Je mehr Papierprozesse Sie elektronisch abwickeln können, desto mehr Geld kann Ihr Schulbezirk einsparen.
Benachrichtigung der Genehmigungsbehörden, wenn ihr Beitrag erforderlich ist
Ein weiterer Vorteil der elektronischen Abwicklung der Kilometerrückerstattung besteht darin, dass sie von Anfang bis Ende so gestaltet werden kann, dass alle Personen benachrichtigt werden, deren Mitwirkung erforderlich ist. Wenn die Genehmigung eines Administrators oder Vorgesetzten erforderlich ist, damit die Kreditorenbuchhaltung die Mittel für die Kilometerrückerstattung überweisen kann, kann automatisch eine E-Mail gesendet werden. Darüber hinaus spart die Genehmigung oder Ablehnung über dieselbe E-Mail Zeit und ermöglicht es den Genehmigungsbehörden, ihre Entscheidung auf einem Tablet oder Telefon zu treffen, wenn sie gerade nicht im Büro sind. Sie müssen nicht mehr warten, bis die richtige Person im richtigen Raum ist, um ein Papierformular an der richtigen Stelle zu unterschreiben.
Elektronische Prozesse ermöglichen die Optimierung der Ausgaben des Schulbezirks
Letztendlich spart die Rationalisierung des Prozesses zur Erstattung der Kilometergelder allen Beteiligten viel Zeit und trägt dazu bei, dass Sie keine wertvollen Ressourcen des Schulsystems für ineffiziente, veraltete Prozesse und zusätzliche Druck-, Ablage- und Lagerkosten aufwenden müssen. Die Erstellung eines Prozesses für die Rückerstattung des Kilometergeldes kann mit einer Workflow-Software erfolgen, und wenn Sie die richtige Workflow-Software wählen, kann dies ohne Programmieraufwand geschehen.
ProcessMaker ist eine Open-Source-Workflow-Software, die sich perfekt für Aufgaben wie die Erstellung automatisierter Workflows für die Kilometerrückerstattung eignet. Sie können mit einer der vielen vorgefertigten Vorlagen beginnen, die in ProcessMaker enthalten sind, oder Ihren Workflow von Grund auf neu erstellen. In jedem Fall erhalten Sie einen maßgeschneiderten Prozess, der für Ihr Schulsystem geeignet ist, und Sie müssen keinen Programmierer einstellen. Und das Beste daran: Sie können die ProcessMaker Enterprise Edition kostenlos testen oder die ProcessMaker Community Edition kostenlos herunterladen und nutzen. Verschwenden Sie keine wertvollen Ressourcen Ihres Schulsystems für papierbasierte Prozesse, die langsam, ineffizient und fehleranfällig sind.