La gestion des processus d'affaires en 2023

La gestion des processus d'entreprise (BPM) est l'un des composants les plus critiques de toute stratégie d'entreprise. Selon le cabinet Gartnerle BPM peut améliorer de 70 % la réussite des projets. Elle vous aide à obtenir un avantage concurrentiel en prenant les bonnes décisions au bon moment, en réduisant les coûts et en augmentant les revenus. En outre, le BPM est une approche stratégique qui englobe tous les aspects des processus de votre organisation, de la planification et la conception à l'exécution et la mise en œuvre. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur ce sujet essentiel.

Définition du BPM

Le BPM est une stratégie qui aide les organisations à améliorer leurs processus métier. La BPM est utilisée pour améliorer l'efficacité et l'efficience, réduire les coûts, gérer les risques et minimiser le gaspillage en améliorant systématiquement les processus métier. Elle implique l'analyse, la conception, la mise en œuvre et la gestion des processus métier dans l'ensemble de l'organisation. BPM peut également être appelé ingénierie des processus métier (BPE).

BPE vise à aligner votre personnel sur les objectifs de l'organisation grâce à des rôles bien définis au sein d'un système informatique qui soutient les activités d'amélioration continue telles que le développement de nouveaux produits ou la prestation de services aux clients.

Les différents types de BPM

Le BPM est un terme général désignant l'automatisation des processus métier. Avec l'essor de l'IA et de l'apprentissage automatique, le BPM gagne en popularité car il permet aux entreprises de mieux exploiter leurs données existantes, d'identifier les éventuels problèmes avant qu'ils ne surviennent et de prendre des décisions plus éclairées. 

Le BPM comprend trois catégories principales : 

  • Intégration
  • Humain
  • Documenter les processus

La gestion des processus d'affaires intégrés s'intéresse à la combinaison structurée des processus d'une entreprise, tandis que la gestion des processus d'affaires humains et documentaires s'intéresse aux aspects pratiques des processus d'affaires. 

Le BPM d'intégration transforme également les données d'un système à un autre à l'aide d'un centre de traitement qui sert de médiateur entre plusieurs applications. En revanche, le BPM humain utilise un logiciel de flux de travail pour aider les employés à effectuer des tâches plus efficacement, et le BPM documentaire aide les utilisateurs à donner un sens aux études de marché avant de prendre des décisions d'investissement.

BPM vs. BPA

Le BPM et le BPA ne sont pas identiques. Le BPM est une méthodologie de gestion des processus, tandis que le BPA est un outil d'automatisation qui peut être utilisé pour gérer les processus métier. La principale différence est que le BPM se concentre sur l'amélioration d'un processus existant, tandis que le BPA automatise les processus manuels existants et les rend plus efficaces.

Les outils de BPM comprennent des éléments tels que les systèmes de gestion des flux de travail ou les logiciels de gestion des tâches, qui vous aident à organiser le flux de travail de votre entreprise pour le rendre plus efficace et plus rationnel. 

Par exemple : Si plusieurs personnes travaillent simultanément sur un même projet (par exemple, deux concepteurs travaillant ensemble), l'utilisation d'un outil tel que Trello permettra aux deux concepteurs de voir ce sur quoi l'autre a travaillé jusqu'à présent sans avoir de problèmes de communication ; cela permet d'éviter tout retard inutile dans la réalisation du projet, car chacun sait exactement ce qui doit être fait ensuite.

BPM et gestion de projet

La gestion des processus d'entreprise (BPM) est une approche stratégique de la gestion des processus qui vise une valeur à long terme. La gestion de projet, quant à elle, est de nature plus tactique et à court terme.

Le BPM implique une vision globale des flux de travail d'une organisation de bout en bout - et souvent à travers plusieurs départements ou divisions - tandis que la gestion de projet se concentre sur les tâches individuelles dans un domaine particulier au sein d'un flux de travail plus large d'une organisation. 

Par exemple : Si vous travaillez à l'amélioration du service client dans votre entreprise, votre stratégie BPM prendra en compte tous les aspects de l'interaction entre les clients et votre entreprise - du premier contact à la livraison ou au service après-vente - tandis que votre projet sera spécifiquement axé sur l'amélioration des performances des agents du centre d'appels lors des interactions avec les clients.

Méthodologie BPMN

Business Process Modeling Notation (BPMN) est une norme de modélisation des processus métier. Elle définit la syntaxe pour créer des modèles de processus, représentant la manière dont le travail d'une organisation est effectué.

BPMN utilise des nœuds et des lignes de connexion pour représenter les activités, les décisions et les sous-processus. Les nœuds peuvent également être utilisés pour décrire des groupes de tâches ou d'événements connexes. Chaque nœud représente une activité ou un événement qui a été réalisé par une personne de votre organisation, par exemple : "approuver un rapport de dépenses", "appeler un client" ou "créer une facture". 

Les lignes de connexion relient différentes activités en une séquence d'étapes qui doivent être exécutées pour que le processus global soit mené à bien - pour illustrer : "vérifier les informations du formulaire" est directement lié à "examiner le formulaire de demande" car il doit toujours y avoir une étape de vérification avant d'examiner autre chose.

Pourquoi le BPM ?

La gestion des processus d'affaires (BPM) est une façon de structurer vos activités commerciales afin d'atteindre vos objectifs, d'améliorer vos performances et d'accroître la valeur de votre organisation.

Le BPM permet de réduire les coûts en diminuant le travail manuel, en automatisant les tâches répétitives et en réduisant les erreurs. 

Il permet également de minimiser les risques en fournissant un cadre pour tester les nouveaux processus avant leur mise en œuvre. Le BPM peut contribuer à accroître la satisfaction des clients en facilitant leurs transactions avec vous ou en rendant leur expérience plus agréable lorsqu'ils effectuent une transaction avec vous.

Il est important de noter que le BPM ne concerne pas seulement les ordinateurs, mais aussi les personnes. 

Le BPM exige une compréhension de ce que les différentes parties prenantes attendent de leurs interactions avec une organisation, afin que ces parties prenantes puissent obtenir ce dont elles ont besoin sans qu'aucune barrière ne s'interpose entre elles et la réussite (ou l'échec) de la tâche qu'elles essaient d'accomplir à un moment donné dans le contexte de toute situation pouvant survenir au cours de ces interactions.

Comment le BPM contribue-t-il à la transformation numérique ? 

La gestion des processus métier (BPM) est une composante essentielle de la transformation numérique. Elle vous aide à :

  • Créez des processus reproductibles et standardisés qui peuvent être appliqués à plusieurs applications et plates-formes. Par exemple, supposons que vous ayez un processus de service client qui fonctionne bien dans une application ou une plate-forme. Par conséquent, il fonctionne également bien sur d'autres applications et plates-formes, y compris celles qui sont nouvelles ou en cours de développement. Cela signifie que les équipes informatiques n'ont pas besoin de réinventer la roue lorsqu'elles veulent créer de nouveaux services ou produits ; elles peuvent utiliser les processus existants comme base pour en créer de nouveaux.
  • Assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans la prestation de services suivent les mêmes étapes chaque fois qu'elles interagissent avec des clients ou des partenaires (ce qui est particulièrement important à des fins de conformité).

La première étape de toute transformation numérique consiste à comprendre l'état actuel de votre entreprise et à identifier les processus critiques et la manière dont ils pourraient être améliorés. Pour ce faire, vous pouvez examiner les systèmes existants tels que l'ERP ou le CRM, mais il est également essentiel de se rendre sur le terrain et de parler directement avec les clients et les employés qui interagissent avec ces systèmes au quotidien.

Un autre avantage du BPM est qu'il offre une approche évolutive de la transformation numérique. 

Vous pouvez commencer par un petit projet, puis le faire évoluer s'il fonctionne bien. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de créer une nouvelle infrastructure technologique ou une intégration de systèmes pour que vos processus d'entreprise soient compatibles les uns avec les autres - vous pouvez utiliser le même processus sur plusieurs applications et plates-formes.

Cycle de vie du BPM

Le cycle de vie du BPM comporte cinq phases : 

  • Initiation
  • Analyse
  • Design
  • Développement
  • Déploiement

Les trois premières phases visent à comprendre ce qui est nécessaire dans votre organisation pour répondre aux problèmes ou aux opportunités de l'entreprise. Au cours de ces phases, vous identifierez les possibilités d'amélioration des processus, puis vous les analyserez en fonction de leur faisabilité avant de passer à la phase suivante.

La quatrième phase consiste à créer un plan détaillé pour la mise en œuvre de la ou des solutions que vous avez choisies. Il s'agit notamment de rédiger des spécifications pour chaque processus à remanier afin que les développeurs sachent exactement ce qu'il faut faire lorsqu'ils créent de nouvelles applications logicielles ou des systèmes qui prennent en charge ces processus ultérieurement (c'est-à-dire lors du déploiement).

Enfin, vient le déploiement - c'est là que vous mettez tous vos plans en action en installant vos nouvelles technologies dans des environnements de production.

Stratégie BPM

Avant de se lancer dans le BPM, il est essentiel de définir correctement les goulets d'étranglement que vous avez. 

Lorsque vous définissez vos objectifs, veillez à être ambitieux mais réaliste quant à ce qui peut être réalisé en un à trois mois (ou, si la durée est supérieure à trois mois, divisez-la en tâches plus petites). Il est utile de disposer de moyens tangibles de mesurer le succès, afin que chacun sache quand il a atteint son objectif ou quand il doit encore l'atteindre.

Outre la fixation d'objectifs personnels de remise en forme comme les deux exemples ci-dessus, certaines entreprises utilisent également des logiciels de BPM parce qu'elles souhaitent que les employés à tous les niveaux de l'organisation travaillent ensemble à la réalisation d'objectifs communs tels que la satisfaction des clients ou les objectifs de vente.

Avantages du BPM

Le BPM peut vous aider à atteindre les objectifs suivants :

  • Augmentez vos revenus et améliorez la satisfaction de vos clients. Le BPM peut vous aider à identifier et à éliminer les inefficacités de vos processus métier, ce qui se traduit par un flux de travail plus rationnel et des clients plus satisfaits. En outre, si vous cherchez à tirer parti des technologies numériques comme l'IA et l'automatisation, le BPM peut vous aider à mettre en œuvre ces outils et à les intégrer dans les processus existants.
  • Réduire les coûts en améliorant la productivité de l'organisation grâce à une prise de décision plus intelligente basée sur l'analyse des données en temps réel (ou "intelligence en temps réel"). Les processus qui ont été automatisés grâce au BPM ont tendance à être plus rapides que les processus manuels, car ils font moins appel à l'intervention humaine - et ces économies sont directement répercutées sur les clients sous la forme de prix plus bas ou de services à plus grande valeur ajoutée (comme des recommandations personnalisées).

Meilleures pratiques BPM

Les meilleures pratiques du BPM sont un ensemble de directives et de recommandations pour la mise en œuvre du BPM. Elles définissent comment mettre en œuvre le BPM de manière cohérente et efficace, et ce par le biais d'un ensemble de normes.

Les meilleures pratiques de BPM guident ce qui suit :

  • Modélisation des processus, y compris l'utilisation de notations et de normes standard telles que Business Process Modeling Notation (BPMN), Unified Modeling Language (UML), Web Services Flow Language (WSFL), et autres.
  • L'exécution des processus, y compris les technologies d'automatisation des processus comme les moteurs de flux de travail ou les moteurs de règles.
  • Rapports de veille économique sur les paramètres de performance des processus, tels que le temps de cycle ou le coût par unité produite.

Cas d'utilisation du BPM

Vous pouvez utiliser les cas d'utilisation BPM pour améliorer la performance de vos processus métier et accroître l'efficacité de votre organisation. Les cas d'utilisation BPM sont un élément essentiel de toute stratégie BPM. Ils vous aident à obtenir un avantage concurrentiel en améliorant les marges, en réduisant les coûts et en améliorant la satisfaction des clients.

Voici quelques exemples de cas d'utilisation du BPM :

  • Automatiser les tâches manuelles qui sont actuellement effectuées par des employés (ou des sous-traitants) qui ont besoin d'une formation sur la façon d'exécuter des fonctions spécifiques avec une connaissance limitée de ce qu'il faut faire ou pourquoi il faut le faire.
  • Analyser les processus actuels, afin de savoir où il est possible d'apporter des améliorations.

Autre exemple, le BPM est un outil puissant pour aider les équipes RH à gérer les processus de transition, d'intégration et d'exclusion des employés. Avec le BPM, les responsables RH ont une visibilité sur chaque étape du processus d'embauche, du début à la fin. Cela leur permet de voir où des améliorations peuvent être apportées pour atteindre les objectifs et garder les employés heureux.

En outre, le BPM est une vaste discipline que vous pouvez utiliser pour améliorer tous les aspects de l'entreprise, et la finance ne fait pas exception. Le BPM permet aux organisations financières de réduire considérablement le temps nécessaire à l'exécution des tâches quotidiennes, telles que les rapprochements de comptes, tout en maximisant l'exactitude des rapports financiers. Des processus plus efficaces minimisent également le risque pendant le processus de rapprochement.

Le BPM peut également aider le service commercial en lui fournissant un moyen d'organiser et de simplifier le parcours du client. Cela signifie que l'équipe de vente peut se concentrer sur le service à la clientèle, l'amélioration de l'entonnoir des ventes et l'augmentation des revenus avec moins de ressources qu'auparavant.

Obtenir un avantage concurrentiel grâce au BPM

Le BPM est un élément essentiel de toute stratégie d'entreprise. Il vous aide à obtenir un avantage concurrentiel en vous permettant de réagir plus rapidement et plus efficacement que vos concurrents, qui n'ont peut-être pas encore investi dans les technologies de BPM.

Néanmoins, le BPM ne consiste pas seulement à automatiser les processus, mais aussi à améliorer les résultats de l'entreprise. 

Les outils de BPM sont conçus pour aider les organisations à gérer le changement et le processus de changement, ce qui leur permet d'améliorer l'efficacité, de réduire les coûts et d'atténuer les risques liés aux nouvelles technologies ou aux changements réglementaires qui ont un impact sur leurs activités.

Pour résumer

Nous espérons que les informations contenues dans cet article vous ont été utiles. Comme nous l'avons vu ici, il existe de nombreux aspects différents du BPM que vous pouvez mettre en œuvre pour améliorer votre organisation et la faire fonctionner plus efficacement - et nous n'avons fait qu'effleurer la surface. 

 

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