Gestión de procesos empresariales en 2023

La Gestión de Procesos de Negocio (BPM) es uno de los componentes más críticos de cualquier estrategia empresarial. Según GartnerBPM puede mejorar el éxito de los proyectos en un 70%. Le ayuda a conseguir una ventaja competitiva tomando las decisiones adecuadas en el momento oportuno, reduciendo costes y aumentando los ingresos. Además, el BPM es un enfoque estratégico que abarca todos los aspectos de los procesos de su organización, desde la planificación y el diseño hasta la ejecución y la implantación. Siga leyendo para conocer en detalle este tema crítico.

Definición de BPM

BPM es una estrategia que ayuda a las organizaciones a mejorar sus procesos de negocio. La BPM se utiliza para mejorar la eficiencia y la eficacia, reducir los costes, gestionar los riesgos y minimizar los residuos mediante la mejora sistemática de los procesos empresariales. Implica analizar, diseñar, implantar y gestionar los procesos empresariales en toda la organización. BPM también puede denominarse ingeniería de procesos de negocio (BPE).

El objetivo de BPE es alinear a su personal con los objetivos de la organización mediante funciones bien definidas dentro de un sistema informático que respalde las actividades de mejora continua, como el desarrollo de nuevos productos o la prestación de servicios al cliente.

Diferentes tipos de BPM

BPM es un término amplio para referirse a la automatización de los procesos empresariales. Con el auge de la IA y el aprendizaje automático, el BPM está ganando popularidad porque permite a las empresas aprovechar mejor sus datos existentes, identificar posibles problemas antes de que se produzcan y tomar decisiones más informadas. 

El BPM tiene tres categorías principales: 

• Integración
• Humano
• Documentar los procesos

La gestión de procesos empresariales de integración se ocupa de la combinación estructurada de los procesos de una empresa, mientras que la gestión de procesos empresariales humanos y documentales se ocupa de los aspectos prácticos de los procesos empresariales. 

El BPM de integración también transforma datos de un sistema a otro utilizando un centro de procesamiento que media entre múltiples aplicaciones. Por el contrario, el BPM humano utiliza software de flujo de trabajo para ayudar a los empleados a realizar tareas de forma más eficiente, y el BPM documental ayuda a los usuarios a dar sentido a los estudios de mercado antes de tomar decisiones de inversión.

BPM frente a BPA

BPM y BPA no son lo mismo. BPM es una metodología de gestión de procesos, mientras que BPA es una herramienta de automatización que puede utilizarse para gestionar procesos empresariales. La principal diferencia es que el BPM se centra en mejorar un proceso existente, mientras que el BPA automatiza los procesos manuales existentes y los hace más eficientes.

Entre las herramientas BPM se incluyen sistemas de gestión de flujos de trabajo o software de gestión de tareas, que ayudan a organizar el flujo de trabajo de la empresa para hacerlo más eficiente y ágil. 

Por ejemplo: Si hay varias personas trabajando en un proyecto a la vez (digamos, dos diseñadores trabajando juntos), el uso de una herramienta como Trello permitirá a ambos diseñadores ver en qué ha estado trabajando el otro hasta el momento sin tener ningún problema de comunicación; esto evita cualquier retraso innecesario en el tiempo de finalización del proyecto porque todo el mundo sabe exactamente lo que hay que hacer a continuación.

BPM vs. Gestión de proyectos

La gestión de procesos empresariales (BPM) es un enfoque estratégico de la gestión de procesos cuyo objetivo es obtener valor a largo plazo. La gestión de proyectos, en cambio, es más táctica y a corto plazo.

El BPM implica una visión holística de los flujos de trabajo de una organización de principio a fin -y a menudo a través de múltiples departamentos o divisiones-, mientras que la gestión de proyectos se centra en tareas individuales dentro de un área de atención particular dentro del flujo de trabajo más amplio de una organización. 

Por ejemplo: Si está trabajando en mejorar el servicio al cliente en su empresa, su estrategia de BPM consideraría todos los aspectos de cómo los clientes interactúan con su empresa -desde el contacto inicial hasta la entrega o los servicios de atención posterior-, mientras que su proyecto se centraría específicamente en mejorar el rendimiento de los agentes del centro de llamadas durante las interacciones con los clientes.

Metodología BPMN

Business Process Modeling Notation (BPMN) es una norma para modelar procesos empresariales. Define la sintaxis para crear modelos de procesos que representen cómo se realiza el trabajo de una organización.

BPMN utiliza nodos y líneas conectoras para representar actividades, decisiones y subprocesos. Los nodos también pueden utilizarse para describir grupos de tareas o eventos relacionados. Cada nodo representa una actividad o evento que ha sido completado por alguien en su organización-por ejemplo: "aprobar un informe de gastos", "llamar a un cliente" o "crear una factura". 

Las líneas conectoras conectan diferentes actividades en una secuencia de pasos que deben ejecutarse para que el proceso global se complete con éxito: "verificar la información del formulario" conecta directamente con "revisar el formulario de solicitud" porque siempre debe haber algún paso de verificación antes de revisar otra cosa.

¿Por qué BPM?

La gestión de procesos empresariales (BPM) es una forma de estructurar sus actividades empresariales para que pueda alcanzar sus objetivos, mejorar el rendimiento y aumentar el valor de su organización.

El BPM ayuda a reducir costes al disminuir el trabajo manual, automatizar las tareas repetitivas y reducir los errores. 

También ayuda a minimizar el riesgo proporcionando un marco para probar nuevos procesos antes de su implantación. El BPM puede ayudar a aumentar la satisfacción de los clientes facilitándoles las transacciones o haciendo que su experiencia sea más agradable cuando las realicen.

Es importante tener en cuenta que el BPM no es sólo cuestión de ordenadores, sino también de personas. 

La BPM requiere comprender lo que las distintas partes interesadas desean de sus interacciones con una organización, de modo que esas partes puedan obtener lo que necesitan sin que ninguna barrera se interponga entre ellas y la consecución del éxito (o el fracaso) en cualquier tarea que estén intentando realizar en un momento dado dentro del contexto de cualquier situación que pueda surgir durante esas interacciones.

¿Cómo ayuda el BPM a la transformación digital? 

La gestión de procesos de negocio (BPM) es un componente central de la transformación digital. Le ayuda a:

• Cree procesos repetibles y estandarizados que puedan aplicarse en varias aplicaciones y plataformas. Por ejemplo, supongamos que tiene un proceso de atención al cliente que funciona bien en una aplicación o plataforma. Como resultado, también funciona bien en otras aplicaciones y plataformas, incluidas las nuevas o las que aún se están desarrollando. Esto significa que no es necesario que los equipos de TI reinventen la rueda cuando quieran crear nuevos servicios o productos; pueden utilizar los procesos existentes como base para crear otros nuevos.
• Asegúrese de que todas las personas implicadas en la prestación de servicios siguen los mismos pasos cada vez que interactúan con clientes o socios (y esto es especialmente importante a efectos de cumplimiento).

El primer paso en cualquier transformación digital es comprender el estado actual de su empresa e identificar qué procesos son críticos y cómo podrían mejorarse. Esto se puede hacer examinando los sistemas existentes, como ERP o CRM, pero también es fundamental salir al terreno y hablar directamente con los clientes y empleados que interactúan con esos sistemas cada día.

Otra ventaja del BPM es que ofrece un enfoque escalable de la transformación digital. 

Puede empezar con un proyecto pequeño y luego ampliarlo si funciona bien. Esto significa que no tienes que crear una nueva infraestructura tecnológica ni integrar sistemas para que tus procesos empresariales sean compatibles entre sí: puedes utilizar el mismo proceso en varias aplicaciones y plataformas.

Ciclo de vida BPM

El ciclo de vida del BPM consta de cinco fases: 

• Iniciación
• Análisis
• Diseño
• Desarrollo
• Despliegue

Las tres primeras fases se centran en comprender qué se necesita en su organización para abordar los problemas u oportunidades de negocio. En estas fases, identificará posibles oportunidades de mejora de procesos y, a continuación, las analizará en función de su viabilidad antes de pasar a la siguiente fase.

La cuarta fase consiste en crear un plan detallado de implantación de las soluciones elegidas. Esto incluye redactar especificaciones para cada proceso que se rediseñe, de modo que los desarrolladores sepan exactamente qué hay que hacer cuando construyan nuevas aplicaciones de software o sistemas que soporten estos procesos más adelante (es decir, durante el despliegue).

Por último, llega la implantación: es el momento de poner en práctica todos los planes instalando las nuevas tecnologías en entornos de producción.

Estrategia BPM

Antes de empezar con el BPM, es esencial definir correctamente los cuellos de botella que tenga. 

Cuando defina sus objetivos, asegúrese de ser ambicioso pero realista sobre lo que puede conseguirse en 1-3 meses (o si son más de tres meses, divídalo en tareas más pequeñas). Es útil que haya formas tangibles de medir el éxito, para que todos los implicados sepan cuándo han alcanzado su objetivo o cuándo aún tienen que cumplirlo.

Además de establecer objetivos personales de fitness como los dos ejemplos anteriores, algunas empresas también utilizan software de BPM porque quieren que los empleados de todos los niveles de una organización trabajen juntos para alcanzar objetivos comunes como la satisfacción del cliente o los objetivos de ventas.

Ventajas del BPM

BPM puede ayudarle a alcanzar los siguientes objetivos:

• Aumente los ingresos y mejore la satisfacción del cliente. BPM puede ayudarle a identificar y eliminar ineficiencias en su proceso de negocio, lo que lleva a un flujo de trabajo más ágil y clientes más satisfechos. Además, si estás buscando aprovechar las tecnologías digitales como la IA y la automatización, BPM puede ayudarte a implementar estas herramientas e integrarlas en los procesos existentes.
• Reducir costes mejorando la productividad de la organización mediante una toma de decisiones más inteligente basada en el análisis de datos en tiempo real (o "inteligencia en tiempo real"). Los procesos automatizados mediante BPM tienden a ser más rápidos que los manuales porque dependen menos de la intervención humana, y ese ahorro se traslada directamente a los clientes en forma de precios más bajos o servicios de mayor valor añadido (como recomendaciones personalizadas).

Buenas prácticas de BPM

Las mejores prácticas de BPM son un conjunto de directrices y recomendaciones para implementar BPM. Definen cómo implantar BPM de forma coherente y eficaz, y mediante un conjunto de normas.

Las mejores prácticas de BPM guían lo siguiente:

• Modelado de procesos, incluido el uso de notación estándar y estándares como Business Process Modeling Notation (BPMN), Unified Modeling Language (UML), Web Services Flow Language (WSFL) y otros.
• Ejecución de procesos, incluidas tecnologías de automatización de procesos como motores de flujo de trabajo o motores de reglas.
• Informes de inteligencia empresarial sobre métricas de rendimiento de los procesos, como el tiempo de ciclo o el coste por unidad producida.

Casos prácticos de BPM

Puede utilizar los casos de uso de BPM para mejorar el rendimiento de sus procesos de negocio y aumentar la eficiencia de su organización. Los casos de uso de BPM son un componente crítico en cualquier estrategia de BPM. Le ayudan a lograr una ventaja competitiva mediante la mejora de los márgenes, la reducción de costes y la mejora de la satisfacción del cliente.

Algunos ejemplos de casos de uso de BPM son

• Automatizar tareas manuales que actualmente realizan empleados (o contratistas) que necesitan formación sobre cómo realizar funciones específicas con conocimientos limitados sobre lo que hay que hacer o por qué hay que hacerlo.
• Analizar los procesos actuales, para saber dónde hay margen de mejora

Como otro ejemplo, el BPM es una potente herramienta para ayudar a los equipos de RR.HH. a gestionar los procesos de transición, incorporación y salida de los empleados. Con BPM, los responsables de RR.HH. tienen visibilidad de cada paso del proceso de contratación, de principio a fin. Esto les permite ver dónde pueden introducirse mejoras para alcanzar los objetivos y mantener contentos a los empleados.

Además, el BPM es una disciplina amplia que se puede utilizar para mejorar todos los aspectos de la empresa, y las finanzas no son una excepción. El BPM permite a las organizaciones financieras reducir significativamente el tiempo que se tarda en ejecutar las tareas cotidianas, como las conciliaciones de cuentas, al tiempo que se maximiza la precisión de los informes financieros. Los procesos más eficientes también minimizan el riesgo durante el proceso de conciliación.

Además, el BPM puede ayudar al departamento de ventas proporcionando una forma de organizar y simplificar el recorrido del cliente. Esto significa que el equipo de ventas puede centrarse en el servicio al cliente, mejorar el embudo de ventas e impulsar los ingresos con menos recursos que antes.

Lograr una ventaja competitiva con BPM

El BPM es un componente esencial de cualquier estrategia empresarial. Le ayuda a lograr una ventaja competitiva al permitirle responder con mayor rapidez y eficacia que sus competidores, que quizá aún no hayan invertido en tecnologías BPM.

No obstante, el BPM no consiste únicamente en automatizar procesos, sino en mejorar los resultados empresariales. 

Las herramientas BPM están diseñadas para ayudar a las organizaciones a gestionar el cambio y el proceso de cambio, permitiéndoles mejorar la eficiencia, reducir costes y mitigar los riesgos asociados a las nuevas tecnologías o a los cambios normativos que afectan a sus operaciones.

En resumen

Esperamos que la información de este artículo le haya sido útil. Como hemos visto aquí, hay muchos aspectos diferentes de BPM que puede implementar para mejorar su organización y hacerla funcionar de manera más eficiente, y sólo hemos arañado la superficie.