Comment la création d'un portail libre-service pour les employés avec un logiciel de BPM peut maximiser le potentiel des RH

Pour toute entreprise, attirer et retenir les meilleurs talents reste un défi. Les chefs d'entreprise intelligents se concentrent sur des stratégies globales d'engagement des employés afin de garantir un taux d'attrition aussi faible que possible.
Les organisations qui réussissent savent qu'une main-d'œuvre engagée reste plus longtemps et travaille plus dur, et les professionnels des ressources humaines sont de plus en plus créatifs dans leur approche de l'engagement. Cependant, le travail transactionnel des RH, comme l'administration des prestations et la publication des politiques sur le lieu de travail, peut devenir une distraction. En automatisant un grand nombre de tâches que le personnel des ressources humaines accomplit traditionnellement à la main, les portails en libre-service pour les employés offrent une solution efficace aux entreprises de toutes tailles.

Avantages des portails libre-service pour les employés

La technologie est de plus en plus intelligente et les fonctions de base des ressources humaines sont les principales candidates à l'automatisation. En utilisant un logiciel de gestion des processus d'entreprise (BPM) pour créer une plateforme de libre-service pour les employés, les employés et le personnel des RH auront accès à un centre où ils pourront effectuer des tâches, consulter des informations fiscales et recevoir des nouvelles de l'entreprise. Les professionnels des RH peuvent se décharger de nombreuses activités transactionnelles et de saisie de données, telles que les demandes de congés, en automatisant les processus RH grâce à la plateforme BPM et en les rendant largement accessibles à tous les employés. Moins de temps passé sur rLes tâches concurrentielles et transactionnelles impliquent plus de temps pour la planification stratégique, et le personnel des RH peut concentrer ses efforts sur des tâches qui correspondent aux objectifs de l'entreprise. À mesure que les départements des RH deviennent plus productifs, l'entreprise réalise des économies importantes en termes de temps et d'argent.
Les portails en libre-service pour les employés contribuent également à améliorer le niveau d'engagement d'autres manières. Par exemple, le fait de donner aux employés le contrôle de leurs informations personnelles est responsabilisant, ce qui renforce l'engagement dans toute l'organisation. La plupart des utilisateurs du libre-service pour les employés déclarent qu'ils préfèrent utiliser un outil en ligne pour gérer les formulaires fiscaux, le dépôt direct et la sélection des prestations, car ils peuvent effectuer ces transactions à leur guise. Ils n'ont plus besoin de prendre rendez-vous ou d'attendre qu'un agent du centre d'appel saisisse les informations.

Comment créer un portail libre-service pour les employés avec le logiciel BPM

Bien entendu, les portails en libre-service pour les employés ne sont efficaces que s'ils sont fiables et précis. Cela nécessite une automatisation et des fonctionnalités de processus fournies par une plate-forme BPM. Si un logiciel de BPM est déjà utilisé pour d'autres processus d'entreprise, les employés peuvent facilement transférer leurs compétences existantes vers la création d'un portail en libre-service.
Si le logiciel BPM est nouveau pour l'organisation, le succès d'un système de libre-service pour les employés encourage Les responsables des RH doivent envisager d'utiliser les outils de BPM pour d'autres processus de l'entreprise. Dans de nombreuses situations, l'utilisation d'un logiciel de BPM dans les RH s'étend rapidement à des opérations dans d'autres parties de l'entreprise. La simplicité de la combinaison des processus d'intégration des RH en un seul endroit est attrayante pour les responsables de chaque département. Imaginez comme il serait facile de demander un ordinateur portable pour un nouvel employé.
Une solution BPM complète offre une suite complète d'outils, ce qui en fait un choix naturel pour construire un portail libre-service pour les employés. Voici quelques exemples courants de fonctionnalités supplémentaires du portail libre-service des RH

Gestion des documents

Les plates-formes BPM avancées permettent la collecte, le stockage et la récupération numériques de documents essentiels. Dans un système de libre-service pour les employés, cela peut inclure des informations fiscales, des talons de paie et des confirmations d'avantages sociaux. Tous ces éléments sont organisés par les employés et sont sécurisés par des mots de passe uniques. Les solutions basées sur le cloud offrent un moyen économique et sûr de stocker ces documents, et elles sont facilement extensibles pour des déploiements à l'échelle de l'entreprise.

Outils de reporting

Les outils BPM peuvent collecter et analyser automatiquement les données relatives aux employés, ce qui permet de prendre des décisions précises et opportunes. Les tableaux de bord offrent un aperçu précieux de votre personnel et garantissent une stratégie d'engagement basée sur les données. Les rapports sur les niveaux de service permettent aux utilisateurs d'approfondir les informations détaillées sur des cas spécifiques, même au niveau de chaque contributeur. Grâce aux outils de reporting intégrés, les RH et les responsables peuvent suivre et évaluer l'efficacité des employés en tant qu'individus, groupes ou même en tant que service. Ces informations détaillées peuvent également être incluses dans les évaluations des performances et peuvent également justifier des effectifs supplémentaires lorsque cela est justifié.

Tableaux de bord personnalisables

Grâce à l'utilisation du logiciel BPM, les tableaux de bord des portails de libre-service pour les employés peuvent être personnalisés et alimentés avec des données récentes pour répondre aux besoins de chaque utilisateur. Ils garantissent que chaque utilisateur reçoive les informations les plus pertinentes et les plus opportunes lors de sa connexion. Par exemple, les contributeurs individuels peuvent faire des demandes, consulter les nouvelles de l'entreprise, mettre à jour leurs informations personnelles et localiser les tâches en suspens directement à partir de leur page d'accueil. Les gestionnaires peuvent consulter les notifications, les demandes à traiter et les tableaux de bord des indicateurs de performance clés. Ils peuvent également utiliser les fonctionnalités de libre-service à partir de la page d'accueil configurée pour eux. Les utilisateurs peuvent configurer les tableaux de bord pour afficher des informations pertinentes et opportunes pour pratiquement tous les utilisateurs.

Connexions aux applications externes

Il existe toute une série de logiciels de gestion des ressources humaines pour soutenir les tâches allant de la création des horaires à la gestion des congés. Intégrer des plates-formes BPM qui offrent une bibliothèque complète de terminaux REST dans presque toutes les applications externes. Intégrer des fonctionnalités BPM, comme la boîte de réception, dans un portail utilisateur existant pour créer une expérience transparente pour les membres de votre personnel. Si la plateforme BPM héberge le portail, il est simple d'intégrer des fonctionnalités externes dans les processus et le tableau de bord. En outre, l'architecture des services web permet de se connecter facilement à d'autres applications RH. Les professionnels des RH pourront accéder à l'ensemble du menu des outils RH disponibles - le tout en un seul endroit.
La concurrence mondiale s'intensifie et le commerce électronique modifie les attentes des consommateurs. L'automatisation des flux de travail n'est donc plus facultative. Les organisations qui réussissent automatisent les tâches de routine pour maximiser l'efficacité, utiliser les ressources de manière judicieuse et dépasser les normes de qualité. L'automatisation des transactions des employés est un clin d'œil judicieux aux précieux enseignements déjà tirés du secteur du commerce électronique. En automatisant les fonctions de base, les professionnels des ressources humaines sont mieux à même d'apporter une valeur ajoutée à l'organisation. Les portails en libre-service pour les employés construits avec des logiciels de gestion des processus métier peuvent contribuer à améliorer l'engagement, à accroître la fidélisation et à aider les employés à devenir plus efficaces.
Pour en savoir plus sur la création d'un portail libre-service pour les employés avec le logiciel BPM, consultez le site ProcessMaker.