Für jedes Unternehmen ist es nach wie vor eine Herausforderung, Spitzenkräfte zu gewinnen und zu halten. Kluge Unternehmensleiter konzentrieren sich auf umfassende Strategien zur Mitarbeiterbindung, um die Fluktuation so gering wie möglich zu halten.
Erfolgreiche Unternehmen wissen, dass engagierte Mitarbeiter länger bleiben und härter arbeiten, und Personalverantwortliche werden immer kreativer in ihrem Ansatz zur Mitarbeiterbindung. Transaktionsbezogene Personalarbeit, wie die Verwaltung von Sozialleistungen und die Veröffentlichung von Arbeitsplatzrichtlinien, kann jedoch zu einer Ablenkung werden. Durch die Automatisierung vieler Aufgaben, die die Mitarbeiter der Personalabteilung traditionell manuell erledigt haben, bieten Self-Service-Portale für Mitarbeiter eine effektive Lösung für Unternehmen jeder Größe.
Vorteile von Employee Self-Service Portalen
Die Technologie wird immer intelligenter, und die grundlegenden HR-Funktionen eignen sich hervorragend für die Automatisierung. Durch den Einsatz von Software für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) zur Schaffung einer Employee-Self-Service-Plattform haben Mitarbeiter und Personalverantwortliche gleichermaßen Zugang zu einem zentralen Knotenpunkt, an dem sie Aufgaben erledigen, Steuerinformationen einsehen und Unternehmensnachrichten erhalten können. Personalverantwortliche können viele Transaktions- und Dateneingabetätigkeiten, wie z. B. Urlaubsanträge, auslagern, indem sie die HR-Prozesse mit der BPM-Plattform automatisieren und sie für alle Mitarbeiter zugänglich machen. Weniger Zeitaufwand für repetitive und transaktionale Aufgaben bedeuten mehr Zeit für die strategische Planung, und die Mitarbeiter der Personalabteilung können sich auf Aufgaben konzentrieren, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Da die Personalabteilungen produktiver werden, spart das Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld.
Employee-Self-Service-Portale wirken sich auch in anderer Hinsicht positiv auf das Engagement der Mitarbeiter aus. Wenn die Mitarbeiter beispielsweise die Kontrolle über ihre persönlichen Daten erhalten, stärkt dies das Engagement im gesamten Unternehmen. Die meisten Employee-Self-Service-Nutzer geben an, dass sie es vorziehen, ein Online-Tool für die Verwaltung von Steuerformularen, die direkte Einzahlung und die Auswahl von Leistungen zu verwenden, da sie diese Transaktionen in aller Ruhe erledigen können. Sie müssen nicht mehr einen Termin vereinbaren oder auf einen Call-Center-Agenten warten, um die Informationen einzugeben.
Wie man ein Mitarbeiter-Selbstbedienungsportal mit BPM-Software erstellt
Natürlich sind Employee Self-Service Portale nur dann effektiv, wenn sie zuverlässig und genau sind. Dies erfordert Automatisierung und Prozessfunktionalität, die von einer BPM-Plattform bereitgestellt werden. Wenn die BPM-Software bereits für andere Geschäftsprozesse eingesetzt wird, können die Mitarbeiter ihre vorhandenen Kenntnisse problemlos in die Erstellung eines Self-Service-Portals einbringen.
Wenn BPM-Software für das Unternehmen neu ist, ermutigt der Erfolg eines Employee-Self-Service-Systems Personalleiter dazu, BPM-Tools für andere Unternehmensprozesse in Betracht zu ziehen. In vielen Fällen lässt sich der Einsatz von BPM-Software in der Personalabteilung schnell auf andere Bereiche des Unternehmens ausweiten. Die Einfachheit, mit der die Onboarding-Prozesse der Personalabteilung an einem einzigen Ort zusammengefasst werden können, ist für Führungskräfte in allen Abteilungen attraktiv. Stellen Sie sich vor, wie einfach es wäre, einen Laptop für einen neuen Mitarbeiter zu beantragen.
Eine BPM-Lösung mit vollem Funktionsumfang bietet eine ganze Reihe von Tools und ist damit die natürliche Wahl für den Aufbau eines Employee Self-Service-Portals. Gängige Beispiele für zusätzliche HR-Self-Service-Portalfunktionen können Folgendes umfassen.
Verwaltung von Dokumenten
Moderne BPM-Plattformen ermöglichen die digitale Erfassung, Speicherung und Abfrage wichtiger Dokumente. In einem Employee-Self-Service-System kann dies Steuerinformationen, Gehaltsabrechnungen und Leistungsbestätigungen umfassen. Alle Elemente werden von den einzelnen Mitarbeitern organisiert und sind durch eindeutige Passwörter geschützt. Cloud-basierte Lösungen bieten eine kostengünstige und sichere Möglichkeit, diese Dokumente zu speichern, und sind für unternehmensweite Implementierungen leicht skalierbar.
Werkzeuge für die Berichterstattung
BPM-Tools können Mitarbeiterdaten automatisch erfassen und analysieren und ermöglichen so eine genaue und zeitnahe Entscheidungsfindung. Dashboards bieten wertvolle Einblicke in Ihre Belegschaft und gewährleisten eine datengesteuerte Engagementstrategie. Mit Hilfe von Service-Level-Berichten können Benutzer detaillierte Informationen zu bestimmten Fällen, sogar auf der Ebene der einzelnen Mitarbeiter, abrufen. Mithilfe integrierter Reporting-Tools können Personalverantwortliche und Manager die Effizienz von Mitarbeitern als Einzelpersonen, Gruppen oder sogar als Abteilung überwachen und bewerten. Diese detaillierten Informationen können auch in Leistungsbeurteilungen einfließen und eine Rechtfertigung für zusätzlichen Personalbedarf liefern, wenn dieser gerechtfertigt ist.
Anpassbare Dashboards
Durch den Einsatz von BPM-Software können die Dashboards in Employee-Self-Service-Portalen individuell angepasst und mit aktuellen Daten gefüllt werden, um die Bedürfnisse der einzelnen Benutzer zu erfüllen. Sie stellen sicher, dass jeder Benutzer bei der Anmeldung die relevantesten und aktuellsten Informationen erhält. Einzelne Mitarbeiter können beispielsweise direkt von ihrer Homepage aus Anfragen stellen, Unternehmensnachrichten einsehen, ihre persönlichen Daten aktualisieren und ausstehende Aufgaben finden. Manager können Benachrichtigungen, Anfragen, die bearbeitet werden müssen, und KPI-Dashboards einsehen. Sie können auch Selbstbedienungsfunktionen von der für sie konfigurierten Homepage aus nutzen. Benutzer können Dashboards so konfigurieren, dass für praktisch jeden Benutzer relevante und aktuelle Informationen angezeigt werden.
Verbindungen zu externen Anwendungen
Es gibt eine Vielzahl von HR-Software zur Unterstützung von Aufgaben, die von der Erstellung von Zeitplänen bis zur Verwaltung von Abwesenheiten reichen. Integrieren Sie BPM-Plattformen, die eine vollständige Bibliothek von REST-Endpunkten bieten, in nahezu jede externe Anwendung. Integrieren Sie BPM-Funktionen, wie z. B. den Posteingang, in ein bestehendes Benutzerportal, um eine nahtlose Erfahrung für Ihre Mitarbeiter zu schaffen. Wenn die BPM-Plattform das Portal hostet, ist es einfach, externe Funktionen in Prozesse und das Dashboard zu integrieren. Darüber hinaus ermöglicht die Webservice-Architektur eine einfache Verbindung mit anderen HR-Anwendungen. Personalverantwortliche können auf das gesamte Menü der verfügbaren HR-Tools zugreifen - alles an einem Ort.
Da der globale Wettbewerb immer härter wird und der elektronische Handel die Erwartungen der Verbraucher verändert, ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen keine Option mehr. Erfolgreiche Unternehmen automatisieren Routineaufgaben, um die Effizienz zu steigern, Ressourcen sinnvoll zu nutzen und Qualitätsstandards zu übertreffen. Die Automatisierung von Mitarbeitertransaktionen ist ein kluger Hinweis auf die wertvollen Lektionen, die bereits von der E-Commerce-Branche gelernt wurden. Durch die Automatisierung grundlegender Funktionen sind Personalverantwortliche besser in der Lage, einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Mit BPM-Software erstellte Employee-Self-Service-Portale können dazu beitragen, das Engagement zu verbessern, die Mitarbeiterbindung zu erhöhen und die Effizienz der Mitarbeiter zu steigern.
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