Por qué el software de gestión de procesos empresariales es fundamental para el gobierno de los datos

Los líderes de todos los sectores son conscientes del importante papel que desempeñan los datos en las organizaciones modernas. Los datos permiten a las organizaciones comprender mejor a sus clientes, a sus competidores y, lo que es más importante, a la propia organización. El uso eficaz de los datos requiere un programa de gobierno de datos bien definido y ejecutado. El gobierno de los datos es complejo, y pocas organizaciones lo hacen bien. Una herramienta que simplifica y mejora enormemente el proceso es el software BPM.

¿Qué es la gobernanza de los datos?

La gobernanza de los datos es esencialmente un sistema para definir cómo se recogen y procesan los datos dentro de una organización. Se está convirtiendo en un tema cada vez más importante con la necesidad de gobernanza que rodea al movimiento de desarrolladores ciudadanos, al tiempo que responde a preguntas como:

• ¿Quién tiene acceso a los datos?
• ¿A quién pertenecen los datos?
• ¿Qué medidas de seguridad se utilizan para proteger la privacidad y los datos?
• ¿Qué fuentes de datos pueden utilizarse?

Un programa eficaz de gobernanza de datos garantiza que los datos sean coherentes, fiables y seguros. El programa suele incluir un equipo de gobernanza y un grupo de administradores de datos. Estos equipos trabajan juntos para definir, desarrollar, implementar y hacer cumplir los procedimientos de datos dentro de una organización.

La gobernanza de los datos se confunde a menudo con el término gestión de datos. Sin embargo, la gobernanza de datos es sólo un aspecto de la disciplina más amplia de la gestión de datos. Es una función que apoya la estrategia global de gestión de datos de una organización, que Gartner define como "las prácticas, las técnicas de arquitectura y las herramientas para lograr un acceso y una entrega de datos coherentes en todo el espectro de áreas temáticas de datos y tipos de estructuras de datos en la empresa, para satisfacer los requisitos de consumo de datos de todas las aplicaciones y procesos empresariales".

Por qué fracasan los programas de gobernanza de datos

La mayoría de los programas de gobierno de datos son ineficaces. A informe reciente de McKinsey lo atribuye a que el gobierno de los datos se ha convertido en "un conjunto de políticas y orientaciones relegadas a una función de apoyo ejecutada por TI y que no se sigue ampliamente, lo que hace que las iniciativas que impulsan los datos sean igualmente ineficaces". Otra razón, según el analista de Gartner Andrew White, es que las organizaciones cometen el error de centrarse en los datos y no en los resultados empresariales deseados de un programa de gobierno de datos.

El fracaso de las iniciativas de gobernanza de datos se traduce en deficiencias operativas generalizadas. Por ejemplo, los encuestados en la Encuesta mundial sobre transformación de datos de McKinsey 2019 informaron de que una media del 30% del tiempo total de su empresa se dedicaba a tareas sin valor añadido debido a la mala calidad y disponibilidad de los datos.

Para que los programas de gobierno de datos tengan éxito, las organizaciones deben:

Involucrar a las principales partes interesadas

Una gobernanza de datos eficaz requiere la participación de las principales partes interesadas de una organización y no sólo de los equipos de TI. Al crear un equipo de gobierno de datos, una organización puede beneficiarse de la inclusión de las partes interesadas de una amplia gama de departamentos. Por ejemplo, ventas, marketing, legal, finanzas y TI. Este enfoque garantiza que las prioridades de las grandes organizaciones se integren en las políticas y procedimientos de gobernanza de datos.

Racionalizar los procesos

Los programas de gobernanza de datos requieren procesos bien definidos y fáciles de seguir. Sin embargo, la creación de normas de datos es compleja. Utilizando los principios de la gestión de procesos empresariales, las organizaciones pueden simplificar el proceso y mejorar continuamente los procesos de gobernanza a lo largo del tiempo.

Elija la tecnología adecuada

Aprovechar la tecnología adecuada es clave para el éxito de su programa de gobierno de datos. Es poco probable que encuentre una herramienta que satisfaga todas sus necesidades de datos. Por este motivo, necesitará una solución que facilite la integración de herramientas de terceros, implemente la automatización y garantice que los procesos de gobierno de datos se desarrollen sin problemas. Las organizaciones pueden satisfacer estas necesidades dispares con el software de gestión de procesos empresariales (software BPM).

Software de gobernanza de datos y BPM

El software BPM es una herramienta de automatización de procesos. Facilita a las organizaciones el modelado, la automatización, la gestión y la optimización de los procesos empresariales. El gobierno de los datos es en sí mismo un proceso empresarial. Las organizaciones deben definir los propietarios del proceso y los custodios que supervisarán los datos. A partir de ahí, crean normas y procedimientos para especificar cómo se utilizan los datos dentro de una organización. El software BPM ayuda a las partes interesadas a diseñar los procesos de gobierno de datos. Además, las visualizaciones de los procesos, fáciles de seguir, ayudan a los interesados a entender cómo se recogen, utilizan y almacenan los datos.

El software BPM también ayuda a implementar procedimientos de gobierno de datos en los procesos de negocio de una organización, así como a mejorar la calidad de los datos. Las organizaciones recogen, validan y enriquecen los datos de muchas maneras diferentes. Si los métodos de calidad de datos se utilizan sin tener en cuenta cómo se utilizan los datos en un proceso de negocio, es poco probable que den resultados. En otras palabras, si no se tienen en cuenta los procesos empresariales, los datos sufrirán las mismas deficiencias de los procesos que las organizaciones intentan mejorar mediante el uso de los datos.

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