Ha pasado algún tiempo desde que anunciamos nuestra versión de primavera '23, pero puede que algunas de nuestras nuevas funciones no le resulten familiares. Una de ellas son las plantillas de procesos.
¿Qué significa eso? Vamos a desglosarlo.
En este artículo hablaremos...
- Definición de las plantillas de procesos
- Cómo funcionan las plantillas de procesos
- Cómo mejorar la productividad
- Flexibilidad y escalabilidad
- Las 10 principales ventajas de las plantillas de procesos
Nuestras plantillas de procesos son anteproyectos listos para usar que proporcionan una ventaja inicial en el diseño y la implantación de nuevos procesos. Esta innovadora función ahorra tiempo y fomenta la coherencia y la colaboración entre equipos. Esta función resuelve un problema laboral habitual: dedicar demasiado tiempo a las tareas pequeñas y repetitivas y poco a las grandes. Las plantillas de procesos reducen drásticamente el tiempo dedicado a las tareas.
¿Cómo funcionan las plantillas de procesos? Un punto de partida sin fisuras
La automatización de procesos empresariales (BPA ) incluye docenas de puntos de contacto. Puede que tenga que involucrar a miembros del equipo, conectar con software de terceros u organizar un escuadrón de robots RPA. Empezar de cero cada vez puede llevar mucho tiempo, ser frustrante y arriesgado.
Con las plantillas de procesos de ProcessMaker, puede reutilizar rápidamente los procesos existentes que ya ha examinado.
¿Cómo funciona? Cuando abre el Modelador de Procesos en la Plataforma ProcessMaker, puede elegir entre varias plantillas pre-hechas.
Estas plantillas abarcan una amplia gama de procesos empresariales, como la incorporación de empleados, el procesamiento de facturas, la gestión de bajas, etc. Estas plantillas describen las entradas, salidas, funciones, responsabilidades, puntos de decisión y pasos necesarios para ejecutar un proceso específico.
Si elige una plantilla que se ajuste al objetivo común de su organización, podrá poner en marcha la fase de creación del proceso. Las plantillas sirven de base sólida y proporcionan una estructura y un flujo que puede personalizar para adaptarlos a sus necesidades específicas.
Además de las plantillas establecidas en la Plataforma ProcessMaker, también tenemos una creciente colección de plantillas gratuitas disponibles. Puede utilizar estas plantillas para iniciar su próximo proyecto. Encuéntralas en nuestra Galería de Plantillas.
Cómo las plantillas de procesos mejoran la productividad
Un estudio de Asana descubrió que los empleados desperdician alrededor de 4 horas y 38 minutos cada semana rehaciendo trabajo que ya existe. Eso significa rehacer informes que no saben que ya ha escrito otra persona. Hacer preguntas que ya han sido respondidas. Volver a la mesa de dibujo en lugar de utilizar una estrategia preexistente.
Aquí es donde las plantillas de automatización de procesos pueden ayudar realmente a su equipo. En lugar de trabajar de forma regresiva, los empleados y los equipos de colaboración pueden dedicar más tiempo a avanzar.
Una plantilla de procesos puede incluir las tareas necesarias para:
- Abrir una nueva cuenta
- Buscar datos de clientes en un ERP
- Incorporar o dar de baja a un empleado
- Tramitar una factura
- Gestionar un formulario o una solicitud entrante mediante el procesamiento inteligente de documentos
- Asignar un cliente potencial
- Generar un informe
- Cumplir un pedido
- Verificar un gasto de empleado
- Realizar una evaluación del rendimiento
- Gestionar un nuevo contrato
- Concertar una cita con un técnico
- Presentar una solicitud de vacaciones o de CapEx a un responsable
En lugar de empezar de nuevo, los miembros del equipo pueden arrancar el proceso aprobado e introducirlo en uno nuevo.
Por ejemplo, supongamos que tiene una secuencia de tareas que guían a su equipo de atención al cliente en la apertura de nuevas cuentas por teléfono. Pero quiere añadir una opción de autoservicio que los usuarios puedan rellenar a su gusto. Las plantillas de procesos le ayudan a empezar utilizando pasos que ya sabe que funcionan. A continuación, puede ajustarlos para un propósito similar pero nuevo.
Flexibilidad para guardar y reutilizar para una colaboración sin fisuras
Las plantillas de procesos van más allá de ofrecer modelos predefinidos; le permiten guardar sus propios procesos como plantillas.
Después de crear o modificar un proceso, guárdelo como plantilla que podrá volver a utilizar en el futuro. Con esta función, las organizaciones pueden crear una biblioteca de plantillas personalizadas que se ajusten a sus requisitos empresariales y procesos operativos específicos.
Cuando surjan proyectos futuros, los usuarios pueden aprovechar estas plantillas guardadas, lo que reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para la creación de procesos. Esta funcionalidad agiliza la distribución de las mejores prácticas y fomenta la colaboración, donde los empleados pueden compartir y aplicar libremente ideas de mejora de procesos.
Las 10 principales ventajas de las plantillas de procesos
El objetivo principal de las plantillas de procesos en la gestión de procesos empresariales (BPM) es mejorar la estandarización, la eficacia y la calidad. Armado con un alto nivel de coherencia, puede reducir la confusión, los errores y la variación involuntaria a través de sus procesos más importantes. Aquí están las 10 principales ventajas de trabajar con Plantillas de Procesos en la Plataforma ProcessMaker:
1. Ahorro de tiempo y esfuerzo: Una vez que se hace bien, ¿para qué reinventar la rueda? Los usuarios pueden elegir simplemente una plantilla que se ajuste a sus necesidades y personalizarla en consecuencia. Esto acelera las primeras fases de la creación de procesos y libera tiempo y recursos valiosos para otras tareas críticas.
2. Mejora continua de los procesos: Las plantillas de procesos trabajan mano a mano con la columna vertebral de la construcción de procesos eficaces: la mejora de procesos. Las pruebas y análisis continuos hacen que los procesos sean más eficaces. Mediante el uso de bloques de construcción existentes, puede iterar repetidamente hasta que haya encontrado la secuencia de tareas de mejor rendimiento.
3. Logre la componibilidad del proceso: Con las plantillas de procesos, los engranajes de su máquina de procesos existen como componentes individuales. Intercambie y reutilice fácilmente partes de su flujo de trabajo en procesos completamente nuevos. Los usuarios pueden evitar errores comunes y diseñar procesos optimizados para el éxito aprovechando modelos predefinidos.
4. 4. Intercambio de conocimientos y colaboración: La posibilidad de importar y exportar plantillas facilita el intercambio de conocimientos y la colaboración entre los miembros del equipo. Los usuarios pueden aprovechar la experiencia de sus colegas importando plantillas creadas por otros, lo que conduce a una mejora continua de los procesos. Además, la exportación de plantillas permite a las organizaciones estandarizar procesos entre distintos equipos, departamentos y países.
5. Mitigación de riesgos: Elimine la probabilidad de errores y retrasos. Cuando todos los miembros de tu equipo utilizan plantillas preaprobadas, se reducen las posibilidades de que los nuevos procesos encuentren problemas inesperados.
6. Coherencia en medio de la rotación: Todas las empresas luchan por mantener una base de conocimientos institucional. Cuando un miembro clave del equipo se va, los equipos a menudo se rascan la cabeza, sin saber exactamente cómo realizar tareas vitales. Las plantillas de procesos garantizan que nadie se vaya con la receta de "cómo hacerlo" guardada en la cabeza. Tendrá un registro hermético de las mejores prácticas al que podrá recurrir cuando llegue el momento de crear nuevos procesos automatizados.
7. Escalabilidad y adaptabilidad: A medida que las organizaciones crecen y evolucionan, sus requisitos de procesos pueden cambiar. Las plantillas de procesos proporcionan la flexibilidad necesaria para adaptarse a estas necesidades cambiantes. Los usuarios pueden modificar o crear fácilmente nuevas plantillas en función de la evolución de los requisitos empresariales. Esta escalabilidad garantiza que los procesos se ajusten a los objetivos de la organización y permite realizar los ajustes necesarios.
8. Mantener el cumplimiento normativo: Las plantillas de procesos son una característica vital de BPM para las industrias pesadas en requisitos de cumplimiento. Siguiendo las plantillas existentes, las organizaciones pueden sistematizar las normas y reglamentos entre los equipos. Las plantillas pueden incluir puntos de verificación de control de calidad, reglas de acceso de usuarios e indicadores de rendimiento para que todos los procesos sigan los mismos criterios.
9. Mejora de la formación de los empleados: Las plantillas de procesos constituyen un valioso recurso para la formación de nuevos empleados. Los recién llegados pueden consultar las plantillas para comprender los pasos, las tareas y las funciones implicadas en los distintos procesos de su competencia. Esto reduce la curva de aprendizaje y garantiza que los nuevos empleados sigan los procedimientos establecidos desde el principio.
10. Satisfacción del cliente por las nubes: McKinsey menciona la "coherencia" como el ingrediente secreto de la felicidad del cliente. Cuando los clientes se relacionan con su marca, les gusta saber qué esperar. Ya se trate de pagar una factura o de actualizar los datos de una cuenta, la coherencia es la clave. Las plantillas de automatización de procesos establecen una experiencia fiable que aumenta la confianza entre su base de usuarios.
¿Cómo impulsa la IPA la hiperproductividad?
La automatización inteligente de procesos (IPA) puede cambiar las reglas del juego de su organización en más de un sentido. Una de las formas más significativas de transformar su flujo de trabajo es impulsar la hiperproductividad. En lugar de ser simplemente productivo, su equipo puede llegar a ser hiperproductivo, completando el trabajo más rápida y eficazmente que nunca.
¿Está tratando de encontrar el software adecuado para las necesidades de su organización? Estamos a su disposición. Chatee con nuestro equipo para encontrar la solución más adecuada para su empresa (¡incluso si no somos nosotros!).
