Es ist schon eine Weile her, dass wir unser Spring Release '23 angekündigt haben, aber einige unserer neuen Funktionen sind Ihnen vielleicht noch nicht bekannt. Eine dieser Funktionen sind Prozessvorlagen.
Was bedeutet das? Schauen wir uns das mal an.
In diesem Artikel werden wir...
- Die Definition von Prozessvorlagen
- Wie Prozessvorlagen funktionieren
- Wie man die Produktivität verbessert
- Flexibilität und Skalierbarkeit
- Die 10 wichtigsten Vorteile von Prozessvorlagen
Unsere Prozessvorlagen sind vorgefertigte Entwürfe, die einen Vorsprung bei der Gestaltung und Implementierung neuer Prozesse bieten. Diese innovative Funktion spart Zeit und fördert die Konsistenz und Zusammenarbeit zwischen den Teams. Diese Funktion löst ein häufiges Arbeitsproblem: Sie verbringen zu viel Zeit mit kleinen, sich wiederholenden Aufgaben und nicht genug mit großen. Prozessvorlagen verkürzen Ihre Aufgabenzeit drastisch.
Wie funktionieren Prozessvorlagen? Ein nahtloser Startpunkt
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) umfasst Dutzende von Berührungspunkten. Möglicherweise müssen Sie Teammitglieder einbeziehen, eine Verbindung mit Software von Drittanbietern herstellen oder ein Geschwader von RPA-Bots organisieren. Jedes Mal mit einem Neuanfang zu beginnen, kann zeitaufwändig, frustrierend und riskant sein.
Mit ProcessMaker Process Templates können Sie bestehende Prozesse, die Sie bereits überprüft haben, schnell wiederverwenden.
Wie funktioniert das? Wenn Sie den Prozessmodellierer in ProcessMaker Platform öffnen, können Sie aus verschiedenen vorgefertigten Vorlagen wählen.
Diese Vorlagen decken eine breite Palette von Geschäftsprozessen ab, wie z. B. die Aufnahme von Mitarbeitern, die Rechnungsbearbeitung, die Urlaubsverwaltung und vieles mehr. Diese Vorlagen skizzieren die Eingaben, Ausgaben, Rollen, Zuständigkeiten, Entscheidungspunkte und Schritte bei der Ausführung eines bestimmten Prozesses.
Wenn Sie eine Vorlage wählen, die sich eng an das gemeinsame Ziel Ihrer Organisation anlehnt, können Sie die Phase der Prozesserstellung schnell in Angriff nehmen. Die Vorlagen dienen als solide Grundlage und bieten eine Struktur und einen Ablauf, die Sie an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können.
Zusätzlich zu den festen Vorlagen in ProcessMaker Platform haben wir auch eine wachsende Sammlung kostenloser Vorlagen zur Verfügung. Sie können diese Vorlagen verwenden, um Ihr nächstes Projekt zu starten. Sie finden sie in unserer Vorlagengalerie.
Wie Prozessvorlagen die Produktivität verbessern
Eine Studie von Asana hat ergeben, dass Mitarbeiter jede Woche etwa 4 Stunden und 38 Minuten mit der Wiederholung bereits vorhandener Arbeit verschwenden. Das bedeutet, dass sie Berichte wiederholen, von denen sie nicht wissen, dass jemand anderes sie bereits geschrieben hat. Fragen zu stellen, die bereits beantwortet wurden. Zurück zum Reißbrett zu gehen, anstatt eine bereits vorhandene Strategie zu verwenden.
Hier können Vorlagen zur Prozessautomatisierung Ihrem Team wirklich helfen. Anstatt regressiv zu arbeiten, können Mitarbeiter und kollaborative Teams mehr Zeit damit verbringen, voranzukommen.
Eine Prozessvorlage kann die Aufgaben enthalten, die erforderlich sind, um:
- Ein neues Konto eröffnen
- Nachschlagen von Kundendaten in einem ERP
- Einsteigen oder Aussteigen eines Mitarbeiters
- Eine Rechnung bearbeiten
- Bearbeitung eines eingehenden Formulars oder einer Bewerbung durch intelligente Dokumentenverarbeitung
- Zuweisung eines Hot Sales Lead
- Einen Bericht generieren
- Einen Auftrag ausführen
- Überprüfen einer Mitarbeiterausgabe
- Führen Sie eine Leistungsüberprüfung durch
- Verwalten eines neuen Vertrags
- Vereinbaren Sie einen Termin mit einem Techniker
- Einreichen von Urlaubsanträgen oder CapEx-Anträgen bei einem Manager
Anstatt von vorne anzufangen, können die Teammitglieder den genehmigten Prozess in einen neuen Prozess einfügen.
Nehmen wir an, Sie haben eine Reihe von Aufgaben, die Ihr Kundendienstteam durch die telefonische Eröffnung neuer Konten führen. Sie möchten jedoch eine Selbstbedienungsoption hinzufügen, die die Benutzer in aller Ruhe ausfüllen können. Mit Prozessvorlagen können Sie sich einen Vorsprung verschaffen, indem Sie Schritte verwenden, von denen Sie bereits wissen, dass sie funktionieren. Sie können sie dann für einen ähnlichen, aber neuen Zweck anpassen.
Flexibilität beim Speichern und Wiederverwenden für nahtlose Zusammenarbeit
Prozessvorlagen bieten nicht nur vordefinierte Modelle, sondern ermöglichen es Ihnen, Ihre eigenen Prozesse als Vorlagen zu speichern.
Nachdem Sie einen Prozess erstellt oder geändert haben, können Sie ihn als Vorlage speichern, die Sie in Zukunft wieder verwenden können. Mit dieser Funktion können Unternehmen eine Bibliothek mit benutzerdefinierten Vorlagen erstellen, die auf ihre individuellen Geschäftsanforderungen und betrieblichen Prozesse abgestimmt sind.
Bei künftigen Projekten können die Benutzer auf diese gespeicherten Vorlagen zurückgreifen und so den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erstellung von Prozessen erheblich reduzieren. Diese Funktionalität rationalisiert die Verbreitung von Best Practices und fördert die Zusammenarbeit, bei der die Mitarbeiter Ideen zur Prozessverbesserung frei austauschen und umsetzen können.
Die 10 wichtigsten Vorteile von Prozessvorlagen
Das Hauptziel von Prozessvorlagen im Geschäftsprozessmanagement (BPM) besteht darin, Standardisierung, Effizienz und Qualität zu verbessern. Mit einem hohen Maß an Konsistenz können Sie Verwirrung, Fehler und unbeabsichtigte Abweichungen bei Ihren wichtigsten Prozessen reduzieren. Hier sind die 10 wichtigsten Vorteile der Arbeit mit Prozessvorlagen in der ProcessMaker-Plattform:
1. Zeit- und Aufwandsersparnis: Wenn man es einmal richtig gemacht hat, warum das Rad neu erfinden? Die Benutzer können einfach eine Vorlage auswählen, die ihren Anforderungen am ehesten entspricht, und sie entsprechend anpassen. Dies beschleunigt die frühen Phasen der Prozessentwicklung und setzt wertvolle Zeit und Ressourcen für andere wichtige Aufgaben frei.
2. Kontinuierliche Prozessverbesserung: Prozessvorlagen gehen Hand in Hand mit dem Rückgrat des Aufbaus effektiver Prozesse: der Prozessverbesserung. Durch kontinuierliches Testen und Analysieren werden die Prozesse am effektivsten. Durch die Verwendung vorhandener Bausteine können Sie wiederholt iterieren, bis Sie die beste Abfolge von Aufgaben gefunden haben.
3. Erreichen Sie Prozesskompatibilität: Mit Prozessvorlagen existieren die Rädchen in Ihrer Prozessmaschine als einzelne Komponenten. Sie können Teile Ihres Arbeitsablaufs problemlos austauschen und zu völlig neuen Prozessen umgestalten. Benutzer können häufige Fallstricke vermeiden und Prozesse entwerfen, die für den Erfolg optimiert sind, indem sie vordefinierte Modelle nutzen.
4. Wissensaustausch und Kollaboration: Die Möglichkeit, Vorlagen zu importieren und zu exportieren, erleichtert den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern. Benutzer können das Fachwissen ihrer Kollegen nutzen, indem sie von anderen erstellte Vorlagen importieren, was zu einer kontinuierlichen Prozessverbesserung führt. Darüber hinaus können Unternehmen durch den Export von Vorlagen Prozesse über verschiedene Teams, Abteilungen und Länder hinweg standardisieren.
5. Risikominderung: Eliminieren Sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Verzögerungen. Wenn alle Mitarbeiter Ihres Teams vorab genehmigte Vorlagen verwenden, verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass bei neuen Prozessen unerwartete Probleme auftreten.
6. Beständigkeit inmitten von Fluktuation: Jedes Unternehmen hat mit der Aufrechterhaltung einer institutionellen Wissensbasis zu kämpfen. Wenn ein wichtiges Teammitglied ausscheidet, kratzen sich die Teams oft am Kopf, weil sie nicht genau wissen, wie sie wichtige Aufgaben erfüllen sollen. Prozessvorlagen sorgen dafür, dass niemand mit dem "How-to"-Rezept im Kopf das Unternehmen verlässt. Sie verfügen über eine hieb- und stichfeste Aufzeichnung bewährter Verfahren, auf die Sie zurückgreifen können, wenn es an der Zeit ist, neue automatisierte Prozesse zu entwickeln.
7. Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Wenn Organisationen wachsen und sich weiterentwickeln, können sich ihre Prozessanforderungen ändern. Prozessvorlagen bieten die Flexibilität, sich an diese veränderten Anforderungen anzupassen. Die Benutzer können auf der Grundlage der sich entwickelnden Geschäftsanforderungen problemlos neue Vorlagen erstellen oder ändern. Durch diese Skalierbarkeit wird sichergestellt, dass die Prozesse mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und bei Bedarf angepasst werden können.
8. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Prozessvorlagen sind eine wichtige BPM-Funktion für Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen. Durch die Verwendung vorhandener Vorlagen können Unternehmen Regeln und Vorschriften zwischen Teams systematisieren. Vorlagen können Qualitätskontrollpunkte, Benutzerzugriffsregeln und Leistungsindikatoren enthalten, sodass alle Prozesse denselben Kriterien folgen.
9. Verbesserte Mitarbeiterschulung: Prozessvorlagen dienen als wertvolle Ressource für die Schulung neuer Mitarbeiter. Neue Mitarbeiter können sich auf die Vorlagen beziehen, um die Schritte, Aufgaben und Rollen zu verstehen, die mit den verschiedenen Prozessen in ihrem Zuständigkeitsbereich verbunden sind. Dies verkürzt die Lernkurve und gewährleistet, dass neue Mitarbeiter von Anfang an die festgelegten Verfahren befolgen.
10. Höchste Kundenzufriedenheit: McKinsey nennt "Konsistenz" als die geheime Zutat für Kundenzufriedenheit. Wenn Kunden mit Ihrer Marke zu tun haben, wissen sie gerne, was sie erwarten können. Ob sie nun eine Rechnung bezahlen oder ihre Kontodaten aktualisieren - Konsistenz ist der Schlüssel. Vorlagen für die Prozessautomatisierung schaffen eine verlässliche Erfahrung, die das Vertrauen Ihrer Kunden stärkt.
Wie steigert IPA die Hyper-Produktivität?
Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) kann für Ihr Unternehmen in mehr als einer Hinsicht einen Wendepunkt darstellen. Eine der wichtigsten Möglichkeiten zur Umgestaltung Ihrer Arbeitsabläufe besteht in der Steigerung der Hyper-Produktivität. Anstatt einfach nur produktiv zu sein, kann Ihr Team hyper-produktiv werden und die Arbeit schneller und effizienter als je zuvor erledigen.
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