La automatización del nivel de tareas y la automatización del nivel de procesos son dos términos distintos. Sin embargo, los dos términos suelen utilizarse indistintamente. Parte de la confusión se debe al hecho de que las tareas y los procesos están interrelacionados. Por ejemplo, ambos son utilizados por las organizaciones para lograr los resultados deseados y mediante una gestión eficaz pueden aumentar la eficiencia operacional.
Sin embargo, hay importantes diferencias entre la automatización del nivel de tareas y la del nivel de procesos. En este artículo exploraremos esas diferencias con más detalle. Con una mejor comprensión de las distinciones, las organizaciones pueden empezar a pensar en las mejores formas de mejorar sus operaciones a través de la automatización.
¿Qué es la automatización del nivel de tarea?
La gestión de tareas es un método para gestionar las tareas en los niveles más básicos para asegurar que cada tarea se complete con éxito. Las organizaciones implementan tecnologías de automatización del nivel de las tareas para reducir el manejo manual de las tareas básicas o para hacer más eficientes las más complejas.
¿Qué es la Automatización a Nivel de Proceso?
La gestión de procesos, o gestión de procesos empresariales (BPM), es una metodología continua que se utiliza para identificar, implementar, mejorar y analizar los procesos empresariales de una organización para garantizar que funcionan de manera eficiente. A través de la automatización a nivel de proceso, una organización emplea tecnología, como software de gestión de procesos empresariales para simplificar los procesos de negocio.
Nótese que para implementar con éxito la automatización a nivel de proceso es necesario que los procesos existentes se fijen y/o mejoren antes de automatizarlos.
Algunas similitudes entre la automatización del nivel de tareas vs. la automatización del nivel de procesos
Como hemos mencionado anteriormente, existen algunas similitudes entre la gestión de tareas y la gestión de procesos. Estas incluyen:
- Producir un resultado o producto. Tanto si se trata de gestionar una tarea o un proceso, el objetivo es conseguir algún resultado o producto.
- Cronometraje. Tanto las tareas como los procesos generalmente proceden en orden secuencial. Lo que significa que la ocurrencia de un evento puede desencadenar una tarea o proceso específico.
- Mejora y optimización. Ambos buscan producir el resultado deseado de la manera más eficiente posible.
- Aprovechar las soluciones tecnológicas. A través de las tecnologías de automatización, tanto las tareas como los procesos pueden hacerse más eficientes.
Las tareas y los procesos están interrelacionados en el sentido de que un proceso puede considerarse como una secuencia de tareas identificables y repetibles.
Diferencias importantes entre la automatización a nivel de tareas y la automatización a nivel de procesos
A pesar de sus similitudes, hay algunas diferencias importantes entre la automatización a nivel de tarea y la automatización a nivel de proceso. Estas incluyen el alcance de la automatización, la repetibilidad, la recopilación de datos y el impacto comercial.
La automatización del nivel de tareas busca reducir el manejo manual de una o más tareas. La automatización puede ser implementada para una sola tarea o una serie de tareas. La automatización a nivel de proceso se utiliza para hacer mejoras en procesos de negocio completos. El objetivo es servir mejor a los clientes y aumentar la rentabilidad, en lugar de limitarse a simplificar una tarea específica.
La automatización del nivel de los procesos ayuda a las organizaciones a crear procesos repetibles. De esta manera, una organización se asegura de que los procesos se realicen de la manera más eficiente cada vez. Sin la capacidad de replicar los procesos, la gestión de los procesos fracasará. En estos casos, los interesados carecen de confianza y dirección. Dependerán de su experiencia en el sector para desempeñar funciones clave, lo que producirá resultados incoherentes e ineficientes.
Otra distinción importante se refiere a la recogida de datos. La automatización de tareas no se ocupa de la recogida y el análisis de datos. Una vez finalizada la tarea, los datos recopilados se eliminan. La automatización a nivel de proceso, sin embargo, reconoce el valor de los macrodatos. Mediante la gestión de datos maestros (MDM), los datos se recopilan, clasifican y depuran automáticamente, y la información crítica para la empresa se almacena en un archivo maestro.
Mediante los procesos de MDM, las organizaciones experimentan una mejor toma de decisiones, una mejor comprensión de los actores clave en los procesos críticos para los negocios, procesos de gestión de datos más eficientes, incluyendo la reducción del trabajo manual, el aumento de las oportunidades de ventas y el acceso a los registros de auditoría de toda la información que entra en una organización. Software de gestión de procesos comerciales sienta las bases de la MDM al reunir y canalizar los datos a través de los canales apropiados.
La automatización del nivel de tareas generalmente tiene poco impacto a nivel organizacional. Sin embargo, la automatización a nivel de proceso tiene un gran impacto en las operaciones de una organización. La automatización de los procesos garantiza la calidad y la coherencia, asegura la escalabilidad de las operaciones y se centra en la entrega de valor a los clientes. La automatización a nivel de proceso proporciona a las organizaciones una solución completa de extremo a extremo.
Automatización y eficiencia organizativa
La automatización del nivel de tareas tiene sus usos. Puede utilizarse para simplificar una tarea específica, dividir una tarea en pasos más pequeños y manejables, y asegurar que las tareas se completen a tiempo. Sin embargo, tiene poco impacto en la eficiencia de la organización.
La automatización del nivel de proceso aumenta la consistencia, mejora la calidad, reduce los costos, aumenta la rentabilidad, reduce la posibilidad de errores humanos costosos, mejora el cumplimiento y permite a las organizaciones proporcionar experiencias incomparables a los clientes. Programas informáticos de gestión de procesos comerciales facilita a las organizaciones el trazado de los procesos de principio a fin. Esto ayuda a las organizaciones a identificar los cuellos de botella y los procesos rotos, así como a crear flujos de trabajo detallados para guiar a los interesados. La capacidad de reunir datos en un lugar centralizado y vigilar los indicadores clave de rendimiento ayuda a la administración a tomar decisiones informadas que benefician a la organización.
Acerca de ProcessMaker
ProcessMaker ofrece un código bajo software de gestión de procesos empresariales. El software, diseñado de forma intuitiva, ayuda a las organizaciones a comenzar inmediatamente con la automatización del nivel de proceso. ProcessMaker tiene su sede en Durham, Carolina del Norte en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios distribuidos en 35 países en cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluyendo muchas compañías de Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus procesos de negocios principales permitiendo una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor desempeño. Descargue nuestro breve whitepaper sobre soluciones empresariales o una prueba gratuita de 7 días.
