Mapeo de procesos vs. Documentación: Lo que necesita saber

El mapeo de procesos es fundamental para la eficiencia de las operaciones. Esos mapas ofrecen una representación visual de los insumos y productos necesarios, mejorando la comunicación con los interesados y facilitando la gestión de los procesos de principio a fin. Muchas organizaciones utilizan los mapas de procesos en ejercicios de mejora continua, siguiendo el flujo para señalar las ineficiencias.
Los líderes empresariales suelen creer que la cartografía de los procesos es el único componente de la documentación de un proceso, sin embargo, esto no es del todo exacto. El mapeo de procesos es sólo una parte de la documentación integral de los procesos.

Mejora de la eficacia del mapa del proceso con documentación de apoyo

Aunque los mapas de procesos son muy eficaces para ilustrar el flujo de los procesos, no pueden consolidar toda la información necesaria para la finalización de los mismos. Parte de la información que falta incluye:

• Interrupciones del flujo de trabajo - Los cuellos de botella y las excepciones no se muestran en los mapas de proceso.
• Responsabilidad - Los mapas de papel generalmente no muestran una imagen clara de quién es dueño de qué tareas y actividades. Esto causa problemas con la propiedad y hace más difícil señalar los cuellos de botella en el proceso.
• Tiempo empleado - La cantidad de tiempo que los usuarios tardan en completar las tareas no es aparente en los mapas de procesos, lo que hace más difícil estimar los plazos. Esto también complica los esfuerzos para determinar si las ralentizaciones son causadas por un empleado o departamento específico.
• Flujos de información - Comprender cómo los miembros del personal encuentran y utilizan los recursos necesarios para completar las tareas que se les asignan es un factor importante en el desarrollo de los procesos. Sin embargo, la accesibilidad y la disponibilidad de la información no pueden representarse en los mapas de procesos.

La documentación de estos componentes adicionales da una imagen completa del flujo de trabajo, lo que permite encontrar ineficiencias y hacer mejoras. La documentación de apoyo también asegura mapas de proceso completos y concisos.

Iniciando con la documentación del proceso

El objetivo principal de la cartografía de procesos es comprender claramente los métodos actuales. Esto conduce a la identificación de áreas donde el proceso puede ser mejorado. Complementar los mapas de procesos con documentación adicional permite enfocar todo el panorama. Las prácticas óptimas para la documentación del proceso incluyen

• Consultar a todos los involucrados en las tareas y actividades relacionadas con el proceso, así como a las personas que participan en el resultado del proceso. Entrevistar a todas las partes interesadas ayuda a completar los detalles y ofrece la oportunidad de definir claramente la propiedad de cada tarea.
• Rastrear las excepciones del proceso sin estar demasiado atrapado en el registro de cada posibilidad. La capacidad de predecir las excepciones del proceso es esencial para la entrega a tiempo de los productos y servicios, pero detallar cada excepción sólo complicará demasiado las cosas.

Planificación de mejoras en el flujo de trabajo

Después de documentar completamente los procesos actuales, el siguiente paso es identificar las áreas que deben mejorarse. A medida que planifique los cambios en los procesos, tenga en cuenta los siguientes puntos:

• ¿Cuál es la visión de su empresa? ¿Cuáles son los objetivos de su empresa? Medir el éxito de sus procesos con respecto a los objetivos de la empresa da una línea de base para la mejora. Los procesos que no contribuyen al cumplimiento de los objetivos de la empresa son buenos candidatos para el cambio.
• ¿Añade el proceso valor al entregar productos o servicios al cliente? A medida que revisa cada tarea, define su papel en la cadena de valor. Ver las tareas a través de este lente ayuda a racionalizar todo el proceso porque tiene la oportunidad de eliminar las actividades innecesarias que reducen el valor. Este ejercicio reduce los costos y aumenta los beneficios para la empresa.
• ¿Cómo planea la organización mejorar este proceso en el futuro? Considere la forma en que las actividades y tareas de sus procesos actuales pueden ser ayudadas o automatizadas a través del software disponible. Marque estas tareas cuando organice la documentación del proceso de manera que sean fáciles de localizar una vez que se hayan completado las actualizaciones del software o la implementación de nuevas plataformas.

Uso de la documentación del proceso para mapear su flujo de trabajo

La recopilación de la documentación del proceso simplifica la tarea de mapear el flujo de trabajo al reunir toda la información relevante en un lugar central. Por ejemplo, mientras se documenta el proceso, se deben haber definido las funciones de cada participante en el proceso, registrado todas las tareas y actividades completadas durante el flujo de trabajo y establecido el resultado previsto una vez finalizado el proceso. Con esta información a mano, el mapeo del proceso significa simplemente organizar estos elementos para trazar un cuadro simplificado de lo que sucede a lo largo del proceso.

• Después de entrevistar a cada participante en el proceso durante la fase de documentación, debe tener una sólida comprensión de lo que hace cada usuario. Utilice esta información para agrupar las actividades del proceso por usuarios individuales, y luego divida cada actividad en tareas específicas.
• No hay necesidad de añadir explícitamente excepciones al mapa de procesos. Cuando se produce una situación excepcional, el usuario que tiene la propiedad de esa parte del proceso es el responsable de resolver la cuestión. La documentación de apoyo puede ser útil para aconsejar cómo deben tratarse las excepciones específicas.
• Una vez terminado el mapa del proceso, debe haber una representación visual clara que ilustre cómo cada actividad se basa en la última para crear valor para los clientes de principio a fin. El mapa mostrará si el proceso apoya directamente la misión de la empresa. Si no es así, ofrece claridad en cuanto a qué actividades deben ser actualizadas o eliminadas por completo.

En su núcleo, los mapas de procesos son un resumen visual de la información que se encuentra en la documentación de los procesos. Estos mapas tienen por objeto representar lo que ocurre en la superficie de los procesos sin entrar en los detalles de cómo funciona el proceso en el fondo.

Abrazar la documentación adecuada

La documentación adecuada de los procesos puede ser una herramienta poderosa para definir claramente el flujo de trabajo de su empresa, ofreciendo una base para dibujar mapas de procesos completos y precisos. Además, la documentación identifica el papel de cada participante y el valor general que los procesos aportan a la empresa y a sus clientes.
En conjunto, la documentación y el mapeo de los procesos son la base para crear flujos de trabajo racionalizados y rentables. Utiliza ambos para reducir la ineficiencia, señalando las tareas superfluas y los retrasos. Ayudará a organizar y definir la propiedad de las actividades para asegurar que el proceso se desarrolle sin problemas. Vea algunos consejos útiles más sobre el mapeo de procesos