Soluciones de incorporación de RR.HH: Principales beneficios de la utilización de la automatización de los procesos de RRHH

La rotación de los empleados se está convirtiendo en un obstáculo importante para las organizaciones que se centran en la innovación, la productividad y la rentabilidad general. El gasto de reclutamiento para reemplazar a los trabajadores calificados es sólo el comienzo. El tiempo de preparación, la formación y la retirada de todo el departamento se suman al coste de la dimisión de un empleado. Un reciente informe de investigación del Grupo Aberdeen muestra que este tema está afectando a las empresas de todas las industrias, con El 55 por ciento de las organizaciones de alto rendimiento y El 68 por ciento de las organizaciones de desempeño medio y bajo enumerando la alta rotación de personal como un problema significativo.

Un examen más detallado de los factores que impulsan la rotación ofrece una sorprendente revelación: Es posible predecir con precisión qué empleados se irán observando la duración y la calidad del proceso de incorporación de una organización. De hecho, otro estudio de Aberdeen determinó que El 86 por ciento de las nuevas contrataciones tomar una decisión activa de permanecer en la empresa o buscar otras oportunidades en sus primeros seis meses de trabajo. Su decisión de quedarse o seguir buscando está fuertemente influenciada por la experiencia de a bordo. Un componente crítico para retener a los mejores talentos es crear una estrategia integral para apoyar a los empleados desde el momento de su contratación hasta su primer año de servicio.

El papel de la automatización de los recursos humanos en un programa de incorporación efectivo

Muchas organizaciones han aprovechado las nuevas soluciones de automatización para simplificar y agilizar los procesos de contratación y abastecimiento de candidatos. Lamentablemente, es bastante común que las nuevas contrataciones experimenten un cambio abrupto en la forma en que se gestionan los procesos después de iniciar su nuevo puesto. La automatización se detiene una vez que los empleados están en el trabajo. Rellenan interminables formularios, hacen un seguimiento de su propia capacitación y esperan que su nuevo gerente no olvide compartir información crítica.

Las organizaciones de alto rendimiento han encontrado métodos alternativos para manejar la experiencia de los nuevos contratados, aumentar la eficacia y mejorar los niveles de compromiso a largo plazo. Por ejemplo, estas empresas 82 por ciento más probable para tener un proceso previo al embarque para unir el reclutamiento y el embarque, y son 2,3 veces más probable para iniciar el proceso de entrenamiento durante el embarque en un esfuerzo por ayudar a los nuevos contratados a ser independientes lo más rápido posible. Por supuesto, la gestión de estas actividades puede resultar rápidamente ineficaz si se deja en manos de los reclutadores y gerentes que ya tienen poco tiempo. Como resultado, las organizaciones más exitosas han implementado el uso de software de gestión de procesos empresariales, o BPM, para organizar y automatizar el proceso de incorporación.

Mejorar la experiencia de los nuevos contratados a través de la automatización

La eficacia de su proceso de incorporación se ve influida por las prácticas de contratación, que son el primer punto de contacto de los candidatos con los empleadores. La información recopilada y organizada durante la contratación puede integrarse perfectamente con la incorporación mediante la automatización. Por ejemplo, las plataformas de automatización avanzada ofrecen las siguientes capacidades:

• Recopilación, organización y almacenamiento de la información de los currículos para mantener una reserva de candidatos para el futuro o para apoyar el proceso de incorporación.
• Recopilación y distribución de información de los cuestionarios de los candidatos para acelerar el proceso de entrevista.
• Permitir a los candidatos autoprogramar las entrevistas, eliminando el papel de RR.HH. como intermediario y añadiendo eficiencia al proceso de programación.

Los nuevos contratados no tienen que pasar los primeros días de trabajo rellenando formularios. En su lugar, las tareas básicas de incorporación se gestionan a través de un proceso automatizado para que puedan saltar directamente. Es posible automatizar algunos de los elementos que más tiempo consumen y que menos interesan de la lista de control de nuevas contrataciones. Algunos ejemplos son:

• Distribución automática de información de la empresa, como manuales de empleados, directorios de oficina e información de seguridad y formación.
• Creación de formularios digitales que permiten a los nuevos empleados rellenar sus datos personales, asegurando que todos los detalles estén actualizados y sean exactos.
• Almacenamiento digital de la información de los empleados, lo que disminuye el error humano y aumenta la seguridad, la disponibilidad y la precisión, al tiempo que reduce los errores de cumplimiento en torno a los datos sensibles, como las pruebas de drogas y las comprobaciones de antecedentes.

La automatización de estas tareas también libera a los gerentes y al personal de recursos humanos para realizar actividades que añaden un mayor valor.

Beneficios de la incorporación personalizada

Las soluciones automatizadas de incorporación de alta calidad pueden personalizarse para funciones e individuos específicos. Esto acelera el ritmo al que los empleados se aclimatan a la empresa. Normalmente, los empleados recién contratados no empiezan a aportar valor a la empresa hasta pasados seis meses. Pero el software BPM puede mejorar este plazo. Por ejemplo, puede utilizar el software BPM para gestionar las siguientes actividades:

• Creación de plantillas de contratos para cualquier tipo de empleado.
• Delegación de tareas a los supervisores y gerentes.
• Distribución de información más detallada y pertinente a los nuevos empleados en relación con sus responsabilidades individuales.
• Estandarización y unificación del proceso de incorporación en toda la organización.

Un proceso de incorporación organizado que ofrece a los nuevos contratados una amplia introducción a la empresa es eficaz para aumentar las tasas de retención a largo plazo. Los empleados participantes salen de la experiencia de incorporación con confianza en la organización. Cosas como la falta de información no estropean sus primeras impresiones. No hay vertederos de información confusa o presentación desorganizada del material. Además, estos sistemas dan a las nuevas contrataciones el control sobre el proceso, asignando tareas y permitiendo a los empleados completarlas de forma independiente.
Gracias a la automatización, los materiales se distribuyen de manera lógica y los participantes tienen la oportunidad de ofrecer información en tiempo real. Por ejemplo, las plataformas de embarque automatizadas ofrecen características de encuesta que permiten corregir y afinar cualquier agujero en el proceso de inmediato.

Protección de los activos de la empresa mediante la automatización

Por último, las plataformas de embarque automatizadas aseguran que no haya descuidos en las tareas que son críticas para proteger los activos de la empresa. Dentro de los procesos automatizados, las organizaciones pueden asegurarse de que se aborden los siguientes puntos:

• Firmado NDA y asignaciones de IP.
• Entrenamiento de seguridad completado en su totalidad.
• Se hacen comprobaciones de antecedentes y/o pruebas de drogas... y se aprueban.

El software BPM agiliza el proceso de incorporación de principio a fin. Conduce a mayores tasas de retención y a nuevos empleados más felices y con más recursos. Mejor aún, la automatización de las tareas básicas permite que el departamento de recursos humanos sea más eficaz al aumentar el tiempo y los recursos disponibles para mejorar la experiencia general del empleado.
Aprenda más sobre el uso de ProcessMaker para automatizar y agilizar la incorporación y otros procesos de RR.HH. aquí.