Una guía paso a paso para automatizar el proceso de incorporación de los empleados
El comienzo del viaje de un nuevo empleado en una empresa comienza con el embarque. Una gran parte de lo que determina el éxito futuro de los nuevos empleados es la facilidad con la que se realiza el proceso de incorporación. Además, cada nuevo empleado representa un riesgo y una pérdida temporal de productividad para la empresa, especialmente si está reemplazando a un antiguo empleado con más experiencia. En el último año, los milenios en el lugar de trabajo cambiaron de trabajo tres veces más que sus antiguos compañeros, lo que representa una pérdida de 30,5 mil millones de dólares en costos de facturación anualmente. Por lo tanto, vale la pena invertir dinero para asegurar que los nuevos empleados se queden.
Invertir en una herramienta de software de automatización del flujo de trabajo puede ayudar a aumentar los índices de retención de nuevas contrataciones, a la vez que libera recursos de RR.HH. y de TI para tareas más importantes. Lea este post completo y descubra cómo el software de automatización de flujos de trabajo ayuda a RRHH a aumentar el compromiso de los nuevos empleados al agilizar el proceso de incorporación.
El primer paso para el éxito de la nueva contratación: crear un proceso formal de incorporación
De acuerdo con los resultados de esta encuesta de movilidad del flujo de trabajoEl 22% de las empresas no tienen un proceso formal de incorporación. La misma encuesta también informa que el 58% de las empresas no miden la productividad de los nuevos empleados en absoluto. Sin un proceso formal de incorporación, las empresas no tienen una forma de medir el éxito de las nuevas contrataciones después de que entran en la empresa. Esto también significa que no hay puntos de referencia para mejorar los procesos de incorporación que fallan.
La automatización del proceso de incorporación de empleados con un software de flujo de trabajo ayuda a las empresas a retener a los nuevos empleados asegurando que se siga el proceso correcto cada vez que un nuevo empleado se incorpora. Al utilizar el software de flujo de trabajo para automatizar el proceso de incorporación de empleados, las empresas tienen las herramientas para hacer un seguimiento del éxito y la productividad de cada nuevo empleado. El software de flujo de trabajo mantiene automáticamente un registro de lo que se hizo para cada nuevo empleado cuando entró en la empresa. Esto significa que las compañías ahora tienen puntos de referencia para el éxito de cada nuevo empleado y cómo mejorar la baja retención.
Los próximos pasos: racionalizar el proceso de incorporación
Hay más en un programa de incorporación exitoso que simplemente formalizar el proceso. Durante el proceso de incorporación, hay muchas cosas que pueden salir mal. Tal vez haya un malentendido con respecto al contrato de trabajo. Tal vez el nuevo empleado no recibe los recursos informáticos que necesita para hacer su trabajo de manera eficiente. O tal vez nunca se le dan expectativas claras al nuevo empleado en forma de metas e hitos, erosionando así su relación con su supervisor directo. Si cualquiera de estos ocurre durante la incorporación, podría dejar al nuevo empleado con una mala impresión de la empresa y eventualmente resultar en su salida.
El software de automatización del flujo de trabajo se ocupa de cada uno de estos posibles descuidos, orquestando todas las tareas y el software necesarios para integrar con éxito una nueva contratación en la empresa. El principal de estas tareas incluye el contrato de empleo, la asignación de recursos informáticos y la gestión de los objetivos e hitos de cada nueva contratación. La automatización del proceso de incorporación ayuda a RRHH a realizar todas estas tareas sin errores y de la forma más eficiente posible para aumentar la tasa de retención de las nuevas contrataciones.
Paso uno: enviar y rastrear los contratos
Los contratos son la base de la relación entre el empleador y el empleado. Esbozan las expectativas de ambas partes y las protegen de cualquier incumplimiento del acuerdo. Por lo tanto, es importante que las empresas sigan un proceso estándar para cada empleado para asegurar que la relación con un nuevo empleado comience con el pie derecho.
El software de flujo de trabajo hace que el proceso de firma de contratos sea lo más fácil posible gracias a la integración con plataformas populares de firma electrónica, como Signo de Adobe y DocuSign. Tan pronto como Recursos Humanos comienza el proceso de incorporación, el software de automatización del flujo de trabajo envía un contrato digital al nuevo empleado para su revisión. No sólo son Plataformas de firma electrónica convenientes y seguraspero también siguen el progreso de cada contrato con notificaciones automáticas tanto para el empleado como para la empresa. Como resultado, los contratos nunca se pierden y el empleado se queda con una impresión positiva de la eficiencia de la empresa desde el principio.
Paso dos: crear cuentas de IT
Hoy en día, los empleados requieren una multitud de herramientas de software para completar sus tareas. Esto significa que cuando se incorporan nuevos empleados, TI se encarga de asignar un número de cuentas para cada persona. La creación de cuentas manualmente resulta en errores y dolores de cabeza para el departamento de TI cuando sus recursos podrían ser destinados a tareas más valiosas. Obtener acceso a todas las herramientas de software necesarias en un nuevo puesto supone una frustración tanto para los nuevos empleados como para el departamento de TI.
El software de flujo de trabajo puede ser conectado a una multitud de herramientas de software para que RRHH pueda crear múltiples cuentas para cada nuevo contratado ...de inmediato. Esto significa que el departamento de TI ya no necesita involucrarse en la creación de cuentas para cada usuario de la empresa porque la herramienta de software de automatización de flujos de trabajo puede hacerlo automáticamente. Todo lo que RRHH necesita hacer es introducir la información del nuevo usuario para generar nuevas cuentas para cualquier número de herramientas de software. De esta manera, los nuevos contratados tienen todas las herramientas de software que necesitan antes de llegar a su primer día y el departamento de TI queda libre para proyectos más desafiantes.
Paso tres: seguimiento de los objetivos e hitos
Como se mencionó anteriormente, muchas empresas carecen de las herramientas para medir la productividad de cada nuevo empleado. Parte de este problema incluye la falta de objetivos e hitos relevantes para los empleados contratados. Si las empresas no miden el progreso de cada nueva contratación en base a los puntos de referencia establecidos, no tienen medios para determinar el éxito de su programa de incorporación. Para ello se requiere un conjunto de normas que RRHH y los gerentes pueden aplicar a cada puesto en momentos predeterminados durante el proceso de incorporación.
El software de flujo de trabajo ayuda a las empresas a implementar objetivos e hitos para las nuevas contrataciones recordando automáticamente a RRHH y a los gerentes que se registren con las nuevas contrataciones en intervalos de tiempo determinados. Como parte del proceso de incorporación, las evaluaciones pueden programarse para que comiencen en fechas y horas determinadas, de modo que las nuevas contrataciones se evalúan regularmente hasta que se integran plenamente en la empresa. RR.HH., los gerentes y las nuevas contrataciones deben reunirse regularmente, ya que esto no sólo ayuda a medir la productividad de las nuevas contrataciones, sino que es esencial para aumentar la retención. Los profesionales de RRHH citan las relaciones entre empleados y gerentes como la la causa número uno de que los nuevos empleados dejen la compañía. La incorporación de las evaluaciones en el proceso garantiza que la dirección se ponga en contacto con los nuevos contratados y ayuda a establecer una relación positiva entre los nuevos contratados y sus supervisores.
Cruzar la línea de meta
La automatización del proceso de incorporación de empleados proporciona a cada nuevo empleado la experiencia más fluida posible, dándole confianza en su primer día de trabajo y una ventaja para su éxito futuro. La incorporación de empleados con la ayuda de un software de automatización del flujo de trabajo facilita a RR.HH. la gestión de contratos con herramientas de firma electrónica y elimina la necesidad de que el departamento de TI cree cuentas manualmente. También garantiza que los nuevos empleados cumplan los objetivos e hitos establecidos a medida que comienzan su andadura en la empresa. Para obtener más información sobre cómo automatizar los procesos de RR.H H. con software de flujo de trabajo, póngase en contacto hoy mismo.
