¿Necesita una solución de automatización de procesos empresariales y busca el proveedor adecuado que se adapte a sus necesidades? Entonces, ha llegado el momento de elaborar una solicitud de propuesta (RFP). Una RFP bien pensada y redactada le ayudará a encontrar respuestas y a comparar proveedores para encontrar a su proveedor de software ideal, especialmente con la plétora de opciones disponibles en el mercado. Pero, ¿cómo se redacta una RFP para un software de automatización de procesos empresariales?
¿Cuándo solicitar una RFP?
Antes de embarcarse en este viaje, debe determinar si una RFP es su mejor opción. Una RFP se crea cuando se buscan y revisan varias ofertas para una o varias soluciones o artículos que se van a adquirir. Suelen utilizarse cuando se necesita una solución que requiere más conocimientos técnicos o un enfoque especializado para necesidades empresariales concretas.
Prepárese para su RFP
1. Preseleccione a sus proveedores
Antes de iniciar la solicitud de propuestas, preseleccione a los proveedores. La lista final debe incluir al menos dos proveedores que usted considere adecuados. Realizar un profundo estudio de mercado y evaluarlos en función de sus necesidades le ayudará a elegir a los proveedores adecuados.
Recuerde que no es sólo su decisión. Redactar una RFP para un software de automatización de procesos empresariales requiere una alineación interna, especialmente cuando se busca al proveedor adecuado. Las partes interesadas que tal vez desee incluir en el proceso podrían ser propietarios de procesos, servicios compartidos, finanzas, TI, compras o cualquier persona de los departamentos que posiblemente utilizarán el software.
2. Identifique sus metas y objetivos
Recopilar una lista exhaustiva de requisitos funcionales y técnicos, como:
- Capacidades de integración con los sistemas existentes (por ejemplo, ERP, CRM o software heredado).
- Opciones de personalización para adaptar la solución a sus procesos específicos. Algunos proveedores de BPA pueden no ser tan buenos para flujos de trabajo interdepartamentales más complejos.
- Interfaz fácil de usar para garantizar la adopción en todos los equipos.
- Escalabilidad para adaptarse al crecimiento futuro.
- Funciones de conformidad y seguridad para cumplir la normativa del sector.
Incluir estos detalles en su RFP ayudará a los proveedores a comprender sus necesidades y proponer soluciones que se ajusten a sus objetivos empresariales.
3. Crear un criterio de puntuación
Crear un marco de puntuación claro desde el principio facilitará el proceso de evaluación. Asegúrese de definir y acordar los criterios de selección antes de crear y enviar su RFP. Aquí en ProcessMaker, hemos preparado una matriz de decisión ponderada simplificada que puede utilizar para evaluar diferentes proveedores de BPA. Estos son algunos de los factores que puede tener en cuenta a la hora de elegir el software adecuado para sus necesidades:
- Simplicidad
- Costes del proyecto
- UX
- Experiencia del proveedor
- Integraciones con los sistemas que utiliza (por ejemplo, Ellucian)
- Seguridad informática y privacidad
- Solución integral
- Gestión de pedidos
Estructuración de la solicitud de propuestas
4. Informar sobre los antecedentes
Facilitar al proveedor información suficiente le ayudará a satisfacer sus necesidades con eficacia. La información debe incluir su situación actual, los problemas que intenta resolver, el calendario de su proyecto y las razones específicas para realizar la RFP.
5. Calendario detallado del proyecto
Incluya en su RFP un calendario propuesto para el proyecto. Debe incluir hitos clave como:
- Plazo de presentación de solicitudes: Fecha límite para que los proveedores presenten sus propuestas.
- Período de evaluación: El tiempo asignado para revisar y preseleccionar las propuestas.
- Fase piloto: Si procede, especifique la duración para probar la solución en un entorno controlado.
- Implementación completa: El plazo previsto para implantar la solución en toda la organización.
Un calendario claro ayuda a los proveedores a entender sus expectativas y garantiza que el proyecto se mantenga en marcha.
6. Solicitar estudios de casos y referencias
Para calibrar la experiencia y fiabilidad del proveedor, pídale estudios de casos o ejemplos de proyectos similares que haya realizado, más allá de lo que pueda encontrar en el sitio web. Esto le dará una idea de su capacidad para ofrecer resultados y afrontar retos. Además, pida referencias a antiguos clientes. Hablar directamente con otras organizaciones que hayan implantado la solución del proveedor puede proporcionar información valiosa sobre su experiencia, incluida la calidad de la asistencia, la facilidad de uso y la satisfacción general.
7. Incluya una horquilla presupuestaria
Aunque no es necesario que revele su presupuesto exacto, proporcionar una horquilla puede ayudar a los proveedores a adaptar sus propuestas a sus limitaciones financieras. Asegúrese de aclarar si el presupuesto incluye sólo los costes de software o también los de implantación, formación y asistencia continua. Esta transparencia garantiza que reciba propuestas realistas y evita que pierda el tiempo con soluciones que están fuera de su rango de precios.
8. Mantenga informados a sus proveedores
Por último, subraye la importancia de la colaboración y la comunicación a lo largo de todo el proyecto. Pida a los proveedores que describan su enfoque de la gestión de proyectos, incluida la forma en que le mantendrán informado de los avances y abordarán cualquier problema que surja. Un proveedor que priorice la comunicación clara y la colaboración tiene más probabilidades de lograr una implantación satisfactoria.
Encuentre el mejor proveedor de BPA para su empresa
Una RFP bien elaborada no sólo simplifica el proceso de selección de proveedores, sino que también sienta las bases para una implementación exitosa de BPA. Si dedica tiempo a articular sus necesidades y expectativas, podrá asegurarse de que la solución elegida ofrezca beneficios tangibles e impulse a su organización hacia una mayor eficiencia y éxito.
