Benötigen Sie eine Lösung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und suchen Sie den richtigen Anbieter für Ihre Anforderungen? Dann ist es an der Zeit, eine Angebotsanfrage (RFP) zu erstellen. Eine gut durchdachte und geschriebene RFP hilft Ihnen, Antworten zu finden und Anbieter zu vergleichen, um Ihren idealen Softwareanbieter zu finden, insbesondere bei der Fülle der auf dem Markt verfügbaren Optionen. Aber wie schreibt man eine Ausschreibung für Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen?
Wann sollte eine RFP angefordert werden?
Bevor Sie sich auf diese Reise begeben, müssen Sie sich vergewissern, ob eine Ausschreibung die beste Option für Sie ist. Eine RFP wird erstellt, wenn Sie mehrere Angebote für eine oder mehrere zu beschaffende Lösungen oder Artikel einholen und prüfen wollen. Sie werden in der Regel verwendet, wenn eine Lösung benötigt wird, die mehr technisches Fachwissen oder einen speziellen Ansatz für bestimmte Geschäftsanforderungen erfordert.
Vorbereitung auf Ihr RFP
1. Lieferanten in die engere Wahl nehmen
Bevor Sie mit der Ausschreibung beginnen, sollten Sie Ihre Anbieter in die engere Wahl nehmen. Ihre endgültige Liste sollte mindestens zwei Anbieter enthalten, von denen Sie überzeugt sind, dass sie gut zu Ihnen passen. Eine gründliche Marktrecherche und eine Bewertung der Anbieter auf der Grundlage Ihrer Anforderungen helfen Ihnen bei der Auswahl der richtigen Anbieter.
Denken Sie daran, dass es nicht nur Ihre Entscheidung ist. Die Erstellung einer Ausschreibung für Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen erfordert eine interne Abstimmung, insbesondere bei der Suche nach dem richtigen Anbieter. Die Stakeholder, die Sie in den Prozess einbeziehen sollten, können Prozessverantwortliche, Shared Services, Finanzwesen, IT, Beschaffung oder andere Abteilungen sein, die die Software möglicherweise nutzen werden.
2. Bestimmen Sie Ihre Ziele und Zielvorgaben
Erstellen Sie eine umfassende Liste der funktionalen und technischen Anforderungen, wie z. B:
- Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen (z. B. ERP, CRM oder Legacy-Software).
- Anpassungsoptionen zur Anpassung der Lösung an Ihre individuellen Prozesse. Einige BPA-Anbieter sind für komplexere abteilungsübergreifende Arbeitsabläufe nicht so gut geeignet.
- Benutzerfreundliche Schnittstelle um die Akzeptanz in allen Teams zu gewährleisten.
- Skalierbarkeit um zukünftiges Wachstum zu ermöglichen.
- Compliance- und Sicherheitsfunktionen zur Einhaltung von Branchenvorschriften.
Die Aufnahme dieser Details in Ihre Ausschreibung hilft den Anbietern, Ihre Anforderungen zu verstehen und Lösungen vorzuschlagen, die mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmen.
3. Erstellen Sie ein Bewertungskriterium
Wenn Sie von Anfang an einen klaren Bewertungsrahmen festlegen, wird Ihr Evaluierungsprozess im weiteren Verlauf reibungsloser verlaufen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Auswahlkriterien definieren und vereinbaren, bevor Sie Ihre Ausschreibung erstellen und verschicken. Wir von ProcessMaker haben eine vereinfachte, gewichtete Entscheidungsmatrix erstellt, die Sie zur Bewertung verschiedener BPA-Anbieter verwenden können. Dies sind einige der Faktoren, die Sie bei der Auswahl der richtigen Software für Ihre Bedürfnisse berücksichtigen können:
- Vereinfachung
- Projektkosten
- UX
- Erfahrung des Anbieters
- Integrationen mit den von Ihnen verwendeten Systemen (z. B. Ellucian)
- IT-Sicherheit und Datenschutz
- End-to-End-Lösung
- Verwaltung der Aufträge
Strukturierung Ihres RFP
4. Hintergrundinformationen geben
Wenn Sie dem Anbieter eine ausreichende Menge an Informationen zur Verfügung stellen, kann er Ihre Anforderungen besser erfüllen. Die Informationen sollten Ihre aktuelle Situation, die Probleme, die Sie zu lösen versuchen, Ihren Projektzeitplan und die spezifischen Gründe für die Durchführung der Ausschreibung umfassen.
5. Legen Sie einen detaillierten Zeitplan für das Projekt vor
Geben Sie in Ihrer Ausschreibung einen Zeitplan für das Projekt an. Dieser sollte wichtige Meilensteine abdecken, wie z. B.:
- RFP-Einreichungsfrist: Das Datum, bis zu dem die Anbieter ihre Angebote einreichen müssen.
- Bewertungszeitraum: Der Zeitraum, der für die Prüfung und Auswahl der Vorschläge vorgesehen ist.
- Pilotphase: Geben Sie gegebenenfalls an, wie lange die Lösung in einer kontrollierten Umgebung getestet werden soll.
- Vollständige Umsetzung: Der voraussichtliche Zeitrahmen für die Einführung der Lösung im gesamten Unternehmen.
Ein klarer Zeitplan hilft den Anbietern, Ihre Erwartungen zu verstehen, und sorgt dafür, dass das Projekt im Zeitplan bleibt.
6. Fallstudien und Referenzen anfordern
Um die Kompetenz und Zuverlässigkeit des Anbieters einzuschätzen, fragen Sie nach Fallstudien oder Beispielen für ähnliche Projekte, die er abgeschlossen hat, und nicht nur nach dem, was Sie auf der Website selbst finden. So erhalten Sie einen Einblick in die Fähigkeit des Unternehmens, Ergebnisse zu liefern und Herausforderungen zu bewältigen. Bitten Sie außerdem um Referenzen von früheren Kunden. Das direkte Gespräch mit anderen Unternehmen, die die Lösung des Anbieters implementiert haben, kann wertvolle Einblicke in deren Erfahrungen geben, einschließlich der Qualität des Supports, der Benutzerfreundlichkeit und der allgemeinen Zufriedenheit.
7. Eine Budgetspanne einplanen
Sie müssen zwar nicht Ihr genaues Budget angeben, aber die Angabe einer Spanne kann den Anbietern helfen, ihre Angebote an Ihre finanziellen Beschränkungen anzupassen. Stellen Sie sicher, dass Sie klarstellen, ob das Budget nur die Softwarekosten oder auch die Implementierung, Schulung und den laufenden Support abdeckt. Diese Transparenz stellt sicher, dass Sie realistische Angebote erhalten und keine Zeit mit Lösungen vergeuden, die außerhalb Ihrer Preisspanne liegen.
8. Halten Sie Ihre Lieferanten auf dem Laufenden
Schließlich sollten Sie die Bedeutung der Zusammenarbeit und Kommunikation während des gesamten Projekts hervorheben. Bitten Sie die Anbieter, ihren Ansatz für das Projektmanagement zu erläutern und darzulegen, wie sie Sie über die Fortschritte auf dem Laufenden halten und auftretende Probleme angehen werden. Ein Anbieter, der Wert auf eine klare Kommunikation und Zusammenarbeit legt, wird mit größerer Wahrscheinlichkeit eine erfolgreiche Implementierung durchführen.
Finden Sie den besten BPA-Anbieter für Ihr Unternehmen
Eine gut ausgearbeitete Ausschreibung vereinfacht nicht nur den Prozess der Anbieterauswahl, sondern bildet auch die Grundlage für eine erfolgreiche BPA-Implementierung. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu formulieren, können Sie sicherstellen, dass die gewählte Lösung greifbare Vorteile bietet und Ihr Unternehmen zu mehr Effizienz und Erfolg führt.
