Cómo diseñar un programa de bienestar para estudiantes universitarios durante el Covid-19
Un programa de bienestar no se construye de la noche a la mañana. Puede llevar meses de planificación lanzar un programa sostenible que impacte en la salud de los participantes y en el retorno de la inversión institucional.
Anticipando que las clases presenciales volverán en un futuro no muy lejano, muchos departamentos de recursos humanos de universidades y campus universitarios están haciendo exactamente eso. De acuerdo con Mckinsey & Company...organizaciones que invierten en programas de bienestar en el lugar de trabajo demuestran ganancias tangibles de rendimiento en tan sólo 6-12 meses.
Como la educación superior toma las señales de estas organizaciones, es seguro asumir que los programas de bienestar en las universidades y colegios darán resultados similares. Para cualquier universidad que busque disminuir el ausentismo y mejorar la productividad, los programas de bienestar son una inversión a largo plazo pero probada.
Cómo diseñar un programa de bienestar para los estudiantes universitarios:
Consiga la participación de los ejecutivos
Sin el apoyo de arriba hacia abajo del equipo de liderazgo de la escuela, será un reto, si no imposible, que el bienestar se convierta en una prioridad para toda la universidad.
Esto aumenta las apuestas para el personal de la universidad que busca lanzar programas de bienestar en su propia escuela. Si vas a ganar el apoyo de los ejecutivos, tu mejor apuesta es venir a la mesa preparado. Esto no significa que haya que explicarlo todo con todo detalle, pero su propuesta debe tener en cuenta las cuestiones clave de la aplicación que el personal directivo superior probablemente tenga ideas sobre cómo responder.
Puntos comunes a tratar en un programa de bienestar antes de lanzarlo a los ejecutivos del campus:
- ¿Por qué el bienestar? Explica la necesidad de iniciativas de bienestar proactivas y comprometidas en un ambiente universitario post-pandémico. Refuerza tu argumento con investigaciones de apoyo sobre el vínculo entre la salud y la productividad de los empleados-...y luego lo relacionan de manera significativa con los estudiantes universitarios.
- ¿Cuál es el objetivo del programa de bienestar? Elaborar una simple declaración de misión ayudará a centrar las discusiones sobre la mejora de la salud de los estudiantes. Ejemplo: “El programa de bienestar de [NOMBRE DE LA ESCUELA] ayuda a los estudiantes a mejorar los comportamientos de salud y trabaja para que la cultura universitaria apoye más las buenas prácticas de salud".
- ¿Qué pasos podemos dar para alcanzar nuestros objetivos de bienestar? Explica cómo el programa de bienestar logrará sus objetivos. Esto diferirá un poco dependiendo de los recursos de su escuela, pero podría verse algo así: "El programa proporcionará a los estudiantes la conciencia, la educación, la motivación, las herramientas, las estrategias, las políticas de apoyo y el apoyo social necesarios para adoptar y mantener comportamientos saludables".
- ¿Quién/qué necesita estar involucrado para que funcione? Mientras que es posible que una persona supervise y sea la dueña del programa, la implementación es un trabajo de equipo. Deje claro en su propuesta que los programas de bienestar exitosos requieren de múltiples interesados para que despeguen.
- ¿Cuánto tiempo llevará? Ser realista sobre el calendario de implementación puede ayudar a alinear las expectativas desde el principio. Establezca objetivos específicos y medibles con plazos para cada fase del despliegue, incluso si no está seguro de cuánto tiempo llevará.
- ¿Qué necesitamos en un coordinador de bienestar? Conseguir que la alta dirección se imagine a alguien al mando del programa también ayudará a que parezca menos abstracto. Como la persona responsable del desarrollo del programa, la comunicación y el marketing, y la entrega del programa, quienquiera que dirija las iniciativas de bienestar debe estar tan cómodo con la discusión y el análisis de los datos como con la conexión con las partes interesadas, desde los estudiantes hasta los ejecutivos del campus.
Ganar el apoyo de los líderes para las iniciativas de bienestar es crucial para su capacidad de permanencia. Prepárense bien antes de hacer su propuesta.
Contratar o nombrar personal dedicado al programa de bienestar
Más allá del apoyo ejecutivo, los programas de bienestar también necesitan profesionales dedicados para prosperar. Para las escuelas multi-campus especialmente, tener personal de bienestar en cada campus ayuda a las universidades a asegurarse de que llevan a cabo iniciativas que benefician a todo el cuerpo estudiantil, independientemente de su ubicación.
Pero incluso con las mejores intenciones, las restricciones presupuestarias pueden impedir la producción de una cultura de bienestar en todo el campus.
Escalando los programas de bienestar de los estudiantes:
- Pasantías de estudiantes: Las prácticas pagadas y el reclutamiento de programas de trabajo y estudio en la universidad son una buena opción de presupuesto. Permiten a los estudiantes tener campeones de bienestar en el campus que pueden inspirar el cumplimiento del programa. La desventaja de la formación adicional y la falta de experiencia tendrá que ser considerada y asignada.
- Empleado a tiempo completo: Contratar a un empleado a tiempo completo para supervisar las actividades de bienestar en lugar de delegar en RRHH contribuirá en gran medida a dar estabilidad a la función. Los grandes campus o universidades se beneficiarán más al contratar varios roles de bienestar.
- Servicios compartidos: Otra opción es contratar varios coordinadores de bienestar a tiempo completo que sirvan a varias regiones. Con cada coordinador asignado a varios campus universitarios, estos coordinadores pueden trabajar juntos para coordinar las iniciativas y la promoción en toda la universidad.
Si una institución contrata personal a tiempo completo o emplea pasantes, tener un coordinador de bienestar para empezar es un paso significativo en el cambio de la cultura hacia el bienestar.
Diseñar intervenciones de bienestar
El diseño de intervenciones de bienestar es el componente "cómo" de cualquier programa de bienestar. Para definir cómo el programa apoyará el bienestar de los estudiantes, las universidades deben conectar la misión y las metas del programa con tareas y comportamientos accionables en el mundo real.
Como receptor de el premio Koop para el mejor programa de bienestar de la nación, el Distrito Escolar de Boise utiliza una combinación de intervenciones para impulsar mejores opciones de estilo de vida para sus empleados.
Un enfoque similar funcionará con las poblaciones de estudiantes. Aquí hay algunas de las intervenciones de bienestar probadas del Distrito Escolar de Boise:
- Evaluación de la salud personal (PHA): Antes de participar en el programa, los empleados enviaron un PHA auto-reportado que incluía la retroalimentación electrónica.
- El examen biométrico: Cada año, el distrito pedía a los empleados que completaran un examen biométrico, ya sea en el lugar o con un proveedor de atención primaria.
- Manejo de enfermedades: Los empleados que reportaron tener enfermedades seleccionadas (diabetes, enfermedades cardiovasculares o asma) podrían participar en desafíos específicos de manejo de enfermedades diseñados para ayudarlos a adherirse a las recomendaciones de cuidado y adoptar y mantener comportamientos que promuevan la salud.
- Dispositivos que se pueden usar: Con el uso de un software de terceros, el distrito puede capturar y sincronizar automáticamente los dispositivos que llevan los empleados y mostrar los datos de actividad en un tablero personalizado.
- Estrategias de cambio cultural: Para crear una cultura saludable, el distrito usó el programa Well Step's Lista de control para cambiar. Este instrumento de auditoría de la cultura libre ayuda a las organizaciones a evaluar y adoptar políticas y entornos de promoción de la salud.
El distrito también utiliza campañas de cambio de comportamiento para impulsar con éxito el bienestar. Algunas de sus campañas de cambio de comportamiento incluyen:
- El culpable y la cura: Educación y compromiso sobre la salud que incluye el establecimiento de objetivos en torno al cambio de comportamientos.
- ¡Muévete! De costa a costa: Competencia entre compañeros de trabajo que realizan 30 minutos de actividad física durante 30 minutos al día al menos tres días a la semana durante seis semanas.
- Buenas noches: Una campaña destinada a fomentar y promover mejores hábitos de sueño.
Ofrecer una mezcla de incentivos
Aunque algunos investigadores no están de acuerdo en la efectividad de los incentivos, hay amplia evidencia que sugiere que ofrecer el tipo adecuado puede promover la participación y el compromiso en los programas de bienestar en ciernes.
Por ejemplo, la Universidad de Virginia (UVA) ofrece incentivos en efectivo que van desde los 100 a los 200 dólares para completar las evaluaciones de salud y los desafíos de la aptitud física.
Tal vez más impresionante que el dinero en efectivo, el Distrito Escolar de Boise ofrece a sus empleados incentivos basados en los beneficios para promover la participación en las intervenciones de bienestar. En 2011 y 2012, los empleados que completaron el PHA y el examen biométrico calificaron para un co-pago de visita al consultorio con descuento y un deducible que disminuyó de $700 a $350.
Pero la Universidad de Michigan encontró éxito en ofreciendo incentivos no monetarios-como codiciadas camisetas del programa, además de las tradicionales recompensas monetarias.
No están solos. A través de una encuesta a los empleados, la UVA confirmó que una variedad de incentivos influyeron en la participación de los empleados en un desafío de aptitud física en toda la universidad, incluyendo:
- Recompensa financiera
- Mayor motivación/responsabilidad
- Alcanzar/exceder la meta
- Concienciación de la actividad
Estos hallazgos sugieren fuertemente que el dinero no es el motivador final. Para muchos estudiantes, el desafío de completar un programa de acondicionamiento físico será motivación suficiente.
Para inspirar a todos los demás, toma el ejemplo del premiado programa de bienestar del Distrito Escolar de Boise. Además de los incentivos en efectivo y los beneficios, el distrito también otorga al azar a los participantes de la campaña con tarjetas de regalo, boletos de eventos, premios y otros regalos.
Estos incentivos funcionan porque son inmediatos, pequeños y externos. Y el objetivo de estos regalos, más allá de mantener motivados a los participantes, es ayudarles a identificar y disfrutar de los beneficios intrínsecos de un estilo de vida más saludable.
Independientemente de la combinación de incentivos que ofrezca una institución, todos los colegios y universidades deben evaluar las necesidades de sus estudiantes para determinar cuáles motivarán y tienen un impacto duradero.
Elaborar una estrategia de comercialización y comunicación
El marketing y la comunicación juegan un papel muy importante en el establecimiento de un programa de bienestar exitoso.
Si una organización depende demasiado de los incentivos y escatima en la comercialización, es probable que atraiga menos participantes, y personas que tal vez sólo participen con la esperanza de obtener recompensas.
Para atraer y mantener el interés y el entusiasmo en torno a las iniciativas de bienestar, el programa debe ser lo suficientemente dinámico como para atraer a todos los posibles participantes.
Conectarse con estas personas de una manera significativa requerirá un enfoque estratégico y multicanal que difunda la palabra con mucha antelación.
Aquí hay algunas formas en que una universidad podría comunicar su programa de bienestar:
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- Use el correo electrónico para su beneficio. El envío de correos electrónicos a los estudiantes es una gran manera de anunciar programas e iniciativas de bienestar. Estos correos electrónicos deben contener información relevante sobre las próximas actividades y funcionar bien en los dispositivos móviles.
- Coloca volantes en lugares estratégicos alrededor del campus. La publicidad en el campus es una forma efectiva y de bajo costo para concientizar a los estudiantes ocupados.
- Aprovechar el poder de los medios sociales. Las universidades con cuentas de medios sociales (y seguidores saludables) se beneficiarán al compartir las próximas iniciativas de bienestar en redes como Twitter, LinkedIn e Instagram.
- Construir un sitio web dedicado. Proporcionar a los estudiantes un lugar dedicado a acceder a la información del programa y a los temas de bienestar legitimará y dará credibilidad a las iniciativas de bienestar, al tiempo que proporcionará recursos educativos en el proceso.
Hay muchas maneras en que una institución puede comercializar sus programas de bienestar, pero el tiempo y la visibilidad están entre los factores más importantes para clavar.
Lanza cualquier mercadeo y comunicación con mucha anticipación a tu lanzamiento oficial para crear emoción, y haz un seguimiento periódico para mantenerte en la cima de la mente y crear impulso. Puntos de bonificación por crear una garantía que incluya el apoyo visible de los altos directivos.
Ampliar el alcance y el impacto con la tecnología
El premiado programa de bienestar del Distrito Escolar de Boise es exitoso, al menos en parte, debido a su uso de la tecnología. Con más de 3000 empleados en casi 60 lugares diferentes, el distrito necesitaba una pila de tecnología capaz de apoyar el bienestar a escala. Para ayudarles a hacerlo, Boise recurrió a Well Stepsuna plataforma de terceros con un conjunto de herramientas y recursos relevantes.
Aquí hay algunas cosas que el distrito logró a través de la inclusión de un software construido a propósito:
- Utilizó los datos agregados de las evaluaciones de salud personal para ayudar al diseño y evaluación del programa
- Permitió que los empleados presentaran pruebas electrónicas de exámenes biométricos a través de una aplicación móvil
- Permitió a los empleados (y a los coordinadores de bienestar) hacer un seguimiento del progreso hacia las recompensas en un sistema de gestión de incentivos
- Habilitó la carga automática de datos de dispositivos vestibles desde rastreadores de actividad como FitBit al sistema de gestión de incentivos
Pero construir un próspero programa de bienestar universitario no se trata de inscribirse en una plataforma o servicio específico.
Las instituciones que se acercan a los programas de bienestar con una mentalidad pro-tecnológica pueden recoger y analizar datos para rastrear las tendencias y mejorar el programa y la prestación de servicios sin depender necesariamente de un software construido a tal efecto.
Por ejemplo, la mayoría de los proveedores de servicios de correo electrónico permiten el seguimiento del correo electrónico. Con la ayuda de sus equipos informáticos, los coordinadores de bienestar de las universidades pueden aprovechar la tecnología para monitorear el compromiso, analizar datos y tomar decisiones informadas que mejoren el programa.
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