4 Características principales de una solución moderna de gestión de contenidos
Según The Economist, el contenido se duplica cada 90 días y el 80 % del contenido utilizado por los trabajadores del conocimiento para las actividades principales de generación de ingresos, es contenido no estructurado. Aproximadamente el 60 % de la jornada del empleado medio se dedica a trabajar en el contenido no estructurado de una organización.
El crecimiento explosivo de los contenidos no estructurados se está convirtiendo en un gran reto para muchas organizaciones, especialmente para aquellas que utilizan (múltiples) sistemas heredados para almacenar contenidos. Dado que la transformación digital se está produciendo actualmente a la velocidad de la luz, los sistemas ECM tradicionales luchan más para hacer frente a este nivel de crecimiento debido a su incapacidad para escalar.
En ProcessMaker IDP, creemos que las organizaciones que manejan grandes volúmenes de contenido no estructurado no sólo deben considerar esto como un desafío, sino que también deben darse cuenta de que esto puede servir como una oportunidad para obtener una ventaja competitiva.
Una solución de gestión de contenidos es una poderosa herramienta capaz de liberar todo el potencial de los datos no estructurados si se diseña de acuerdo con los requisitos empresariales modernos.
Nuestra investigación revela 4 características que son cruciales para una solución moderna de gestión de contenidos:
- Inteligencia Artificial - Aprendizaje automático
- Usabilidad
- Escalabilidad
- Modelos de despliegue flexibles (en el momento, en la nube, híbridos)
Ahora vamos asumergirnos en cada una de ellas.
Inteligencia artificial/aprendizaje automático
Las organizaciones crean y almacenan muchos contenidos, pero a menudo saben muy poco sobre lo que representan. Para darle un significado real, es necesario un esfuerzo previo. La clasificación de los contenidos es larga y costosa cuando se hace manualmente. Con el uso de la Inteligencia Artificial/Aprendizaje Automático esto puede hacerse mucho más rápido y a menudo más preciso. Esto también ayuda a ser más predictivo y preciso en la forma de entregar el contenido a los trabajadores del conocimiento en la organización.
Al añadir capacidades cognitivas, ofrecemos soluciones inteligentes, que llamamos gestión de contenidos inteligentes, para desbloquear el verdadero valor de sus contenidos.
Usabilidad
Para que los usuarios sean productivos, la usabilidad en un entorno seguro es el factor clave a la hora de diseñar una buena interfaz de usuario. La sencillez y la facilidad de uso es lo que prefieren en la vida privada y esperan lo mismo en el entorno profesional.
Centrarse en la usabilidad será aún más importante si se tiene en cuenta que el 75% de la mano de obra será de la generación del milenio en 2020, y esta nueva generación no es conocida por su alta tolerancia a las funciones engorrosas y carentes, ya que está acostumbrada a trabajar con soluciones tecnológicas rápidas.
Escalabilidad
Con el continuo crecimiento de los volúmenes de contenido, la escalabilidad es algo que hay que tener en cuenta. También es importante estar informado sobre cómo se implementa la escalabilidad, ya que esto puede tener un gran impacto en las tarifas de las licencias, el mantenimiento y los costes de soporte.
La mayoría de las soluciones tradicionales de ECM son sistemas monolíticos y sólo admiten un enfoque de escala de "todo o nada", lo que da lugar a escalar la solución completa en lugar de un servicio de plataforma específico.
Las soluciones con una arquitectura basada en microservicios y con soporte para el despliegue de contenedores modernos son un buen punto de partida para hacer frente a la escalabilidad requerida.
Modelo de implantación flexible (local, en la nube, híbrido)
Dependiendo de la situación y de la experiencia, las organizaciones requieren que su solución de gestión de contenidos se despliegue en las instalaciones, totalmente en la nube o prefieren una configuración híbrida (combinación de instalaciones y nube).
Una encuesta reciente realizada por Forrester Consulting para ASG Technologies reveló que, si bien la gestión de contenidos empresariales se implementa hoy predominantemente en las instalaciones, en los próximos dos años el 90% de las organizaciones utilizarán sistemas de gestión de contenidos basados en la nube, ya sea como enfoque principal o híbrido.
Para hacer frente a diferentes situaciones y estar preparada para el futuro, una solución de gestión de contenidos debe ser compatible con los tres modelos de implantación.
Es importante que la solución en sí misma sea agnóstica en cuanto a su despliegue, es decir, que se comporte igual y ofrezca la misma funcionalidad en los tres modelos de despliegue. Si no es así, la adaptación podría ser difícil y las inversiones pasadas resultan no estar preparadas para el futuro.
Notas finales
Las soluciones de gestión de contenidos son más robustas cada año, tratando de mantenerse al día con las nuevas demandas y necesidades de los usuarios finales.
Mientras diseñábamos ProcessMaker IDP, hemos mirado hacia adelante anticipando lo que los usuarios podrían necesitar para tener éxito en el trabajo. Tras meses de investigación y desarrollo, estamos convencidos de haber descubierto la fórmula secreta de una solución moderna de gestión de contenidos. Para cumplir con los requisitos empresariales actuales, debe ser fácil de usar, escalable, potenciada por la IA y ofrecer modelos de implementación flexibles.
