Die meisten Unternehmen sind mit den Theorien des Geschäftsprozessmanagements (BPM) vertraut. Neue Tools ermöglichen es, den Prozessablauf zu automatisieren, um die Effizienz zu maximieren und den Output zu steigern. Das Management von Geschäftsentscheidungen (BDM) wird jedoch nicht in dem Maße umgesetzt. Diese beiden Konzepte sind völlig unabhängig voneinander, ergänzen sich jedoch. Innovative Unternehmen nutzen beide, um die Geschäftsabläufe zu revolutionieren.
Die Grundlagen des Geschäftsprozessmanagements
In jedem Unternehmen gibt es Prozesse, von den Abläufen am Fließband bis hin zu Personaltransaktionen. Einige dieser Prozesse sind jedoch formeller als andere. In technischen Handbüchern wird beispielsweise detailliert beschrieben, wie und wann eine Software für Kundenbeziehungen zu verwenden ist. Die grundlegenden Produktionsschritte werden jedoch mündlich weitergegeben.
Geschäftsprozessmanagement oder BPM ist die Wissenschaft von der Zerlegung jedes Prozesses in seine grundlegendsten Schritte und der Dokumentation der Prozesse von Anfang bis Ende. Durch die Dokumentation und die Prüfung der Daten lassen sich Bereiche ausfindig machen, die für eine größere Effizienz geändert werden müssen.
Unternehmen, die BPM-Software einsetzen, finden Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung. In vielen Fällen können Sie transaktionale Prozesse automatisieren. Dadurch können sich die Mitarbeiter auf Aktivitäten konzentrieren, die einen erheblichen Mehrwert für den Geschäftsbetrieb darstellen.
Das Ausmaß, in dem Prozesse automatisiert werden können, hängt von der Art der Entscheidungen ab, die bei der Durchführung des Prozesses anfallen. Komplexe Entscheidungen erfordern häufig die Mitwirkung von Mitarbeitern - insbesondere dann, wenn es keinen formalen Rahmen für den Entscheidungsprozess gibt. Je mehr Input von den Mitarbeitern erforderlich ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass der Prozess in nennenswertem Umfang automatisiert werden kann.
Die Grundlagen des Business Decision Management
Viele Führungskräfte betrachten operative Entscheidungsfindung ebenso sehr als Kunst wie als Wissenschaft. Sie werten relevante Daten aus und entscheiden, ob sie Projekte vorantreiben wollen. Zu solchen Projekten gehören neue Marketingkampagnen, neue Produktlinien und neue Initiativen im Bereich der Humanressourcen, die auf ihrem Wissen und ihrer Erfahrung basieren. Diese Methode der Entscheidungsfindung zieht sich oft durch das gesamte Unternehmen.
Subjektive Kriterien und persönliche Meinungen bestimmen den weiteren Weg. Unabhängig davon, ob ein Wechsel der Lieferanten erforderlich ist oder die Möglichkeit besteht, die Geschäftsprozesse zu aktualisieren, gibt es keine festgelegten Entscheidungsregeln, die die Entscheidungsfindung leiten. Das hat zur Folge, sind die Ergebnisse inkonsistent und unvorhersehbar.
Business Decision Management bringt Objektivität in die Entscheidungsfindung, indem es Kriterien objektiv definiert, jeden Schritt standardisiert und den Prozess automatisiert. BDM umfasst alle operativen Entscheidungssysteme in einem Unternehmen. In erster Linie verwaltet es jedoch die Interaktionen mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern.
BDM erfordert die Zusammenstellung und sorgfältige Analyse historischer Daten als Grundlage für künftige Entscheidungen. Darüber hinaus nimmt es das Rätselraten und die Diskussion aus der Entscheidungsfindung heraus. Das Ergebnis ist ein rationalisierter, effektiver, automatisierter Auswahlprozess. Die Grundlage für BDM ist ein Business Rules Management System(BRMS): eine Software, die in der Lage ist, die Daten zu erfassen und zu referenzieren, die für angemessene und konsistente Entscheidungen benötigt werden.
Die Einrichtung
Bei der Einrichtung erhält die Software definierte Parameter für die Entscheidungslogik. Anschließend wird sie in den zugewiesenen Prozessen eingesetzt. Die Software überwacht und verwaltet die zahlreichen Eingaben zur Entscheidungsfindung aus dem gesamten Unternehmen und führt die Entscheidungen nach Bedarf aus. Der Benutzer definiert Geschäftsregeln, um ein logisches System aufzubauen. Diese können dokumentierte Richtlinien, Anforderungen und Verfahren sowie klare bedingte Anweisungen enthalten. Nehmen Sie zum Beispiel dieses Beispiel einer bedingten Anweisung: "Wenn der Kunde in den letzten sechs Monaten keine Bestellung aufgegeben hat, wird eine E-Mail mit einem Preisnachlass für den nächsten Einkauf versandt." Natürlich werden solche Anweisungen in einer Sprache geschrieben, die die Software versteht. Oft verwendet das System FEEL (friendly enough expression language).
Amazon ist führend in der automatisierten Entscheidungsfindung für den Kundenkontakt. Das System entscheidet, wann Marketing-E-Mails für eine bestimmte Person geeignet sind. Das System schlägt einen Artikel vor, der dem Kunden aufgrund früherer Einkäufe wahrscheinlich gefallen wird. Dieses Angebot basiert auf Wunschlisten und Produkten, die der Kunde kürzlich angesehen hat. Wenn das Entscheidungsmodell zeigt, dass ein Kunde für mehr als eine Marketingbotschaft in Frage kommt, wählt die Entscheidungsmanagement-Software die zu diesem Zeitpunkt am besten geeignete Botschaft aus. Auf diese Weise wird eine Überflutung der E-Mail-Postfächer vermieden.
Die Rolle der Entscheidungsmodellierung im Entscheidungsmanagement von Unternehmen
Bevor ein BDM-System wirklich effektiv wird, müssen die Unternehmensleiter jeden Input für eine bestimmte Entscheidung sorgfältig aufschlüsseln und definieren. Die daraus resultierenden Entscheidungsmodellierungsdiagramme berücksichtigen alle Möglichkeiten, so dass die Software in einer bestimmten Situation die am besten geeignete Entscheidung treffen kann. Dies ist ein langwieriger Prozess, insbesondere wenn eine größere Entscheidung von Dutzenden kleinerer Entscheidungen abhängt.
Die Object Management Group arbeitet an der Standardisierung des Entscheidungsmodellierungsprozesses mit einem umfassenden System für die Notation und Darstellung von Entscheidungsmodellen in verschiedenen Organisationen und Branchen. Das standardisierte Entscheidungsmodell und die Notation (DMN) ermöglichen den einfachen Austausch von Best Practices und eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Benutzern.
Die Kombination von qualitativ hochwertigem automatisiertem Entscheidungsmanagement und Geschäftsprozessmanagement ist ein Konzept, das oft als "intelligente Prozessautomatisierung" bezeichnet wird. Durch das Sammeln und Analysieren historischer Daten kann intelligente Technologie lernen, den geeigneten nächsten Schritt auf der Grundlage dessen zu wählen, was funktioniert. Dies verspricht, die Effizienz und Effektivität Ihres Unternehmens zu verändern.
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