Das Problem
Obwohl es sich bei MDP um den Standard in der Versicherungsbranche handelt, mangelte es dem Unternehmen an technischen Möglichkeiten. Eine Kombination aus manuellen, papierbasierten Arbeitsabläufen, ineffizienter Zusammenarbeit und unausgereifter Software-Infrastruktur führte zu dringenden internen Problemen, die sofort gelöst werden mussten. Damit MDP weiterhin den bestmöglichen Nutzen für seine Kunden bieten konnte, mussten die Prozesse digitalisiert werden.
Vor dem Einsatz von ProcessMaker verwendete MDP manuelle Prozesse zur Koordinierung von Daten zwischen der Durchführung von Analysen, Präsentationen und der Vorbereitung von Schriftsätzen. Dazu gehörte das Kopieren und Einfügen oder die manuelle Neueingabe von Daten zwischen dem Verwaltungssystem der Agentur, Microsoft Excel, PDFs und anderen Tools. Menschliche Fehler waren eine häufige negative Auswirkung, die zu Zeit- und Konzentrationsverlusten bei den Mitarbeitern führte.
Was die Arbeitskultur anbelangt, so gab es Hindernisse für Veränderungen. MDP war tief verwurzelt in der Abwicklung von Geschäften mit einer veralteten Management-Suite. Die Einstellung zur Software, die Bereitschaft zur Zusammenarbeit und die Kommunikationswege mussten mit der Integration der ProcessMaker-Plattform neu bewertet werden.
Die Lösung
MDP bietet seinen Kunden hochgradig individuelle Versicherungslösungen an, die ein hohes Maß an Flexibilität und Komplexität der Software erfordern. Der Software-Architektur fehlte die Komplexität, um Workflows zu zentralisieren und auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. MDP entschied sich für ProcessMaker, um seine internen Arbeitsabläufe zu organisieren, da die Plattform sehr leistungsfähig ist. MDP benötigte eine Workflow-Lösung, die die täglichen Abläufe digitalisiert und gleichzeitig auch für nicht-technisches Personal einfach zu implementieren ist. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche von ProcessMaker, der einfachen Erstellung von Workflow-Prozessen und der Anpassungsmöglichkeiten konnten die Mitarbeiter von MDP die Software schnell erlernen.
ProcessMaker hatte die Aufgabe, die Geschwindigkeit und Effizienz der Angebotserstellung zu erhöhen und gleichzeitig das Onboarding der Makler zu verbessern. Die Beschleunigung des Angebotserstellungsprozesses ermöglichte eine schnellere Genehmigung der Angebote und verringerte die Zeit, die zwischen den Beteiligten in der Schwebe hing. Durch die Digitalisierung dieses Prozesses wurde der Prozess replizierbar und skalierbar, so dass MDP in der Lage war, größere Mengen an Angeboten zu erstellen und zu genehmigen, als es zuvor möglich war.
Der geschaffene Wert
Die ProcessMaker-Plattform ermöglichte es MDP, menschliche Fehler bei der Angebotserstellung um 75 % zu reduzieren. Die Reduzierung dieser menschlichen Fehler hilft MDP bei der Qualitätssicherung, dem Schutz der Gewinnspannen seines Kerngeschäfts, der Automatisierung von Prozessen zur einfacheren Replikation und Bereitstellung und der Bereitstellung einer benutzerfreundlichen Lösung zur Gestaltung von Arbeitsabläufen innerhalb des Unternehmens. Die Workflow-Plattform ermöglichte es MDP außerdem, die für die Erstellung und Fakturierung eines Angebots erforderliche Zeit zu minimieren. Die für die Erstellung von Angeboten benötigte Zeit wurde von 45 Minuten auf 7-12 Minuten reduziert. Dies bedeutete nicht nur eine größere Effizienz für das Unternehmen, sondern hatte auch menschliche Auswirkungen in Form einer konzentrierteren, zufriedeneren Kundenerfahrung, die in kürzerer Zeit einen größeren Wert liefern konnte.
Was die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern betrifft, so haben die Zusammenarbeit und die positive Einstellung zu mehr Kommunikation im Laufe der Zeit drastisch zugenommen. Der Informationsfluss zwischen Menschen und Systemen ist durch die Automatisierung effektiver geworden. Infolgedessen hat die MDP mehr Zeit, um sich auf die Erledigung produktiver Arbeiten zu konzentrieren, statt auf die Erledigung von Aufgaben, die aufgrund fehlender Technologie anfallen.
Durch die Implementierung der BPM-Plattform von ProcessMaker war MDP in der Lage, seine organisatorische Gesundheit, die Kundenerfahrung, die Mitarbeitererfahrung und seine Wachstumsstrategie zu verbessern. Die Mitarbeiter konnten nicht nur kollaborativer und produktiver zusammenarbeiten, sondern dem Kunden wurden auch komplexere, maßgeschneiderte und ganzheitliche Lösungen auf Geschäftsebene angeboten. Das Ergebnis war ein starkes Geschäftsmodell, das MDP zu einem Wettbewerbsvorteil auf dem Markt verhalf.
