Wenn Sie schon einmal einen Compliance-Beauftragten hatten, der die Verfahren Ihres Unternehmens überprüft hat, wissen Sie, wie stressig das sein kann - und wie viel Zeit es kostet. Sie wissen auch, wie teuer es sein kann, einen Compliance-Beauftragten oder ein externes Unternehmen mit der regelmäßigen Überprüfung Ihrer Geschäftspraktiken zu beauftragen. Aber was wäre, wenn es einen besseren Weg gäbe?
A Studie von Ponemon und Globalscape ergab, dass sich die durchschnittlichen Kosten für die Nichteinhaltung von Vorschriften auf 14,82 Millionen Dollar belaufen. An dieser Stelle kommt die Automatisierung ins Spiel. Eine BPM-Software kann Ihrem Unternehmen nicht nur dabei helfen, neue Gesetze einzuhalten, sondern auch dafür sorgen, dass Sie auf unerwartete Besuche von Compliance-Beauftragten vorbereitet sind.
Ist die Einhaltung von Prozessen eine Notwendigkeit?
Alle Unternehmen können von einem automatisierten Compliance-Management-System profitieren. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen gerade erst anfängt oder schon seit Jahrzehnten besteht, ist ein automatisiertes Compliance-Management-System, das Ihr Unternehmen schützt, von entscheidender Bedeutung. Von den kleinsten Start-ups bis hin zu den größten Fortune-500-Unternehmen kann jedes Unternehmen von Richtlinien und Verfahren profitieren, die speziell für die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften entwickelt wurden.
Wenn Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen alle geltenden Gesetze und Vorschriften einhält, machen Sie einen großen Schritt zur Risikominderung.
Was bedeutet die Automatisierung der Prozesseinhaltung?
Die Vorteile der Automatisierung von Compliance-Prozessen sind einfach: Sie nimmt manuelle Aufgaben aus Ihrem Arbeitsablauf heraus und spart so Zeit und Geld. Außerdem werden menschliche Fehler, die bei sich wiederholenden Aufgaben auftreten können, vermieden - ganz zu schweigen davon, dass Ihre Mitarbeiter dadurch mehr Zeit für sinnvolle Aufgaben haben, anstatt Kästchen anzukreuzen oder Formulare auszufüllen.
Aber was bedeutet die Automatisierung für die Arbeitnehmer? Manche Menschen befürchten, dass Roboter ihre Arbeitsplätze übernehmen, aber die Wahrheit ist, dass die Automatisierung es den Menschen ermöglicht, ihre Aufgaben kreativer und produktiver zu erfüllen.
Die Automatisierung hilft den Mitarbeitern, sich auf hochwertige Arbeit zu konzentrieren, statt auf die lästigen Aufgaben, die wir alle Ende 2021 so gerne hinter uns gelassen hätten. Sie haben die Gewissheit, dass eine zuverlässige Softwarelösung Ihre routinemäßigen Compliance-Prozesse abwickelt. Und da die Automatisierung von Compliance-Prozessen mit all Ihren anderen Systemen integriert ist, verschwenden Sie keine Zeit mit dem manuellen Hin- und Herschieben von Daten zwischen Anwendungen.
Compliance-Automatisierung ist eine Chance für Ihr Unternehmen, organisierter und effizienter zu werden und gleichzeitig Ihr Team für höherwertige Aufgaben freizusetzen - und ist es nicht das, was wir alle im Jahr 2022 erreichen wollen?
Wie man mit der Automatisierung der Einhaltung von Prozessen beginnt
Die neuen Compliance-Prozesse sind zwar wichtig, aber viele verlassen sich auf begrenzte, aber bewährte Instrumente wie E-Mail, statische Prozesspläne und Tabellenkalkulationen. Es ist schwer zu sagen, was hätte passieren sollen.
Compliance-Fachleute können nicht nur das Risiko nicht-konformen Verhaltens senken, sondern auch die erwartete Rendite der Investitionen in die Compliance-Strategie, -Planung und -Schulung eines Unternehmens optimieren. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen können Sie die Einhaltung von Vorschriften auf Prozessebene durchsetzen.
Vier Elemente müssen vorhanden sein, um die Einhaltung von Prozessen zu automatisieren:
- Strukturierte Informationssammlung
- Regelbasiertes Routing und Benachrichtigungen
- Prozess-Transparenz
- Selbst erstellte Prüfpfade
Einer der wichtigsten Schritte bei der Automatisierung der Prozesseinhaltung ist die Erfassung der benötigten Informationen. Häufig werden diese Informationen per E-Mail oder über Tabellenkalkulationen erfasst - ein wenig strukturiertes Format, das dazu führen kann, dass der Mitarbeiter wertvolle Informationen selbst herausschneidet. Die fehlende Struktur bei der Erfassung von Informationen führt in der Regel zu kostspieligen Nacharbeiten oder kritischen Entscheidungen, die auf der Grundlage unvollständiger Informationen getroffen werden.
Interaktive Formulare sind eine logische Lösung für dieses Problem. Mit interaktiven Formularen können Sie Ihre Datenerfassung automatisieren, so dass die Mitarbeiter eine Liste strukturierter Fragen ausfüllen, die genau die Informationen erfassen, die zur Bewertung eines Vorfalls benötigt werden. Durch die Verwendung standardisierter, konsistenter Online-Formulare für die Informationserfassung stellen die Prozessverantwortlichen sicher, dass:
Konforme Daten: Pflichtfelder verhindern, dass Mitarbeiter kritische Datenpunkte auslassen.
Effiziente Abläufe: Die Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit dem manuellen Suchen und Ausfüllen von Formularen, was die Effizienz insgesamt erhöht.
Mithilfe von Dropdown-Listen, Optionsfeldern und Überprüfungen auf Feldebene können die Benutzer Daten standardisieren und die Genauigkeit ihrer Berichte verbessern. Und Sie müssen sich keine Gedanken über Ausnahmen machen. Durch die automatische Weiterleitung von Aufgaben und Informationen auf der Grundlage von Benutzereingaben entgeht Ihnen nichts mehr.
Vorteile der Automatisierung der Prozesseinhaltung
Bei der Automatisierung von Compliance-Prozessen kommt Software zum Einsatz, um Prozesse zu automatisieren, die ansonsten manuell ausgeführt werden und sich wiederholen. Wenn Ihnen schon einmal ein Roboter gesagt hat, dass Ihr Passwort nicht sicher genug ist, oder wenn Sie schon einmal ein Tool zur elektronischen Unterschrift verwendet haben, um eine einfache Vereinbarung auszufüllen, dann sind Sie mit der Automatisierung von Compliance-Prozessen in Berührung gekommen.
Die Technologie ist nicht neu, aber sie entwickelt sich ständig weiter. Die Vorteile der Automatisierung von Compliance-Prozessen sind:
- Geringere menschliche Fehler
- Schnellere Compliance-Prozesse
- Geringeres Betrugsrisiko
Abschwächen der Analyse-Lähmung
In der Welt der Compliance spricht jeder über die Bedeutung von Daten. Aber was nützen Daten, wenn man keine Zeit hat, sie zu analysieren?
Hier macht es Sinn, zu automatisieren. Durch die Automatisierung Ihrer Compliance-Prozesse gewinnen Sie nicht nur Zeit, um sich intensiver mit Ihren Daten zu befassen, sondern auch die Möglichkeit, eine größere Anzahl von Interaktionen und Verhaltensweisen der Mitarbeiter zu überwachen, was wiederum bessere Daten bedeutet.
Das ist ein positiver Kreislauf: Durch die Automatisierung werden bessere Daten generiert; dank besserer Daten können Sie Probleme schneller erkennen; und eine schnelle Fehlererkennung bedeutet, dass Sie Probleme beheben und die Leistung in Echtzeit verbessern können.
Compliance-Beauftragte können die Vorteile der Prozessautomatisierung auf unterschiedlichste Weise nutzen. Hier sind einige Beispiele:
- Prüfung und Überwachung der Kontrollen
- Verwaltung der Politik
- Datenanalytik
- Regulatorische Änderungen
Wenn ein Compliance-Beauftragter in der Lage sein muss, schnell festzustellen, ob eine Transaktion vorschriftsmäßig ist oder nicht, hat er drei Möglichkeiten:
- einen Computer zur Analyse der Transaktion verwenden-und mit dem Risiko umgehen, dass sie etwas Wichtiges übersehen, weil sie nicht wissen, wie sie die richtigen Fragen stellen sollen.
- Jemand anderen bitten, es zu tun-... und die manuelle Arbeit, die nötig ist, um diese Person zu finden und zu schulen, sowie das Risiko menschlicher Fehler.
- Sie müssen es selbst tun-und sich damit abfinden, dass sie nur eine bestimmte Anzahl von Transaktionen pro Tag bearbeiten können, bevor sie an ihre Grenzen stoßen und anfangen, auch Fehler zu machen.
Andererseits können automatisierte Prozesse bei der Datenerfassung und -analyse helfen. Sie können mit mehr Transaktionen arbeiten und die Genauigkeit der Analyse verbessern, indem sie alle verfügbaren Daten nutzen.
Außerdem verringern automatisierte Prozesse die Fehlerquote, was wichtig ist, da Fehler bei der Dateneingabe zu großen Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften führen können. Automatisierte Prozesse ermöglichen auch eine bessere Dokumentation und Berichterstattung, da sie jeden Schritt dokumentieren und einen Prüfpfad erstellen, den die Compliance-Beauftragten mit anderen Parteien teilen können.
Schluss mit manuellen Compliance-Prozessen, her mit der Automatisierung
Eine hochwertige BPM-Lösung rationalisiert Ihre Abläufe, so dass Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren können, ohne bei der Einhaltung von Vorschriften Abstriche zu machen. Mit dieser Software können Sie intelligenter arbeiten, nicht härter. Darüber hinaus bedeutet ein stärker automatisiertes Compliance-Programm mit BPM weniger Risiko, mehr Effizienz und mehr Flexibilität.
Jedes Mal, wenn Sie einen neuen Lieferanten einstellen, einen großen Verkauf tätigen oder ein neues Produkt auf den Markt bringen, gibt es Regeln und Vorschriften, die Sie beachten müssen. Wenn Sie alles manuell erledigen, ist das sehr anstrengend. Es gibt zu viele bewegliche Teile, als dass ein Compliance-Team - selbst ein wirklich gutes - mit all dem Schritt halten könnte.
Aber wenn Sie Ihre Compliance-Prozesse automatisieren? Plötzlich ist der Stress weg. Plötzlich gibt es nur noch einen Ort, an dem alles stattfindet (Ihr BPM-System), und Ihr Team muss sich keine Sorgen mehr machen, etwas zu übersehen oder überfordert zu werden.
Die Automatisierung der Prozesseinhaltung bedeutet weniger Risiko und mehr Effizienz und Flexibilität.
