Problema
ZAGIEL S.A. es un líder del mercado de finanzas de consumo en Polonia. La empresa se estableció en 1995, poco después de la apertura de la economía polaca y fue uno de los primeros actores en el mercado polaco de financiación al consumo. Hoy en día, la empresa emplea a más de 800 empleados fijos y opera en todo el país.
ZAGIEL S.A., de acuerdo con sus necesidades de mercado, se basa en una serie de procesos de venta de créditos y préstamos implementados en una plataforma de sistema personalizada y muchos procesos de back-office relacionados especialmente con la gestión de la documentación y las operaciones financieras.
Puntos de dolor
- No existe una herramienta única para el desarrollo y la ejecución de procesos empresariales integrados. Los flujos de trabajo se aplicaban de manera ad hoc en varios sistemas administrativos internos, por lo que resultaban difíciles de cambiar y mejorar, así como difíciles de medir en términos de gestión de procesos.
- Los tiempos de ejecución de los procesos (costo) de los "marcos empresariales" tradicionales eran demasiado largos (por lo tanto, ineficientes desde el punto de vista de la empresa) en comparación con lo que ofrecía una herramienta de gestión integrada de procesos (ProcessMaker).
- Por ejemplo, antes de la implantación del ProcessMaker, la gestión del control de acceso era un proceso basado en el papel y, como resultado, casi nadie podía medir el volumen exacto de las solicitudes ni era posible medir el tiempo dedicado a las decisiones y los cambios en la aplicación.
Solución
La empresa ha implementado varios flujos de trabajo en ProcessMaker para automatizar sus procesos de negocio de back-office así como los procesos de front-office:
- Flujo de documentación crediticia - La implementación del flujo de trabajo está dedicada a mejorar la gestión de los documentos financieros relacionados con los clientes de la empresa. El flujo cubre la recolección de la documentación, la verificación así como la corrección y su servicio diario.
- Proceso de Terminación de Contratos - El flujo de trabajo está dedicado a asegurar una rápida y bien organizada terminación de los contratos de los clientes, así como la gestión de los débitos del punto de venta relacionados con los acuerdos terminados. El flujo de trabajo orquesta las acciones en varias sucursales de la empresa.
- Gestión de Control de Acceso - El flujo de trabajo soporta la gestión de control de acceso basado en roles en toda la empresa. El flujo está dedicado a la verificación de las solicitudes de permiso y a la ejecución de los cambios correspondientes en las aplicaciones de software.
- Gestión de usuarios del sistema de ventas - El flujo de trabajo soporta la gestión de accesos relacionados con nuestra plataforma de ventas y está integrado con nuestra solución Single-Sign On, de hecho actúa como una interfaz de gestión de accesos para nuestros usuarios de negocios.
- Gestión de solicitudes de cambio - El flujo de trabajo ayuda a gestionar las nuevas ideas empresariales relacionadas con la gestión del cambio en las aplicaciones de software de la empresa. El proceso es una parte integrada de la gestión de la arquitectura de TI de la empresa.
- Gestión de RFC (ITIL) - El flujo de trabajo soporta la solicitud de ITIL
El valor creado
Aumentado:
- Manejabilidad de los procesos gracias a que los flujos de trabajo de ProcessMaker que soportaban los principales procesos de negocio se hicieron predecibles, manejables y fáciles de adaptar a los nuevos requerimientos del negocio.
- La trazabilidad de los procesos ha mejorado debido a que todos los registros se almacenan en un sistema informático, y se ha mejorado la rendición de cuentas de los participantes en el flujo de trabajo y el análisis de la eficiencia. Todos los datos relacionados con la actividad del flujo de trabajo son fácilmente accesibles mediante una solución de presentación de informes automatizada en línea. El seguimiento de todo el proceso es ahora mortalmente simple para los gerentes
- Colaboración y gestión de la carga de trabajo gracias a una visión clara de las tareas que debe realizar cada participante en el proceso, la asignación automatizada de la carga de trabajo y las capacidades de colaboración de ProcessMaker, como la gestión de prioridades de los casos, la mensajería de correo electrónico y las notas de los casos.
Disminuido:
- Pérdida de tiempo de procesamiento debido a la mejora del control del proceso, así como al aumento de la conciencia y la responsabilidad de los participantes en el flujo de trabajo.
- Errores en la aplicación gracias al soporte flexible y robusto de interacción con el usuario de ProcessMaker.
- Tiempo de espera y procesamiento para el cliente final debido a la mejora de la eficiencia.
- Errores en la aplicación gracias a las validaciones de campo de ProcessMaker Dynaform que aseguran que la información de la aplicación está completa y es correcta.
- El costo de desarrollo gracias al entorno de desarrollo fácil e integrado de ProcessMaker - el esfuerzo de los desarrolladores requerido para construir una aplicación de negocios se ha reducido significativamente.
