Cuándo usar RPA en un proceso comercial

Muchas organizaciones están encontrando muy difícil gestionar sus procesos comerciales. Además, la automatización de un mal proceso no necesariamente lo mejora, sólo lo hace menos costoso a corto plazo. El objetivo general debe orientarse a hacer que los procesos sean más eficaces y eficientes. Las organizaciones con una mentalidad centrada en los procesos ejecutan un esfuerzo racionalizado en torno a la mejora de sus procesos.
A continuación se presentan algunos métodos para la optimización de los procesos empresariales:

• Mejorar los flujos de trabajo
• Reducir los silos de datos y los cuellos de botella
• Agilidad ante las condiciones cambiantes
• Automatización del proceso de optimización 

En la era digital, las empresas deben adoptar una estrategia que incluya una transformación digital completa. Cuando las tecnologías se utilizan para una gestión eficaz de los procesos empresariales, hay muchos beneficios subyacentes e inminentes, como por ejemplo

• Garantía de calidad 
• Mayor transparencia
• Reducción de los riesgos y los posibles riesgos
• Uso eficiente de los recursos
• Consistencia
• Cumplimiento de la industria/regulación/gobierno 

De hecho, el B PM es uno de los temas más de moda en la gestión organizativa actual, sólo igualado recientemente por la automatización robótica de procesos (RPA). Sin embargo, todavía subyace la suposición de que BPM y R PA son metodologías que compiten entre sí. Este mito no podría estar más lejos de la realidad. De hecho, RPA y BPM pueden trabajar juntos a la perfección como parte de una solución multifacética de excelencia de procesos. Siga leyendo para saber más.

RPA necesita BPM

En el sentido más amplio, RPA utiliza bots para replicar una actividad humana. Aunque no debe confundirse con la inteligencia artificial (IA). La IA ofrece muchas aplicaciones comerciales, pero RPA no puede aprender de la experiencia. Además, el RPA no interpreta el significado como la IA. Como resultado, el RPA ayuda a acelerar el flujo de trabajo de las tareas repetitivas y serviles.
El RPA no está diseñado para reemplazar a los humanos por completo. Aunque, de acuerdo con GartnerLa mejor manera de utilizar la RPA es que las organizaciones se esfuercen por configurar las expectativas sistematizadas y la manera en que los bots pueden utilizarse como parte de la estrategia de automatización y transformación digital.
Como una industria, Forrester predice que el RPA crecerá hasta los 2.900 millones de dólares en 2021. Además, Deloitte cree que en los próximos cinco años RPA obtendrá una adopción "casi universal". Sin embargo, RPA no puede resolver cuestiones de procedimiento y flujos de trabajo que requieren la toma de decisiones humanas. Por otro lado, RPA puede ser usado para hacer el BPM existente aún más efectivo. ¿Está empezando a tener sentido? Profundicemos un poco más en la siguiente sección.

"La relación entre la tecnología y la gente tiene que cambiar en el futuro para mejor, y creo que el RPA es una de las grandes herramientas para permitir ese cambio". - Leslie Willcocks, profesor de tecnología, trabajo y globalización en la London School of Economics

Desplegar la transformación digital estratégica

Si su organización necesita optimizar y gestionar las expectativas de los procesos, entonces esto requiere una combinación de dos soluciones: RPA y BPM. Cuando se configuran para que se hablen entre sí, entonces los procesos RPA pueden ser activados desde un proceso de negocio. Para explicarlo de manera más sencilla, RPA le da a su BPM una ventaja táctica al automatizar actividades repetitivas como la creación de informes de variación, la elaboración previa de informes anuales de cumplimiento o incluso el procesamiento de reembolsos mientras su software de BPM se encarga de tareas que requieren más inteligencia y sofisticación.
Ahora bien, esto es extremadamente importante: para lograr una verdadera agilidad organizativa, su empresa debe estar abierta a probar cosas nuevas, a analizar los resultados y a desplegar rápidamente nuevos procesos, dependiendo de sus resultados.
Si su negocio ha llegado al punto de recompensar la experimentación, entonces se ha convertido en un verdadero maestro de la agilidad organizativa. De hecho, recompensar el ingenio es lo que lleva a una cultura de empresa más innovadora. Parte de la agilidad organizacional es desplegar RPA con sus procesos BPM para hacerlos más valiosos no sólo para el negocio sino también para el cliente. Cuando los empleados, y los procesos de negocio, son más eficientes - todos ganan.
Recuadro: ¿Escucharon el chiste de por qué el robot se escapó? Siga leyendo y compartiremos la razón de la risa en voz alta a continuación.

Gánale a las probabilidades con ejemplos de cuándo usar RPA en procesos comerciales

Uno de los muchos obstáculos a los que se enfrenta la industria bancaria es la fachada subjetiva de la percepción. El público todavía puede ver la automatización como una amenaza a su empleabilidad. Sin embargo, muchos bancos encuentran que la colaboración entre RPA y BPM en realidad libera a su personal para realizar un trabajo de mayor nivel y más significativo.
Por ejemplo, los seres humanos seguirán realizando las tareas que requieren juicio así como la interacción con los clientes. Los humanos pueden concentrarse en lo que mejor saben hacer, mientras que los bots y la automatización se encargan de la carga de trabajo repetitiva.
Así, los humanos pueden contribuir a la visión central de una empresa con el BPM mientras que el RPA automatiza las actividades que adormecen la mente. Cuando su empresa se adapta al cambio, esto conduce a nuevas oportunidades como las que se enumeran a continuación:

• Toma de decisiones más rápida
• Reducción de los errores humanos
• Eliminación de las tensiones relacionadas con el trabajo debido a procesos repetitivos y manuales

Si estás en las finanzas, entonces sabes todo sobre la producción de informes de regulación. Bueno, una vez que tienes el BPM en su lugar, el RPA puede ser usado para autogenerar esos mismos informes.
Otro ejemplo sería racionalizar sus procedimientos financieros operacionales y luego utilizar el APR para realizar algunas de las tareas más repetitivas, como la descarga de sus datos de ventas mensuales.
Y, aún así, también se puede usar RPA para la pre-población de datos de mercado o históricos.
Además, un banco desplegó 85 bots - dentro de sus procesos de negocios - para manejar 1,5 millones de solicitudes por año o el equivalente a la carga de trabajo de alrededor de 230 empleados a tiempo completo.
En el último decenio, hemos visto un hiperenfoque en la demanda de una mayor integridad y transparencia del proceso de conciliación de cuentas. En términos de BPM, una empresa puede implementar un software para consolidar los procesos transaccionales y al mismo tiempo proporcionar un centro de contabilidad centralizado.
Sin embargo, la reconciliación de la contabilidad es probablemente uno de los procesos más mundanos realizados por cualquier departamento de contabilidad. Para este ejemplo en particular, se puede agregar RPA a la mezcla de BPM automatizando la extracción de datos de fuentes de documentación específicas. Otra opción sería utilizar bots para reconciliar los pedidos con las entregas que los acompañan.
En realidad, las opciones son infinitas en cuanto a cómo se puede usar el RPA en los procesos de negocios.

El RPA puede ocurrir en cualquier lugar

La buena noticia es que RPA puede automatizar las actividades desde cualquier lugar dentro del flujo de trabajo. Todo lo que tienes que hacer es definir cómo comienza y termina el proceso, junto con la inserción de las variables de entrada.
Así que, probablemente aún te preguntes por qué el robot se escapó, ¿verdad? ¡Porque escuchó un abrelatas eléctrico!

En conclusión

No hay ninguna razón por la que las organizaciones no puedan tener éxito en la mejora de los procesos. Con una estrategia sólida de combinar RPA y BPM, los especialistas en procesos pueden ahora sentar proactivamente las bases para una abundante transformación digital.