Soluciones adaptadas a la enseñanza superior

ProcessMaker puede utilizarse para agilizar su institución en todo el campus. Haga clic en la sección que mejor se adapte a sus necesidades.


Soluciones para el registro y los académicos

Transforme su evaluación de créditos de transferencia en una experiencia digital con formularios y pantallas para que su profesorado y personal evalúen los cursos no articulados. Empezando por el expediente académico entrante, compruebe su base de datos de articulación existente en busca de coincidencias. Los cursos que no coinciden son investigados por el catálogo de cursos para la descripción del curso. Los cursos se dirigen electrónicamente al departamento correspondiente, que revisa la descripción y proporciona el curso equivalente en un formulario. Ese curso se vuelve a enviar a la base de datos de articulación para que la próxima vez que se presente ese curso, se pueda emparejar automáticamente. Una vez evaluados todos los cursos, se pueden enviar notificaciones y almacenar la documentación. La solución tiene la capacidad de notificar a los revisores del departamento, que a veces pueden ser profesores, por correo electrónico y enviar automáticamente recordatorios por correo electrónico.

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Ver el seminario web: Automatización del proceso de transferencia de créditos
La declaración o el cambio de programa o área de estudio -mayor o menor- puede automatizarse para su revisión y aprobación. Publique un formulario en su sitio web para que los estudiantes soliciten el cambio. Envíe el formulario automáticamente para su revisión y aprobación. Notifique a los estudiantes y a los asesores una vez que se haya completado el proceso.

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Los cambios como "Incompleto" a una calificación de letra o el cambio de una calificación oficial después de una apelación pueden ser automatizados para las aprobaciones y almacenados con una pista de auditoría completa para el cumplimiento. Se pueden enviar notificaciones por correo electrónico a otros departamentos, como el de ayuda financiera o el de asesoramiento académico, así como al profesorado y al estudiante.

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Cuando se trata de la graduación, hay varios procesos en los que la automatización puede simplificar y acelerar los procesos de solicitud de graduación. La solicitud de graduación propiamente dicha inicia una petición de auditoría de grado con un asesor y pasa por revisiones, reuniones y auditorías para garantizar que el expediente académico de los estudiantes es preciso y cumple todos los requisitos del programa de grado.

Luego está la ceremonia de graduación propiamente dicha, para la que una institución necesita saber quién va a participar en la ceremonia, la pronunciación del nombre, el tamaño de la toga y el birrete, la reserva de asientos y muchas otras cosas que contribuyen a que la ceremonia sea un éxito para cada estudiante. Añada automatización a los formularios para capturar la información correcta, confirmar la participación, aceptar acuerdos y enviar recordatorios, todo ello a través de una plataforma automatizada.

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Soluciones para las tecnologías de la información

Como un subproceso de la incorporación de nuevos empleados, o como un proceso de solicitud independiente independiente que gestiona las solicitudes de cuentas de usuario de principio a fin. Las auditorías de seguridad son muy sencillas porque cada paso del proceso se registra.
  • Formulario para solicitar cuentas de usuario en varios sistemas
  • Enrutamiento simultáneo o secuencial para su aprobación
  • Enviar de vuelta para hacer cambios
  • Aprobación de la creación de cuentas
  • Enviar credenciales
  • Notificar a las partes interesadas
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Inicie el desmantelamiento de la cuenta por:
  • Revisión periódica (ad hoc o programada) de la cuenta para evaluar la renovación
  • Cancelación de cuentas ad hoc
  • Eventos de terminación/separación
  • Eliminar la cuenta
  • Notificar a las partes interesadas
  • Mantener registros de auditoría completos
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Soluciones para la gestión de instalaciones

Los campus universitarios son como pequeñas ciudades y las solicitudes de mantenimiento llegan las 24 horas del día. Poner un formulario de solicitud de mantenimiento en línea y enrutar electrónicamente las solicitudes en función de la hora del día o del departamento puede hacerse desde cualquier lugar y en cualquier momento.

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Los campus universitarios suelen tener espacios que deben reservarse para su uso. Además del espacio físico, hay otras solicitudes que acompañan a la reserva, como equipos audiovisuales, asientos, mesas e incluso servicios de catering. Estas solicitudes pueden provenir del público en general (bodas, sesiones de fotos, ¿alguien?), pero es probable que provengan de grupos de estudiantes (clubes, fraternidades y hermandades) e incluso de profesores y personal que necesitan celebrar reuniones en el campus. Cree formularios de solicitud de eventos que atraviesen varios departamentos y tengan múltiples interacciones de pantalla y formulario que se muestren o firmen y luego se enruten automáticamente, manteniendo el seguimiento de toda la solicitud en un solo lugar.

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Soluciones para los recursos humanos

La incorporación de su profesorado y personal puede sistematizarse en un proceso automatizado paso a paso por el que se guía a cada empleado, asegurando que cada paso requerido se complete y registre. Presénteles formularios, tareas y listas de comprobación, capture firmas y reconozca acuerdos o políticas. Añada subprocesos adicionales para el profesorado, incluidas las actividades de reincorporación posteriores para aquellos profesores a tiempo parcial/adjuntos que "entran y salen" de su institución.

La baja de usuarios también puede transformarse mediante la automatización de las acciones que tienen lugar en una fecha efectiva. Envíe notificaciones a varios departamentos del campus, como los de TI, Seguridad, RRHH y otros, con listas de comprobación específicas para dar de baja las cuentas de los usuarios, recoger las tarjetas de identificación, las tarjetas de aparcamiento, etc. Registre todos los pasos con marcas de tiempo para mejorar la visibilidad y garantizar el cumplimiento. Cierre del profesorado adjunto/a tiempo parcial que puede dejar de trabajar temporalmente durante largos periodos de tiempo.

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El empleo de los estudiantes es un reto y a menudo es ignorado por la mayoría de los sistemas comerciales de RRHH/HCM. Los estudiantes suelen tener varios trabajos en el campus, algunos de los cuales pasan de un puesto a otro dependiendo de la época del año (¿trabajos de verano, alguien?). Esto crea una necesidad de procesos adecuados para acomodar ese primer trabajo en su campus, pero también cada trabajo adicional que el estudiante realiza hasta que se gradúa. Cree procesos de incorporación para manejar cuando un estudiante deja un trabajo antes de comenzar su siguiente asignación.

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Soluciones para Ellucian Workflow

Demostración del libro

Ellucian Workflow está impulsado por ProcessMaker. Visite el sitio web de Ellucian para conocer cómo ProcessMaker, con conectividad directa a Ellucian Ethos, proporciona la automatización de formularios y flujos de trabajo a más de 200 instituciones. Más información sobre Ellucian Workflow 2.0.

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