Por qué la minería de procesos es tan importante para la automatización
La automatización digitaliza millones de tareas de front-office y back-office, ofreciendo una ventana bien documentada de cómo funciona realmente una empresa.
Sin embargo, este tesoro de datos se acumula en muchas organizaciones con poco interés en extraer sus conocimientos.
Ahora, la tendencia está cambiando.
En lugar de que los datos sobre el rendimiento de los procesos languidezcan en los rincones oscuros de los almacenes virtuales, los analistas y las partes interesadas los están iluminando. Gracias a la minería de procesos, las organizaciones pueden analizar los registros de procesos para ajustar y optimizar los flujos de trabajo.
¿Qué es la minería de procesos?
Las personas y las tecnologías de automatización realizan tareas. Los sistemas de minería de procesos capturan sus actividades para transformarlas en registros de eventos. Las partes interesadas, los analistas de procesos y los gestores curiosos pueden examinar estos registros de eventos para encontrar rutas mejores y más optimizadas para alcanzar los objetivos empresariales.
¿Cómo ayuda la minería de procesos a las organizaciones a mejorar su eficiencia general?
- La pregunta "¿por qué tardan tanto las cosas?" suele estar plagada de suposiciones y, si se plantea en una reunión de todos los departamentos, de conjeturas de culpabilidad.
La minería de procesos elimina las conjeturas, señalando con precisión dónde se producen los puntos de estrangulamiento. Tanto si el culpable es una serie de pasos redundantes como un individuo que se desvía de los procedimientos normalizados de trabajo, puede utilizar este análisis para ajustar los flujos de trabajo. La minería de procesos puede hacer recomendaciones no en función de hipótesis, sino de acuerdo con el rendimiento real del proceso.
- Compare un registro de eventos con un modelo de procesos para asegurarse de que todo ha ido según lo previsto. La minería de procesos es una herramienta que los analistas pueden utilizar para controlar la calidad de las actividades de toda la organización.
- Mejore la experiencia de los clientes con información respaldada por datos. Puede averiguar qué retrasa el procesamiento de las facturas para que los proveedores puedan cobrar más rápidamente. Puede identificar por qué se sobrepasa continuamente el tiempo de entrega previsto para aprobar las solicitudes de nuevas cuentas. Al eliminar las conjeturas, puede encontrar rutas más rápidas para mejorar la experiencia de los clientes.
Sin una estrategia eficaz de extracción de procesos, las iniciativas de transformación digital vuelan a ciegas. Las organizaciones no son conscientes de las ineficiencias que se esconden detrás de sus flujos de trabajo de automatización y carecen de la documentación necesaria para realizar cambios. Sin embargo, con los sistemas de extracción de procesos adecuados, puede descubrir información valiosa para mejorar la forma en que su organización lleva a cabo sus actividades.
Cómo la minería de procesos refuerza su estrategia de automatización
El enfoque de minería de procesos es tan eficaz para eliminar las ineficiencias, que el 47% de las empresas están están poniendo a prueba o están aprovechando programas de minería de procesos. En una era de creciente automatización, en la que el software realiza cada vez más tareas de la lista de tareas, los datos están fácilmente disponibles para su análisis. He aquí cómo los expertos lo utilizan para mejorar su estrategia de automatización.
Revelar los obstáculos del trabajo a distancia
La pandemia ha puesto de manifiesto la existencia de problemas de productividad y ha creado otros nuevos. Las organizaciones están utilizando la minería de procesos como remedio a los obstáculos creados por el trabajo a distancia.
La entrada de datos desde los portátiles personales y la conexión a los programas a distancia planteaban problemas de conectividad. La falta de fiabilidad de los sistemas obligaba a los miembros del equipo a recurrir a métodos manuales para hacer las cosas. O bien, utilizaban un híbrido de software, mientras que una sola aplicación era suficiente en la oficina. La minería de procesos es una herramienta útil para detectar los problemas relacionados con el trabajo desde casa y ayuda a solucionarlos antes de que degraden la reputación o los ingresos de la empresa.
Detectar las desviaciones antes de que se conviertan en problemas mayores
La minería de procesos hace un seguimiento de las automatizaciones que recorren su organización, pero los empleados también realizan una serie de tareas sin rumbo o desconocidas que pasan desapercibidas.
La realización de tareas manuales en programas como Excel, correo electrónico, Slack -incluso ecuaciones conectadas a la aplicación de la calculadora- puede ralentizar el ritmo y jugar con los objetivos de la empresa. Combinando la minería de tareas, una tecnología que capta este tipo de tareas, se puede realizar un análisis más sólido y preciso.
Construir modelos de IA más fuertes
Si está utilizando herramientas de inteligencia artificial en su estrategia de automatización, la minería de procesos es imprescindible. La IA es una tecnología hambrienta. Se da un festín con un sólido almacén de patrones. Si la alimentas con escenarios hipotéticos o conjuntos de datos defectuosos, vas a generar modelos igual de agrios. Al servirle una multitud de situaciones reales en tiempo real, la IA puede generar resultados de mayor calidad con una imagen clara del rendimiento real.
Desarrollar una mentalidad más iterativa
La gestión de los procesos de negocio (BPM) no es una práctica que se pueda establecer y olvidar. Hay que ver cada flujo de trabajo como un prototipo que se puede probar y evaluar continuamente una vez que se libera en la naturaleza. Al igual que inventores como James Dyson jugaron con los diámetros de las mangueras y los flujos de succión para producir 5.127 prototipos antes de llegar a la multimillonaria aspiradora Dyson, la minería de procesos le ayuda a manipular continuamente elementos discretos para encontrar el mejor enfoque.
Implantar gemelos digitales
Las plataformas que mejor fomentan este enfoque iterativo toman algunos trucos del libro de jugadas de la NASA: los gemelos digitales. Durante la época del Apolo, la NASA inició una tendencia innovadora: construyó una copia de seguridad terrestre de cada pieza del equipo que enviaba al espacio exterior. Así es como el ingeniero aeroespacial Ken Mattingly pudo realizar las simulaciones de encendido en Houston que finalmente salvaron a la tripulación de la malograda misión Apolo 13. Tenía una réplica exacta con la que podía jugar metódicamente.
Los gemelos digitales son la piedra angular de la minería de procesos eficaz. Podemos construir imitaciones virtuales de los ecosistemas de software y probar pequeños ajustes y empujones incrementales sin afectar al marco real. En lugar del método tradicional de implantar un cambio genérico en toda la organización, los gemelos digitales ayudan a evaluar y parchear agujeros más precisos en el sistema. A veces son ajustes minúsculos y discretos que pueden tener un impacto notable en la eficiencia general.
La minería de procesos es una herramienta inestimable para catalogar las actividades de automatización y analizar su rendimiento para el crecimiento futuro. Esta práctica está en pleno auge: los expertos estiman que el que el sector, con un valor de 421,9 millones de dólares, está preparado para crecer hasta los 10.400 millones de dólares en 2028.. Con las herramientas de minería de procesos adecuadas, su organización puede aprovechar al máximo su poder y empezar a a reducir los 3 billones de dólares de pérdidas anuales anuales en que incurren las organizaciones debido a procesos ineficientes.
