Cuando los procesos llegan a un punto de decisión, no siempre es tan fácil como responder Sí/No. Los procesos automatizados pueden tener que analizar docenas de factores para determinar el siguiente paso: ¿Apruebo este préstamo? ¿Debo conceder esta solicitud de vacaciones? ¿Con quién debo ponerme en contacto para la aprobación?
Manejar decisiones complejas y lógica condicional puede resultar abrumador. Especialmente en los mapas de procesos multipantalla o en las plataformas de gestión de procesos empresariales (BPM ) que requieren amplios conocimientos de scripting.
Las Tablas de Decisión, una nueva característica de la Plataforma ProcessMaker, facilita la configuración de la lógica que resuelve reglas de negocio complejas.
En este artículo hablaremos de ello:
- Definición de las tablas de decisión
- Cómo las tablas de decisión facilitan la creación de procesos
- Ventajas de las mesas de decisión
- Buenas prácticas para las Mesas de Decisión
¿Qué es una tabla de decisión en la automatización de procesos?
Las Tablas de Decisión le facilitan a usted, el diseñador de procesos, la visualización y el mapeo de la lógica condicional. Son los procesos de pensamiento que sus automatizaciones utilizan para resolver escenarios complejos.
Imagine este sencillo proceso de decisión con una sola regla. Estás creando un formulario de solicitud de vacaciones y quieres bloquear un puñado de fechas.
Puede establecer las fechas no disponibles en una Tabla de decisiones. Digamos que el 24 de noviembre, Viernes Negro de 2023, es una fecha de trabajo crucial en su negocio minorista. Un empleado envía esta fecha, y bajo el capó, el sistema sabe automáticamente que esta fecha es un no-no. Muestra un mensaje de su elección, como "Esta fecha no está disponible".
La toma de decisiones en el momento mejora todo tipo de formularios web sofisticados y tareas de proceso:
- Establecer los países que no admiten un determinado nivel de seguro de viaje o de enfermedad
- Comprobar el saldo de una cuenta antes de aprobar una retirada
- Establecer un umbral de puntuación crediticia para la aprobación de préstamos
- Gestionar las transacciones potencialmente fraudulentas
- Califique la calidad de un cliente potencial entrante
- Evaluar las reclamaciones de garantía
- Activar las reacciones adecuadas en función de los SLA o del estado del programa de fidelización
- Calcular las primas de seguro en función de una serie de factores de riesgo
- Aprobar una orden de compra si es inferior a un importe determinado
- Sugerir productos relevantes en función de la época del año
- Identificar la respuesta adecuada a una consulta de atención al cliente.
- Pasar/no pasar una solicitud en un proceso de control de calidad
- Compruebe si ya existe una dirección de correo electrónico en su sistema
- Determinar qué gestor debe dar su visto bueno en función del tipo de solicitud.
- Esta herramienta facilita la visualización y el ajuste de las reglas de negocio sin necesidad de modificar el mapa de procesos.
¿Cómo facilitan las Tablas de Decisión la creación de procesos?
Las tablas de decisión simplifican la gestión de múltiples opciones de decisión en la automatización de procesos empresariales (BPA) sin necesidad de secuencias de comandos ni programación compleja.
Tradicionalmente, la gestión de decisiones implicaba escribir scripts personalizados en código o una compleja red en un mapa de procesos. Estos requerían conocimientos técnicos y consumían tiempo y recursos valiosos. Con Decision Tables, ProcessMaker ha eliminado estas barreras, ayudando a los usuarios a diseñar decisiones complejas con facilidad y eficiencia.
Las principales ventajas de las Mesas de decisión de procesos
La integración de Tablas de Decisión dentro de la Plataforma ProcessMaker ofrece numerosos beneficios a las organizaciones. A continuación se explica cómo sacar el máximo partido de esta nueva forma de modelar la lógica empresarial.
Simplificación de la toma de decisiones
Las tablas de decisión ofrecen un enfoque sencillo y fácil de utilizar para manejar lógicas complejas. Los diseñadores de procesos pueden utilizar una interfaz visual para definir opciones de decisión, condiciones y acciones, sin necesidad de conocimientos técnicos ni scripts.
Al ver las relaciones entre las distintas posibilidades, se pueden detectar los cuellos de botella y mejorar los procesos. Esta simplificación ayuda a que personas de distintos departamentos y funciones participen en la toma de decisiones, colaboren y las mejoren.
Fácil de entender
Todas las partes interesadas, desde los responsables de ventas hasta los de TI, pueden comprender fácilmente las reglas de decisión en un formato tabular. Gracias a los prácticos elementos visuales, los miembros del equipo pueden colaborar estrechamente en el desarrollo de la lógica de decisión. Muchos procesos afectan a varios equipos: ventas, marketing, contabilidad, etc. Las tablas de decisión ofrecen a todos la oportunidad de participar en el desarrollo del proceso.
Aumento de la productividad
Al reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para diseñar decisiones complejas, las Tablas de decisión mejoran la productividad de las organizaciones. Los usuarios pueden definir rápidamente la lógica empresarial, probar diferentes escenarios y realizar los ajustes necesarios, todo ello dentro de una interfaz ágil e intuitiva. Esta eficiencia permite a los equipos tomar decisiones oportunas e informadas, manteniendo los procesos en marcha e impulsando la productividad general.
Mayor precisión y coherencia
Las tablas de decisión proporcionan un marco estructurado para la toma de decisiones, aumentando la precisión y la coherencia. Al ver todo con claridad, es fácil comprobar que se han incluido todas las posibilidades, con lo que es menos probable que se cometan errores o se olviden cosas.
Mayor transparencia y auditabilidad
La representación visual de la lógica empresarial aumenta la transparencia. El personal de cumplimiento, independientemente de su formación técnica, puede revisar el proceso de toma de decisiones y los factores que influyen en los resultados. Además, las Tablas de decisión son totalmente auditables. Puede rastrear y revisar fácilmente los pasos de la toma de decisiones, garantizando el cumplimiento de la normativa y las políticas de la organización.
Diseño modular de procesos
Al separar las reglas de decisión del mapa de procesos, puede reutilizar rápidamente las reglas en distintos procesos. La lógica de decisión se trata como un componente independiente al que puede acceder en múltiples contextos sin duplicación.
Normas centralizadas
En lugar de dispersar la lógica empresarial por varios procesos, se consolidan en un formato estructurado. Realice cambios en la propia tabla de decisiones sin necesidad de realizar grandes modificaciones en varios lugares.
Mejores prácticas para el uso de tablas de decisión en procesos automatizados
Las tablas de decisión son una herramienta imprescindible para la optimización de procesos. He aquí algunos consejos para sacar el máximo partido a esta nueva y potente función.
Mantener una lógica concisa y centrada
Evite la complejidad innecesaria. Las Tablas de Decisión son valiosas para su estrategia de procesos por lo fácil que resulta ver y modificar la lógica empresarial compleja. Mantenga un número manejable de factores de decisión, condiciones y resultados. Los criterios ambiguos, redundantes o innecesarios dificultan la comprensión y el mantenimiento de la tabla.
Hacerlos comprensibles para los interesados no técnicos
Las Tablas de Decisión son una gran ayuda para la transparencia organizativa. Manténgalas libres de jerga o acrónimos que puedan desconcertar a los miembros no técnicos del equipo. Organiza sesiones de intercambio de conocimientos para familiarizar a todo el mundo con las ideas que subyacen a tus procesos automatizados.
Realizar revisiones periódicas
Las Tablas de Decisión de bajo código son una parte clave de la mejora continua de los procesos. A medida que su empresa evolucione, podrá reducir los posibles resultados. Revise con frecuencia su lógica para asegurarse de que cumple los estándares actuales.
Al revisar, colabore con todos los implicados. Los analistas de negocio, los expertos en la materia y los representantes del servicio de atención al cliente pueden aportar valiosos comentarios sobre el modo en que los usuarios se desenvuelven en el proceso real. Pídeles su opinión para asegurarte de que la lógica de las decisiones se ajusta siempre a los KPI.
Las tablas de decisiones son una representación digital de sus políticas corporativas. Con esta nueva función, puede diseñar fácilmente la línea de pensamiento que deben seguir las automatizaciones para tomar decisiones importantes. Independientemente de sus conocimientos técnicos, podrá crear automatizaciones empresariales capaces de tomar decisiones complejas con facilidad y confianza.
¿Cómo impulsan las tablas de decisión la hiperproductividad?
Las mesas de decisión pueden cambiar las reglas del juego de su organización en más de un sentido. Una de las formas más significativas de transformar su flujo de trabajo es impulsar la hiperproductividad. En lugar de ser simplemente productivo, tu equipo puede convertirse en hiperproductivo, completando el trabajo más rápido y de forma más eficiente que nunca.
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