Im Hochschulbereich ist das Studierendensekretariat das Herzstück der Verwaltung der akademischen Unterlagen der Studierenden. Die Aufgaben sind datenintensiv; die Teammitglieder übernehmen die schwere administrative Arbeit der Koordinierung von Bewertungen von Transferleistungen, Anträgen auf Notenänderungen und der Planung von Studienabschlüssen. Wenn man sich bei der Bearbeitung der schieren Menge an Papierkram auf manuelle Methoden verlässt, sind Fehler und Ineffizienzen vorprogrammiert - mit schwerwiegenden Folgen sowohl für die Studierenden als auch für die Hochschule.
Glücklicherweise bietet die digitale Prozessautomatisierung eine Lösung für diese alltäglichen Herausforderungen. Hier sind die drei wichtigsten Prozesse, die technikaffine Hochschulteams in der Registratur vollständig automatisieren.
1. Bewertung von Transferleistungen
Der Umgang mit Studienanfängern ist eine der schwierigsten Aufgaben für den Kanzler. Es ist ein vielschichtiger Prozess mit einer Menge Papierkram, den es zu bewältigen gilt. Der Prozess hat den Ruf den Ruf der Unklarheit Es ist ein komplexes und kostspieliges Labyrinth" und ein wirbelndes Mysterium, das dem "Bermuda-Dreieck" ähnelt. Ein erfahrener Bewerter lässt nichts unversucht, um einen vielschichtigen Prozess zu schaffen, der schwer zu skalieren ist.
In vielen Fällen erfahren die Studierenden erst in den folgenden Wochen, was mit ihren Credits geschieht 4-6 Wochen nach sie den Unterricht begonnen haben. Die späte Nachricht kann ihre Pläne durchkreuzen und die unerwarteten Kosten für weitere Semester verursachen.
Verfahren zur Anrechnung von Studienleistungen im Hochschulbereich
Beinahe 4 von 10 Studenten bringen Anrechnungspunkte mit. Clevere Universitäten nutzen die schnelle, transparente Automatisierung der Anrechnung von Studienleistungen, um Studieninteressierte zu gewinnen. Unabhängig davon, ob Sie Ihren Rekrutierungsplan durch virtuelles Lernen oder geografische Ausdehnung erweitern wollen, strömen neue Varianten von Zeugnissen auf Ihre Hochschule ein. Einzigartige Formen, Formate und Größen erhöhen den Verwaltungsaufwand.
Mit Hilfe einer automatisierten Software können Sie einen wochenlangen Prozess auf drei Tage verkürzen.
- Studenten können ihre Zeugnisse online einreichen, und intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) extrahiert sofort die relevanten Inhalte. Die erworbenen Credits, der Name der vorherigen Einrichtung sowie die Kurstitel und -codes werden automatisch in Ihr System eingegeben.
- Die Geschäftsregeln überprüfen die Kursarbeit anhand Ihrer Äquivalenztabelle auf automatische Übereinstimmung.
- Wenn Ihr Prozessautomatisierungssystem auf einen unpassenden Kurs stößt, sendet es eine Überprüfungsanfrage an einen Dekan oder ein Fakultätsmitglied.
- Wenn sie die Benachrichtigung verpassen, erhalten sie am nächsten Tag eine Erinnerung in ihrem Posteingang.
Und das Beste ist, dass automatisierte Workflows die Schüler über den Fortschritt informieren, wie bei einer Postmates-Essenbestellung.
2. Anträge auf Notenänderung
Es gibt viele Gründe, warum Studierende eine Pause von ihrem Studium brauchen. Gesundheitliche Probleme, finanzielle Schwierigkeiten oder Militäreinsätze sind einige der häufigsten Gründe. Dies stellt eine besondere Herausforderung für die Verwaltung dar, vor allem wenn es sich um zurückkehrende Studierende handelt, die nach Abschluss des Kurses unvollständige Noten aktualisieren müssen.
Um den Prozess der Notenänderung in Gang zu setzen, benachrichtigen die Fakultätsmitglieder mehrere campusübergreifende Teammitglieder. Es gibt viele Genehmigungsstufen, von der Finanzhilfe bis zum Fachbereichsvorsitzenden, bevor der Antrag das Kanzleramt erreicht. Aufgrund der komplexen und schwer zu verfolgenden Natur von Anträgen auf Notenänderung eignet sich dieser Prozess hervorragend für eine Automatisierung.
- Richten Sie Workflows ein, die den Antrag automatisch an die zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung weiterleiten.
- Jede Unterschrift dient als Kontrollpunkt. Wenn man in Verzug gerät, sendet das System eine schnelle Erinnerung per E-Mail oder SMS.
- Jeder Schritt dieses Prozesses wird in Prüfprotokollen festgehalten, um die Aufzeichnungen zu sichern.
Da eine zentrale Plattform alle Anträge bearbeitet, können alle Beteiligten den Status leicht überwachen. Keine verlorenen Formulare mehr, keine verwirrten Studenten und kein Papierkram, der im Raster untergeht.
3. Planung der Graduierung
Die Planung des Studienabschlusses ist ein komplexer Prozess im Studierendensekretariat. Er umfasst die Koordinierung mehrerer Abteilungen und Interessengruppen, wie Studierende, Lehrkräfte und Verwaltung.
Alles beginnt mit dem Antrag eines Schülers auf Abschlussfeier, einschließlich der Festlegung eines Datums für die Zeremonie, der Beantragung einer Abschlussprüfung, der Angabe der korrekten Aussprache des Namens und sogar der Beantragung von Eintrittskarten für Angehörige. Die manuelle Verwaltung all dieser Aspekte kann überwältigend sein, und genau hier kommt die Automatisierung ins Spiel.
Mithilfe der digitalen Prozessautomatisierung können Sie mehrere Workflows zur Verwaltung der akademischen und betrieblichen Aspekte der Zeremonie orchestrieren. Workflows senden Erinnerungen an berechtigte Studenten, die noch Anträge für die Graduierung stellen müssen, und benachrichtigen automatisch den zuständigen Berater, wenn die Erinnerungen ungelesen bleiben. Selbst wenn die Zeremonie virtuell stattfindet, kann jeder verdiente Student die Anerkennung erhalten, die er verdient hat.
Die Automatisierung bietet eine Lösung für die Herausforderungen, mit denen das Studierendensekretariat an Hochschulen konfrontiert ist. Durch die Automatisierung kritischer Prozesse wie die Bewertung von Studienleistungen, die Beantragung von Notenänderungen und die Planung von Studienabschlüssen können Hochschulen ihre Effizienz steigern, Fehler reduzieren und letztlich den Studierenden eine bessere Erfahrung bieten.
