4 lecciones aprendidas del boom de la automatización en 2020

Entre las tendencias de continuidad de negocio de la pandemia de 2020, la automatización del negocio surgió. Esta búsqueda de la supervivencia se ha transformado en una conquista de la ventaja competitiva, que probablemente supere la estimación, ahora conservadora, de Forrester de 12.000 millones de dólares de gasto global en servicios de automatización de procesos robóticos para 2023.

Organizaciones de todos los tamaños han adoptado la transformación digital impulsada por bots en todos los departamentos para reducir los costes operativos y aumentar la calidad de sus resultados. Pero no todos los esfuerzos han tenido éxito, algunos han sido todo lo contrario.

A medida que las organizaciones avanzan, muchas han descubierto los costes ocultos pero evitables que separan los programas fallidos de los exitosos.

Para evitar aprender por las malas de los errores más comunes, he aquí algunas cosas que su equipo puede tener en cuenta al automatizar este año.

1. Nunca subestime el tiempo de automatización

Desde el principio, muchos equipos se basan en los plazos de implementación estimados sin tener en cuenta los procesos que necesitan un trabajo de preparación adicional. Si no se toma el tiempo necesario para entender los procesos, la automatización puede adoptar pasos inexactos que son anticuados o simplemente no se ajustan a los flujos de trabajo del mundo real. 

Desgraciadamente, una "solución ágil" que tarda más de cuatro veces el plazo estimado de instalación puede perder fácilmente el impulso. Los equipos se sienten desconcertados por el hecho de que sus esfuerzos de automatización piloto duren hasta medio año cuando esperaban menos de 2 meses como máximo. Es natural que algunos abandonen estos esfuerzos lentos y costosos antes de llegar a su conclusión.

Para acelerar sus esfuerzos, es fundamental conocer sus procesos. Las entrevistas a los empleados y otros aspectos del análisis de procesos de negocio (BPA) deben ser considerados desde el principio de sus planes.

2. Asegúrese de que los procesos están realmente preparados para la automatización

Conocer sus procesos puede ayudarle a evitar otro error cardinal en la automatización empresarial: los bots no crean mejores procesos.

Los equipos que adoptan flujos de trabajo basados en bots pueden estar convencidos de que los problemas de calidad y eficiencia se resuelven eliminando el error humano. Sin embargo, algunos utilizan procesos existentes con errores humanos incorporados. Ahora producen mala calidad en mayores cantidades.

Naturalmente, las organizaciones deberían analizar en profundidad para qué están programados sus bots. A la hora de elegir los procesos adecuados para una automatización rentable, los equipos podrían tener éxito con procesos que:

• Tendrá un impacto destacado para atraer el entusiasmo de la organización en general.
• No son complejos de manera que se produzca una programación de alto coste y alta mano de obra.
• Contienen un comienzo y un final claros sin toneladas de pasos intensamente cognitivos.
• Están estandarizados en todos los departamentos y centros para mejorar la escala de automatización.
• Están vacías de pasos sin valor añadido como las actividades obsoletas.

Si los procesos no están preparados para la automatización, es posible que la redundancia y el despilfarro persistan en toda la organización. Los métodos de gestión de procesos empresariales (BPM), como el mencionado BPA, pueden ayudar a evaluar y preparar sus procesos.

3. Cuidado con el exceso de automatización

Por otro lado, algunas empresas han llevado demasiado lejos el impulso de los primeros éxitos y lo han aplicado donde no corresponde. Esto será especialmente cierto a medida que más organizaciones busquen la automatización de principio a fin. Los esfuerzos excesivamente entusiastas suelen presentarse en forma de

1.  Automatizar más allá del punto de rendimiento decreciente.
2.  Demasiados proyectos de automatización.

La automatización de extremo a extremo de la empresa aporta grandes beneficios a muchos flujos de trabajo, pero puede resultar demasiado costosa de programar y mantener para otros. Muchas empresas se dan cuenta de que, a medida que descargan los procesos en los bots y unen las islas de automatización, suele haber una última milla de procesos complejos que es mejor dejar en manos de los humanos.

Otras organizaciones han descubierto que impulsar indiscriminadamente la ampliación de la automatización conduce a rendimientos débiles. Con demasiadas gotas en demasiados cubos, los equipos se dan cuenta de que deben centrar la mayor parte de sus esfuerzos en los proyectos más pequeños que realizan grandes cambios. Con el tiempo, el crecimiento se produce de forma natural a medida que los equipos internos adquieren experiencia y toman la delantera en sus propios proyectos de automatización especializados.

4. Adoptar soluciones inteligentes de automatización empresarial

Elegir las herramientas y plataformas adecuadas es tan importante como elegir los procesos. Dicho esto, varias empresas han descubierto que algunas herramientas de automatización son más inteligentes que otras.

Muchos equipos están aprendiendo que su elección en soluciones de automatización son en realidad sistemas heredados.

Para tener una perspectiva, considere que sus equipos tendrán dificultades para crear sus propias automatizaciones si la programación personalizada requiere habilidades, tiempo o personal que sus equipos internos no pueden ofrecer. Depender únicamente de su equipo de TI o de consultores externos no contribuye a crear una reserva de talento interno ni a ampliar su automatización de la empresa de la empresa a un buen ritmo. Estos son los retos habituales de las soluciones heredadas.

En cambio, las soluciones de automatización "inteligentes" son la nueva generación diseñada pensando en un desarrollo democratizado. Integrando varias DigitalOps Toolbox tecnologías como RPA, IA, minería de procesos y software de gestión de procesos empresariales (BPMS) ofrece a las organizaciones una ventaja más inteligente para sus proyectos.

Por ejemplo, los equipos están descubriendo:

• Pueden aprovechar las interfaces de bajo código para convertir a cualquier trabajador de primera línea en desarrolladores de automatización a tiempo parcial.
• La automatización de procesos más complejos dentro de esa "última milla" es más factible con plataformas que aprenden y se adaptan mediante el aprendizaje automático.
• La minería de procesos puede desgranar aún más los datos de sus procesos, entrenar su IA y reducir el tiempo y la habilidad necesarios para "bot-ificar" los flujos de trabajo elaborados. 

En última instancia, las empresas que ponen en práctica herramientas inteligentes están encontrando una ventaja competitiva gracias a una mayor claridad en los flujos de trabajo diarios. Al combinar las técnicas de BPM y BPA en la automatización inteligente, puede aumentar sus posibilidades de éxito donde otros han tenido dificultades.