Zu den Business-Continuity-Trends der Pandemie 2020, Geschäftsautomatisierung stark angestiegen. Dieses Streben nach Überleben hat sich zu einer Jagd nach Wettbewerbsvorteilen entwickelt, die wahrscheinlich die mittlerweile konservativen Schätzungen von Forrester übersteigen 12 Mrd. $ globale Ausgaben für Dienstleistungen im Bereich der robotergestützten Prozessautomatisierung bis 2023.
Unternehmen aller Größenordnungen haben die digitale Transformation mit Hilfe von Bots in allen Abteilungen eingeführt, um die Betriebskosten zu senken und die Qualität ihrer Ergebnisse zu verbessern. Aber nicht alle Bemühungen waren erfolgreich - einige waren eher das Gegenteil.
Im Laufe der Zeit haben viele Organisationen die versteckten, aber vermeidbaren Kosten entdeckt, die gescheiterte Programme von erfolgreichen unterscheiden.
Um zu vermeiden, dass Sie aus häufigen Fehlern lernen, finden Sie hier einige Hinweise, die Ihr Team bei der Automatisierung in diesem Jahr beachten sollte.
1. Unterschätzen Sie niemals die Zeit bis zur Automatisierung
Viele Teams verlassen sich von Anfang an auf den geschätzten Zeitrahmen für die Implementierung, ohne Prozesse zu berücksichtigen, die zusätzliche Vorbereitungsarbeit erfordern. Wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, Ihre Prozesse zu verstehen, kann es passieren, dass Ihre Automatisierung ungenaue Schritte übernimmt, die veraltet sind oder einfach nicht den realen Arbeitsabläufen entsprechen.
Leider kann eine "agile Lösung", die mehr als das Vierfache der geschätzten Einrichtungszeit benötigt, leicht an Schwung verlieren. Die Teams sind verwirrt, warum ihre Pilotautomatisierungsbemühungen bis zu einem halben Jahr dauern, obwohl sie höchstens zwei Monate erwartet hatten. Es ist nur natürlich, dass einige diese langsamen und kostspieligen Bemühungen aufgeben, bevor sie abgeschlossen sind.
Um Ihre Bemühungen zu beschleunigen, ist es wichtig, Ihre Prozesse zu kennen. Mitarbeiterbefragungen und andere Aspekte der Geschäftsprozessanalyse (BPA) sollten frühzeitig in Ihre Pläne einbezogen werden.
2. Sicherstellen, dass die Prozesse wirklich automatisierungsfähig sind
Wenn Sie Ihre Prozesse kennen, können Sie einen weiteren Kardinalfehler bei der Unternehmensautomatisierung vermeiden: Bots schaffen keine besseren Prozesse.
Teams, die Bot-gesteuerte Arbeitsabläufe einführen, sind vielleicht davon überzeugt, dass Probleme mit Qualität und Effizienz durch die Beseitigung menschlicher Fehler gelöst werden. Einige nutzen jedoch bestehende Prozesse, in die menschliche Fehler bereits eingebaut sind. Jetzt produzieren sie schlechte Qualität in größeren Mengen.
Natürlich sollten Unternehmen einen genaueren Blick darauf werfen, für welche Aufgaben ihre Bots programmiert werden. Bei der Auswahl der richtigen Prozesse für eine kosteneffiziente Automatisierung könnten Teams mit Prozessen erfolgreich sein, die:
- wird eine herausragende Wirkung haben Aufregung in der gesamten Organisation hervorrufen.
- nicht komplex sind in einer Weise, die zu einer kostenintensiven Programmierung mit hohem Arbeitsaufwand führt.
- einen klaren Anfang und ein klares Ende enthalten ohne viele kognitionsintensive Schritte.
- sind standardisiert über Abteilungen und Standorte hinweg für eine bessere Skalierung der Automatisierung.
- sind frei von nicht wertschöpfenden Schritten wie z. B. überholte Aktivitäten.
Ohne automatisierungsfähige Prozesse kann es in Ihrem Unternehmen immer noch zu Redundanzen und Verschwendung kommen. Methoden des Geschäftsprozessmanagements (BPM) wie die bereits erwähnte BPA können bei der Bewertung und Vorbereitung Ihrer Prozesse helfen.
3. Hüten Sie sich vor Überautomatisierung
Andererseits sind einige Unternehmen mit dem Schwung der ersten Erfolge zu weit gegangen und haben ihn dort eingesetzt, wo er nicht hingehört. Dies wird umso mehr der Fall sein, je mehr Unternehmen eine durchgängige Automatisierung anstreben. Übereifrige Bemühungen kommen oft in Form von entweder:
- Die Automatisierung übersteigt den Punkt des abnehmenden Ertrags.
- Überlastung durch zu viele Automatisierungsprojekte.
Die durchgängige Automatisierung von Geschäftsprozessen bringt für viele Arbeitsabläufe große Vorteile mit sich, kann aber für andere viel zu hohe Programmier- und Wartungskosten verursachen. Viele Unternehmen stellen fest, dass, wenn sie Prozesse an Bots auslagern und Automatisierungsinseln miteinander verbinden, oft eine letzte Meile komplexer Prozesse verbleibt, die am besten von Menschen durchgeführt werden sollten.
Andere Unternehmen haben festgestellt, dass ein wahlloses Drängen auf eine erweiterte Automatisierung zu schwachen Ergebnissen führt. Bei zu wenigen Tropfen in zu vielen Eimern erkennen die Teams, dass sie ihre Anstrengungen auf die kleineren Projekte konzentrieren sollten, die große Veränderungen bewirken. Schließlich kommt das Wachstum von selbst, wenn interne Teams Erfahrungen sammeln und die Führung bei ihren eigenen spezialisierten Automatisierungsprojekten übernehmen.
4. Intelligente Lösungen zur Geschäftsautomatisierung einsetzen
Die Auswahl der richtigen Tools und Plattformen ist ebenso wichtig wie die Wahl der Prozesse. Allerdings haben einige Unternehmen festgestellt, dass einige Automatisierungswerkzeuge intelligenter sind als andere.
Viele Teams stellen fest, dass die von ihnen gewählten Automatisierungslösungen eigentlich Altsysteme sind.
Bedenken Sie, dass es für Ihre Teams schwierig sein wird, ihre eigenen Automatisierungen zu entwickeln, wenn die benutzerdefinierte Programmierung Fähigkeiten, Zeit oder Personal erfordert, die Ihre internen Teams nicht bieten können. Die ausschließliche Abhängigkeit von Ihrem IT-Team oder externen Beratern trägt wenig zum Aufbau Ihres internen Talentpools und zur Skalierung Ihrer Geschäftsautomatisierung zu skalieren. Dies sind die üblichen Herausforderungen bei Legacy-Lösungen.
Im Gegensatz dazu sind "intelligente" Automatisierungslösungen die nächste Generation, die auf eine demokratische Entwicklung ausgerichtet sind. Die Integration verschiedener DigitalOps-Werkzeugkasten Technologien wie RPA, KI, Process Mining und Business Process Management Software (BPMS) verschafft Unternehmen einen intelligenten Vorteil für ihre Projekte.
Zum Beispiel finden die Teams:
- Sie können Low-Code-Schnittstellen nutzen, um jeden Mitarbeiter in Teilzeit als Automatisierungsentwickler einzusetzen.
- Die Automatisierung komplexerer Prozesse innerhalb dieser "letzten Meile" ist mit Plattformen, die durch maschinelles Lernen lernen und sich anpassen, leichter möglich.
- Process Mining kann Daten über ihre Prozesse weiter entpacken, ihre KI trainieren und den Zeit- und Kompetenzaufwand für die "Botifizierung" aufwendiger Arbeitsabläufe verringern.
Die Unternehmen, die intelligente Werkzeuge einsetzen, haben letztlich einen Wettbewerbsvorteil, weil sie mehr Klarheit in die täglichen Arbeitsabläufe bringen. Durch die Kombination von BPM- und BPA-Techniken zu einer intelligenten Automatisierung können Sie Ihre Erfolgschancen dort erhöhen, wo andere sich schwer tun.
