¿Cómo mejora AI Chatbots sus flujos de trabajo actuales?

Hay tantos procesos de negocio que gestionar y tantas tareas que gestionar en un día determinado. Dirigir un negocio, grande o pequeño, es un desafío inmenso. Afortunadamente, puede utilizar los robots de chat para ayudar con el servicio de atención al cliente, nutrir a los clientes potenciales, gestionar y automatizar los procesos internos, y más. Ya sea Spotify o Sephora, un creciente número de marcas están aprovechando el potencial que los chatbots tienen para ofrecer. Lo mejor de todo es que los robots de chat están en gran parte automatizados, así que puedes ejecutar todo lo anterior sin gastar recursos adicionales.

¿Por qué chatbots?

Los robots de chat son herramientas poderosas potenciadas por la IA que pueden ayudar automáticamente a los prospectos y clientes y ayudarle a manejar sus procesos internos. Además, los chatbots se pueden conectar a las plataformas de mensajería existentes. 

Si un cliente envía a su organización una pregunta o solicitud en Facebook, el chatbot puede responder a la consulta sin necesidad de elevarla a su equipo de éxito de clientes. Asimismo, los chatbots pueden recordar automáticamente a los empleados los eventos importantes (por ejemplo, una reunión), o ayudarles a gestionar los procesos y proyectos empresariales.

Echemos un vistazo a algunas de las principales ventajas de utilizar un chatbot para mejorar los flujos de trabajo existentes.

1. Reducir la carga de su equipo de servicio al cliente: Los chatbots pueden ser usados para responder preguntas, lo que significa que su equipo de servicio al cliente tiene una tarea menos que manejar. Muchos equipos de servicio al cliente luchan por mantenerse al día con el diluvio de preguntas que llegan cada día. A menudo, muchas de las preguntas son simples, como "¿Qué métodos de pago acepta?" El chatbot correcto puede responder a esas preguntas con facilidad. Esto permite a su equipo de atención al cliente centrarse en temas más complicados, como las quejas de los clientes, los pedidos perdidos y similares.
2. Racionalizar sus procesos internos: Muchas empresas utilizan los robots de chat para asegurarse de que sus procesos empresariales internos sean más eficientes. Los chatbots pueden gestionar calendarios, buscar documentación e incluso facilitar la gestión de activos, como los medios sociales. Los departamentos de RRHH también utilizan los chatbots para gestionar las solicitudes internas. Los gerentes pueden utilizar los bots para enviar mensajes y supervisar el equipo.
3. Responder a las solicitudes con mayor rapidez: Los chatbots pueden ser configurados para responder a las solicitudes y preguntas en cuestión de segundos. Si un cliente envía una pregunta o hace una queja, puede responder inmediatamente, demostrando que está escuchando. De la misma manera, si un empleado tiene preguntas acerca de las políticas de RRHH o necesita un determinado documento, un chatbot puede ayudar en la búsqueda.
4. Aumentar el compromiso con los clientes y los empleados: Muchos chatbots están programados para ser juguetones y amigables con sus clientes. Si uno de sus empleados usó el chatbot para localizar un documento y en respuesta el chatbot "es genial", puede programar el chatbot para que responda con "¡tú también eres genial!" Pequeñas cosas como esta pueden mejorar la moral de los clientes y empleados por igual.
5. Recopilar datos y perspectivas: Vivimos en un mundo basado en datos. Las mejores compañías están reuniendo datos de tantas fuentes como sea posible, tratando de descubrir las claves. ¿Un libro blanco en particular fomenta las inscripciones? ¿Un mensaje de ventas específico está disfrutando de una alta tasa de conversión? Los chatbots también pueden generar datos de los usuarios, como el comportamiento de compra, quejas comunes y más.
6. Manténgase en operación 24/7: De acuerdo con el Informe sobre el estado de los Chatbots en 2018El 64% de los encuestados informó que el servicio de 24 horas era la mejor característica del chatbot. Muchas compañías ahora operan globalmente, pero las diferentes zonas horarias pueden ser un dolor de cabeza. De la misma manera, incluso los clientes de una zona tienen horarios muy diferentes. Algunos pueden ser noctámbulos, otros pueden ser madrugadores. Los chatbots trabajan 24/7, lo que significa que su compañía también lo hace.
7. Cumplir con todo lo anterior mientras se ahorra dinero: Los chatbots te ayudarán a reducir la carga de trabajo, aumentar las conversiones, e impulsar la felicidad de los clientes, entre otras cosas. Y al automatizar el trabajo y reducir la cantidad de tiempo que su personal tiene que dedicar a las tareas, podrá ahorrar dinero.

¿Perderé el contacto con los clientes y los empleados?

Algunas empresas temen que al usar los chatbots, se desconecten de sus clientes e incluso de sus empleados. Si reemplazaste todo tu departamento de servicio al cliente podrías perder el contacto con los clientes. De la misma manera, si los gerentes dejan de interactuar con los empleados y dependen completamente de los robots de chat, podrían perder el contacto. 

Las empresas inteligentes, sin embargo, no están utilizando los robots de chat para sustituir al personal y los departamentos, sino para ayudarlos. Si los empleados dedican menos tiempo a preocuparse por su calendario y los próximos eventos porque un chatbot se mantiene actualizado, pueden concentrarse en el trabajo de valor añadido. Del mismo modo, si su departamento de atención al cliente no tiene que ocuparse de peticiones sencillas, pueden trabajar directamente con los clientes y los clientes que se enfrentan a retos más complejos. 

Cuando usas los chatbots, el resultado final será clientes más felices y empleados más productivos.

Entonces, ¿cuándo se usan los chatbots?

Hay varios escenarios diferentes en los que los chatbots entran en juego: 

• Responder a los mensajes de los clientes
• Proporcionar documentación, como informes de investigación
• Tomando y rastreando los detalles de contacto,
• Proporcionar detalles sobre el estado de los pedidos, el estado de los proyectos, etc.
• Enviar mensajes a los clientes después de un pedido o una queja...
• Enviando recordatorios a los empleados sobre los plazos importantes

Los chatbots están siendo adoptados por muchas de las mayores marcas y empresas más competitivas. Mientras que la tecnología, y en particular la IA que da poder a los chatbots, está evolucionando, la tecnología está probada. Sus clientes disfrutarán de una mejor experiencia, y sus procesos de negocio serán más eficientes. Lleva tiempo configurar correctamente un chatbot, pero el tiempo empleado es bien recompensado.

En conclusión

A estas alturas debería quedar claro que los chatbots ahorran tiempo y dinero, a la vez que mejoran los flujos de trabajo existentes, la experiencia de los clientes y la productividad de los empleados. A medida que los mercados evolucionan, las empresas que no se adaptan a los chatbots corren el riesgo de quedarse atrás con respecto a la competencia.

Escrito por: Katherine Manning