¿Cómo se aplica la minería de procesos?

¿Cómo se aplica la minería de procesos?

Los datos son la savia de las empresas modernas, impulsando la innovación y la transformación en todos los sectores. Las empresas de todo el mundo se están dando cuenta del poder de la información basada en datos, y la minería de procesos ocupa un lugar destacado.

La minería de procesos proporciona una visión detallada y basada en datos de los principales procesos empresariales, lo que permite a las organizaciones profundizar en el rendimiento, la productividad y la eficiencia de sus operaciones. La minería de procesos no es una tecnología nueva. Ha evolucionado a lo largo de décadas de desarrollo e innovación.

Según Deloitte, 2 de cada 3 empresas utilizan o tienen previsto utilizar la minería de procesos en sus operaciones comerciales.1

Comprender la minería de procesos

La minería de procesos es una potente técnica utilizada para analizar y mejorar los procesos empresariales mediante la extracción de información valiosa de los registros de eventos. Como aspecto crucial de la gestión de procesos empresariales (BPM), aplica los principios de la ciencia de datos para escudriñar los procesos de la empresa, ayudando a identificar patrones y tendencias. Esta técnica revela cómo funciona realmente una empresa, proporcionando una imagen clara de la ejecución de los procesos en el mundo real.

Importancia en la gestión de procesos empresariales

En el ámbito de la gestión de procesos empresariales, la minería de procesos es indispensable. Sirve de puente entre los eventos en tiempo real y los procesos empresariales operativos, permitiendo a las organizaciones racionalizar y mejorar sus flujos de trabajo. Al descubrir rápidamente información valiosa, la minería de procesos ayuda a mejorar la productividad y la eficiencia. Puede utilizarse para examinar tres tipos principales de indicadores clave de rendimiento (KPI): proceso, calidad y tiempo, proporcionando una visión completa del rendimiento empresarial.

¿Por qué implantar un software de minería de procesos?

El software de minería de procesos es una tecnología que utiliza algoritmos avanzados para analizar registros y otros datos de varios sistemas de información para identificar tendencias y patrones. Seleccionar una solución de minería de procesos adecuada es crucial para analizar y optimizar eficazmente los procesos empresariales. Al hacerlo, proporciona una visión en tiempo real de los procesos de negocio, destacando los cuellos de botella, ineficiencias y oportunidades de mejora. valor de la implantación de la minería de procesos

En un estudio reciente, HFS Research y Deloitte identificaron varios impulsores de valor para la minería de procesos. 2

Pasos para implantar un software de minería de procesos

La implantación de software de minería de procesos no es un enfoque único. Varía de una organización a otra, en función de diversos factores como el tamaño, la complejidad y los sistemas existentes. Sin embargo, podemos identificar un conjunto común de pasos que a menudo están involucrados en este proceso.

1. Identificar el/los proceso(s) a analizar

El primer paso en la aplicación de software de minería de procesos es identificar los procesos que desea analizar. Puede tratarse de compras, fabricación, atención al cliente o cualquier otro proceso empresarial. Es esencial tener una idea clara de sus procesos empresariales y de dónde cree que se pueden introducir mejoras.

2. Recopilar o integrar datos de sucesos

Una vez identificados los procesos, el siguiente paso es la recopilación de datos. El software necesitará acceder a los registros de eventos de los sistemas relacionados con los procesos analizados. Puede tratarse de sistemas ERP, sistemas CRM, bases de datos, etc. La calidad de los datos influye directamente en la eficacia de la minería de procesos, así que asegúrese de que los datos son completos y precisos. En algunas herramientas de minería de procesos los datos pueden ser extraídos directamente de los sistemas de origen, mientras que otras herramientas utilizan archivos de Excel para la importación / exportación de datos.

Si tiene dificultades para acceder a los datos de origen, considere la posibilidad de utilizar una solución avanzada de inteligencia de procesos como ProcessMaker.

3. Verificar la calidad de los datos

Una vez recopilados los datos del proceso, a menudo es necesario comprobar que son precisos y fiables. Puede ser necesario un tratamiento previo para limpiar los datos y hacerlos aptos para el análisis. Esto puede implicar la eliminación de valores atípicos, el tratamiento de los valores que faltan y la transformación de los datos a un formato adecuado. Es una buena idea incluir a expertos en la materia en los ejercicios de validación de datos, para asegurarse de que los datos recopilados coinciden con los puntos de vista del mundo real de las personas que realizan el trabajo.

4. Analizar los datos

Una vez cargados y verificados los datos, pueden ejecutarse algoritmos de minería de procesos para producir visualizaciones y análisis. Los algoritmos de minería de procesos se utilizan en diferentes casos de uso para descubrir patrones, dependencias y tendencias en los datos. Esto le proporcionará una representación visual del proceso, permitiéndole ver dónde hay cuellos de botella o ineficiencias.

5. Interpretar los resultados y aplicar cambios para mejorar los procesos.

Por último, llega el momento de interpretar los resultados y aplicar los cambios. La automatización de procesos desempeña un papel crucial en esta fase al garantizar la optimización de los flujos de trabajo antes de aplicar cualquier automatización. Aquí es donde entra en juego el valor real de la minería de procesos. Al comprender dónde se encuentran las ineficiencias, puede tomar decisiones informadas para mejorar estas áreas.

6. Controlar y ajustar

La implantación de software de minería de procesos no es una tarea puntual. Es un proceso continuo que requiere supervisión y ajustes. Tendrá que recopilar datos continuamente, analizarlos y aplicar mejoras basadas en los resultados. Esto le permitirá mantenerse al día con los cambios en su entorno empresarial y garantizar la mejora continua.

Claves para implantar con éxito la minería de procesos

La implementación exitosa de la minería de procesos en una organización empresarial puede conducir a mejoras notables en la eficiencia, la productividad y el rendimiento general del negocio. Sin embargo, para maximizar estos beneficios, es crucial tener en cuenta una serie de factores que pueden influir en el éxito de este viaje de transformación digital.

Alcance del proyecto: Antes de empezar a implantar la minería de procesos, es crucial definir el alcance del proyecto. Identifique qué procesos se someterán a análisis y qué objetivos pretende alcanzar con esta implantación. Sea realista y estratégico en la definición del alcance, centrándose en las áreas en las que la minería de procesos puede proporcionar el impacto más significativo.

Calidad de los datos: El éxito de la minería de procesos depende en gran medida de la calidad de los datos con los que se trabaja. Asegúrese de que los datos son completos, precisos y pertinentes para los procesos que está analizando. Además, considere si sus sistemas informáticos existentes pueden proporcionar los datos necesarios en un formato accesible.

Compatibilidad de la infraestructura informática: Evalúe la compatibilidad de su infraestructura informática actual con el software de minería de procesos elegido. El software debe integrarse perfectamente con sus sistemas existentes para garantizar una recopilación y transferencia de datos sin problemas. Compromiso de las partes interesadas. La implantación de un nuevo programa informático, especialmente de uno que podría transformar las operaciones, requiere la participación de las partes interesadas. Las partes interesadas, desde la alta dirección hasta los empleados que utilizarán el software, deben comprender sus ventajas y comprometerse con su éxito.

Formación y asistencia: Su equipo debe ser competente en el uso del software de minería de procesos. Invierta en una formación adecuada para garantizar que puedan utilizar la herramienta con eficacia. Además, tenga en cuenta el nivel de asistencia que ofrece el proveedor de software para los problemas técnicos que puedan surgir.

Cumplimiento y seguridad: Asegúrese de que el software elegido cumple las normas de conformidad de su organización y dispone de sólidas medidas de seguridad de los datos. Recuerde que la minería de procesos implica el análisis de datos empresariales potencialmente sensibles, por lo que es crucial evitar accesos no autorizados o infracciones.

Seguimiento y mejora continuos: La implantación no termina una vez que el software está en funcionamiento. Requiere una supervisión y un perfeccionamiento continuos. Analice continuamente los resultados, haga los ajustes necesarios y busque formas de seguir mejorando los procesos.

Escalabilidad: Por último, tenga en cuenta la escalabilidad del software. A medida que su organización crezca, también lo harán sus necesidades de minería de procesos. Elija una solución que pueda adaptarse a este crecimiento y evolucionar con su negocio. La implementación de software de minería de procesos en una organización empresarial puede ser una empresa importante, pero con una cuidadosa consideración de estos factores, es una inversión que puede pagar dividendos significativos. A medida que las empresas continúan navegando en la era digital, herramientas como la minería de procesos serán cada vez más cruciales para impulsar la excelencia operativa.

Desafíos comunes a la implantación de la minería de procesos

Si bien la aplicación de la minería de procesos puede producir beneficios sustanciales, las organizaciones a menudo se encuentran con varios desafíos comunes. Una de las principales dificultades es garantizar la calidad e integridad de los datos, ya que los datos incompletos o inexactos pueden obstaculizar significativamente la exactitud de los resultados de la minería de procesos. Otro reto común es obtener la plena participación de las partes interesadas, en particular de aquellos que se verán más afectados por los cambios que la minería de procesos puede aportar.

Las cuestiones técnicas, como la integración del software de minería de procesos con los sistemas informáticos y las fuentes de datos existentes, también pueden resultar problemáticas. Las organizaciones también pueden tener problemas con la formación del personal para utilizar el nuevo software de manera eficiente y eficaz. Por último, las cuestiones de conformidad y seguridad pueden plantear problemas, sobre todo en sectores con una estricta normativa en materia de datos. Cada uno de estos retos debe abordarse cuidadosamente para garantizar el éxito de la implantación de la minería de procesos.

El resultado final

La implantación de un software de minería de procesos puede cambiar las reglas del juego de muchas organizaciones. Proporciona un nivel de visibilidad en los procesos que antes era imposible, lo que permite a las empresas identificar las ineficiencias y optimizar los procesos. Siguiendo los pasos descritos anteriormente, su organización puede aprovechar el poder de la minería de procesos y empezar a cosechar sus beneficios.

Si desea obtener beneficios de la minería de procesos sin tener que preocuparse por los datos, considere la posibilidad de explorar la inteligencia de procesos.
451 Investigación: Informe sobre el impacto de GenAI
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