Daten sind das Lebenselixier moderner Unternehmen und treiben Innovationen und Veränderungen in allen Branchen voran. Unternehmen auf der ganzen Welt werden sich der Macht datengestützter Erkenntnisse bewusst, und Process Mining steht dabei im Mittelpunkt.
Process Mining bietet einen detaillierten, datengesteuerten Überblick über die wichtigsten Geschäftsprozesse und ermöglicht Unternehmen einen tiefen Einblick in die Leistung, Produktivität und Effizienz ihrer Abläufe. Process Mining ist keine neue Technologie. Sie hat sich über Jahrzehnte der Entwicklung und Innovation entwickelt.
Laut Deloitte setzen 2 von 3 Unternehmen Process Mining in ihren Geschäftsabläufen ein oder planen dies zu tun.1
Verstehen von Process Mining
Process Mining ist eine leistungsstarke Technik, die zur Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen eingesetzt wird, indem wertvolle Erkenntnisse aus Ereignisprotokollen gewonnen werden. Als entscheidender Aspekt des Geschäftsprozessmanagements (BPM) wendet es datenwissenschaftliche Prinzipien an, um die Unternehmensprozesse zu untersuchen und Muster und Trends zu erkennen. Diese Technik offenbart, wie ein Unternehmen tatsächlich arbeitet, und liefert ein klares Bild von der realen Ausführung der Prozesse.
Bedeutung für das Management von Geschäftsprozessen
Im Bereich des Geschäftsprozessmanagements ist Process Mining unverzichtbar. Es schließt die Lücke zwischen Echtzeit-Ereignissen und operativen Geschäftsprozessen und ermöglicht es Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und zu verbessern. Durch die schnelle Aufdeckung wertvoller Erkenntnisse trägt Process Mining zur Verbesserung von Produktivität und Effizienz bei. Mit Hilfe von Process Mining können drei wichtige Arten von Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) untersucht werden: Prozess, Qualität und Zeit, um einen umfassenden Überblick über die Unternehmensleistung zu erhalten.
Warum sollte man Process-Mining-Software einsetzen?
Process-Mining-Software ist eine Technologie, die fortschrittliche Algorithmen zur Analyse von Protokollen und anderen Daten aus verschiedenen Informationssystemen einsetzt, um Trends und Muster zu erkennen. Die Auswahl einer geeigneten Process-Mining-Lösung ist entscheidend für die effektive Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen. Auf diese Weise erhält man einen Echtzeit-Überblick über die Geschäftsprozesse und kann Engpässe, Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen.
In einer kürzlich durchgeführten Studie haben HFS Research und Deloitte verschiedene Werttreiber für Process Mining ermittelt. 2
Schritte zur Implementierung von Process-Mining-Software
Die Implementierung von Process-Mining-Software ist kein einheitlicher Ansatz. Er variiert von Unternehmen zu Unternehmen und hängt von verschiedenen Faktoren wie Größe, Komplexität und vorhandenen Systemen ab. Wir können jedoch eine Reihe gemeinsamer Schritte identifizieren, die in diesem Prozess häufig vorkommen.
1. Identifizieren Sie den/die zu analysierenden Prozess(e)
Der erste Schritt bei der Implementierung von Process-Mining-Software besteht darin, die Prozesse zu identifizieren, die Sie analysieren möchten. Dabei kann es sich um die Beschaffung, die Fertigung, den Kundendienst oder jeden anderen Geschäftsprozess handeln. Es ist wichtig, dass Sie ein klares Verständnis Ihrer Geschäftsprozesse haben und wissen, wo Ihrer Meinung nach Verbesserungen vorgenommen werden können.
2. Ereignisdaten sammeln oder integrieren
Sobald Sie die Prozesse identifiziert haben, ist der nächste Schritt die Datenerfassung. Die Software benötigt Zugang zu Ereignisprotokollen der Systeme, die mit den zu analysierenden Prozessen in Verbindung stehen. Dabei kann es sich um ERP-Systeme, CRM-Systeme, Datenbanken und mehr handeln. Die Qualität der Daten hat einen direkten Einfluss auf die Effektivität des Process Mining, also stellen Sie sicher, dass die Daten vollständig und genau sind. Bei einigen Process-Mining-Tools können die Daten direkt aus den Quellsystemen extrahiert werden, während andere Tools Excel-Dateien für den Import/Export der Daten verwenden.
3. Überprüfung der Datenqualität
Nachdem Sie Ihre Prozessdaten erfasst haben, müssen Sie oft überprüfen, ob die Daten genau und zuverlässig sind. Eine gewisse Vorverarbeitung kann erforderlich sein, um die Daten zu bereinigen und sie für die Analyse geeignet zu machen. Dies kann das Entfernen von Ausreißern, die Behandlung fehlender Werte und die Umwandlung der Daten in ein geeignetes Format beinhalten. Es ist eine gute Idee, Fachexperten in die Datenvalidierung einzubeziehen, um sicherzustellen, dass die gesammelten Daten mit der realen Sichtweise der Personen übereinstimmen, die die Arbeit erledigen.
4. Analysieren Sie die Daten
Sobald die Daten hochgeladen und überprüft sind, können Process-Mining-Algorithmen ausgeführt werden, um Visualisierungen und Analysen zu erstellen. Process-Mining-Algorithmen werden in verschiedenen Anwendungsfällen eingesetzt, um Muster, Abhängigkeiten und Trends in den Daten zu erkennen. Auf diese Weise erhalten Sie eine visuelle Darstellung des Prozesses, mit der Sie erkennen können, wo es Engpässe oder Ineffizienzen gibt.
5. Interpretation der Ergebnisse und Umsetzung von Änderungen zur Prozessverbesserung
Schließlich ist es an der Zeit, die Ergebnisse zu interpretieren und Änderungen vorzunehmen. Die Prozessautomatisierung spielt in dieser Phase eine entscheidende Rolle, da sie sicherstellt, dass die Arbeitsabläufe optimiert werden, bevor eine Automatisierung vorgenommen wird. Hier kommt der wahre Wert des Process Mining ins Spiel. Wenn Sie verstehen, wo Ineffizienzen liegen, können Sie fundierte Entscheidungen zur Verbesserung dieser Bereiche treffen.
6. Überwachen und Einstellen
Die Implementierung von Process-Mining-Software ist keine einmalige Aufgabe. Es handelt sich um einen kontinuierlichen Prozess, der Überwachung und Anpassung erfordert. Sie müssen laufend Daten sammeln, sie analysieren und auf der Grundlage der Ergebnisse Verbesserungen vornehmen. So können Sie mit den Veränderungen in Ihrem Geschäftsumfeld Schritt halten und eine kontinuierliche Verbesserung sicherstellen.
Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung von Process Mining
Die erfolgreiche Implementierung von Process Mining in einem Unternehmen kann zu bemerkenswerten Verbesserungen der Effizienz, Produktivität und allgemeinen Unternehmensleistung führen. Um diese Vorteile zu maximieren, ist es jedoch entscheidend, eine Reihe von Faktoren zu berücksichtigen, die den Erfolg dieser digitalen Transformationsreise beeinflussen können.
Projektumfang: Bevor Sie mit der Implementierung von Process Mining beginnen, müssen Sie unbedingt den Umfang des Projekts festlegen. Legen Sie fest, welche Prozesse analysiert werden sollen und welche Ziele Sie mit dieser Implementierung erreichen wollen. Seien Sie bei der Festlegung des Umfangs realistisch und strategisch und konzentrieren Sie sich auf Bereiche, in denen Process Mining die größten Auswirkungen haben kann.
Datenqualität: Der Erfolg von Process Mining hängt stark von der Qualität der Daten ab, mit denen Sie arbeiten. Stellen Sie sicher, dass die Daten vollständig, genau und für die zu analysierenden Prozesse relevant sind. Überlegen Sie auch, ob Ihre vorhandenen IT-Systeme die erforderlichen Daten in einem zugänglichen Format bereitstellen können.
Kompatibilität der IT-Infrastruktur: Beurteilen Sie die Kompatibilität Ihrer aktuellen IT-Infrastruktur mit der gewählten Process-Mining-Software. Die Software sollte sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen, um eine reibungslose Datenerfassung und -übertragung zu gewährleisten. Einbindung der Interessengruppen. Die Einführung einer neuen Software, insbesondere einer Software, die die Betriebsabläufe verändern könnte, erfordert die Zustimmung aller Beteiligten. Alle Beteiligten, von der obersten Führungsebene bis zu den Mitarbeitern, die die Software nutzen werden, müssen die Vorteile der Software verstehen und sich für ihren Erfolg einsetzen.
Schulung und Unterstützung: Ihr Team muss im Umgang mit der Process-Mining-Software geübt sein. Investieren Sie in eine angemessene Schulung, um sicherzustellen, dass sie das Tool effektiv nutzen können. Achten Sie auch auf den Umfang des Supports, den der Softwareanbieter für eventuell auftretende technische Probleme bietet.
Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass die gewählte Software die Compliance-Standards Ihres Unternehmens erfüllt und über robuste Datensicherheitsmaßnahmen verfügt. Denken Sie daran, dass Process Mining die Analyse potenziell sensibler Geschäftsdaten beinhaltet, weshalb es von entscheidender Bedeutung ist, unbefugten Zugriff oder Verstöße zu verhindern.
Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung: Die Implementierung endet nicht, sobald die Software in Betrieb ist. Sie erfordert eine fortlaufende Überwachung und Verfeinerung. Analysieren Sie die Ergebnisse kontinuierlich, nehmen Sie notwendige Anpassungen vor und suchen Sie nach Möglichkeiten zur weiteren Verbesserung der Prozesse.
Skalierbarkeit: Schließlich sollten Sie auch die Skalierbarkeit der Software berücksichtigen. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wachsen auch die Anforderungen an das Process Mining. Wählen Sie eine Lösung, die dieses Wachstum bewältigen und sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln kann. Die Implementierung von Process Mining-Software in einem Unternehmen kann ein umfangreiches Unterfangen sein, aber bei sorgfältiger Berücksichtigung dieser Faktoren handelt es sich um eine Investition, die sich erheblich auszahlen kann. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung von Unternehmen werden Tools wie Process Mining immer wichtiger, um betriebliche Spitzenleistungen zu erzielen.
Gemeinsame Herausforderungen bei der Implementierung von Process Mining
Obwohl die Implementierung von Process Mining erhebliche Vorteile bringen kann, stoßen Unternehmen häufig auf mehrere gemeinsame Herausforderungen. Eine der Hauptschwierigkeiten besteht darin, die Qualität und Vollständigkeit der Daten sicherzustellen, da unvollständige oder ungenaue Daten die Genauigkeit der Process-Mining-Ergebnisse erheblich beeinträchtigen können. Eine weitere Herausforderung besteht darin, die volle Zustimmung aller Beteiligten zu gewinnen, insbesondere derjenigen, die von den Veränderungen, die Process Mining mit sich bringt, am stärksten betroffen sein werden.
Auch technische Fragen, wie die Integration der Process-Mining-Software in bestehende IT-Systeme und Datenquellen, können problematisch sein. Unternehmen haben unter Umständen auch Schwierigkeiten, ihre Mitarbeiter zu schulen, damit sie die neue Software effizient und effektiv nutzen können. Und schließlich können Compliance- und Sicherheitsfragen eine Herausforderung darstellen, insbesondere in Branchen mit strengen Datenvorschriften. Jede dieser Herausforderungen muss sorgfältig angegangen werden, um eine erfolgreiche Implementierung von Process Mining zu gewährleisten.
Die Quintessenz
Die Implementierung von Process-Mining-Software kann für viele Unternehmen eine entscheidende Wende bedeuten. Sie bietet einen Einblick in Prozesse, der zuvor nicht möglich war, und ermöglicht es Unternehmen, Ineffizienzen zu erkennen und Prozesse zu optimieren. Wenn Sie die oben beschriebenen Schritte befolgen, kann Ihr Unternehmen die Leistungsfähigkeit von Process Mining nutzen und von den Vorteilen profitieren.