Serie de entrevistas a expertos: Mihai Badita sobre la automatización de procesos robóticos

Hoy en día, cada vez más empresas buscan la Automatización de Procesos Robóticos (RPA) para reducir los costos y aumentar la eficiencia.
"El impacto que está teniendo en las organizaciones que ya están desplegando la tecnología está probado y una simple búsqueda mostrará una cobertura mediática consistente de esto", dice Mihai Badita, uno de los principales expertos en RPA. No sólo está creciendo el interés, sino que la propia tecnología está evolucionando a un ritmo rápido. Mihai dice que hay que buscar la convergencia de RPA con la tecnología de la inteligencia artificial: "La fórmula que está de moda es la automatización de procesos inteligentes - abreviado IPA - y consiste en añadir a RPA la capacidad de trabajar con datos no estructurados: lenguaje natural escrito, reconocimiento de imágenes y del habla, y transformarlos en datos estructurados que puedan automatizarse", añade. Badita es la directora de desarrollo de negocios de UiPath, un proveedor de tecnología avanzada para la industria de RPA. Recientemente se puso en contacto con nosotros para compartir más información sobre cómo las empresas pueden implementar la automatización para mejorar el flujo de trabajo y, en última instancia, el resultado final. Esto es lo que ella tenía que decir:

¿Qué procesos deberían considerar las empresas para automatizar?
Como principio general, así como el trabajo humano evoluciona con nuevas formas, la tecnología se va refinando gradualmente como instrumento. Los dos se empujan mutuamente hacia adelante. Básicamente, cualquier proceso empresarial que implique tareas administrativas de gran volumen centradas en la informática y regidas por reglas es primordial para la automatización robótica.
Actualmente, la tecnología se emplea principalmente en industrias como la bancaria y financiera, seguros, atención médica y servicios públicos. Hay muchos procesos funcionales "interindustriales" como las nóminas, la contratación, las cuentas por pagar, la gestión de pedidos, la facturación y la atención al cliente, por nombrar sólo algunos. Estos son algunos de los mejores candidatos para la automatización del software robótico.

¿Cómo funciona la automatización robótica?
Por definición, la Automatización de Procesos Robóticos (RPA) se refiere al uso de "robots" de software que están entrenados para imitar las acciones humanas en la interfaz de usuario de las aplicaciones, y luego recrear estas acciones automáticamente. Los robots actúan como ETC virtuales; ejecutan las aplicaciones existentes como lo haría un humano.
En UiPath, utilizamos un diseñador de procesos que es muy intuitivo y de naturaleza muy visual, y los usuarios de negocios pueden entrenar a los robots como entrenarían a un colega respectivo - sin tener que ser expertos en TI o escribir código.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización?
Los beneficios de la RPA son convincentes. En términos de costos, considere que un robot RPA cuesta una fracción del costo de un trabajador humano. Considere también que un FTE virtual trabaja sin descanso, 24 horas al día, 365 días al año.
Aparte de la obvia ganancia monetaria, hay otros beneficios notables que podrían ser vistos como disparadores estratégicos para expandir el negocio.
En UiPath, acabamos de lanzar una nueva línea de productos con capacidades mejoradas; y uno de ellos es el Servidor UiPath, una plataforma robótica escalable de automatización de procesos diseñada para la empresa. Ofrece una solución de automatización integrada que le permite manejar miles de robots y procesos desde un solo centro de comando basado en la web. Y todo lo que hacen los robots - cada proceso - es registrado centralmente y está listo para ser agregado en un poderoso análisis. Esto le da una visión notable, literalmente sin precedentes, de sus procesos de negocio; y se revelan las correlaciones, que actúan como conocimientos accionables o desencadenantes de la mejora operativa.
Aparte de los informes y análisis, la escalabilidad es otra ventaja que una tecnología como la nuestra es capaz de ofrecer. Añada tasas de error cercanas a cero y tiempos de ciclo de proceso reducidos, y podrá ver cómo el RPA se convierte en una apuesta segura.

¿Cuáles son las barreras más comunes para la automatización de la robótica dentro de una organización?
A menudo, el mayor desafío es la decisión de adoptar o no. Algunas organizaciones están menos dispuestas a adoptar pronto y prefieren esperar a que el mercado madure. O tal vez están dispuestas a adoptar pero tienen dificultades para evaluar qué solución de automatización se ajusta mejor a ellas y qué se requiere para avanzar. Otras veces, el problema es la sincronización interna. Las partes interesadas necesitan ponerse de acuerdo y apoyar la decisión, y los empleados y el departamento de TI deben ser informados. Se debe establecer un plan de lanzamiento para asegurar una implementación sin problemas.
Podría seguir, pero el punto es que la resistencia a emplear RPA se debe principalmente a la llegada relativamente reciente de la tecnología al mundo de los negocios. La gente tiene una tendencia natural a ser resistente al cambio. Sin embargo, con la APR el caso podría ser el contrario: es tan atractivo para la vista y los beneficios son tan atractivos que las organizaciones podrían subirse a bordo de un acuerdo de APR sin un plan completo.

¿Qué consideraciones deben hacer las empresas al pasar a los procesos automatizados?
Las organizaciones deben tomar decisiones bien informadas cuando despliegan RPA porque claramente una solución no sirve para todos. La elección del software correcto es primordial. Las organizaciones querrán optar por un software que se pueda integrar fácilmente con aplicaciones y bases de datos de varios sistemas, incluidos sistemas de terceros como SAP y Citrix. Lo que es muy importante y algo que no muchos proveedores de RPA pueden prometer entregar es un software que sea estándar de la industria y esté listo para la empresa. Esto significa que debe ajustarse a los cambios globales de TI y de seguridad y que es fácil de implementar, administrar y escalar de acuerdo a las necesidades prospectivas. UiPath tiene soluciones de vanguardia para la automatización de SAP y la automatización de Citrix.
Además, busque un software que ofrezca una experiencia de usuario intuitiva. Es automatización, pero también se necesitan robots para actuar como asistentes automatizados que trabajen junto a los humanos. En general, los empleados necesitan un software que puedan aprender a utilizar rápidamente y en el que puedan confiar a largo plazo. La escalabilidad es también un requisito indispensable a la hora de elegir el proveedor de software. Esto es fundamental si se quiere avanzar sin problemas con la automatización en toda la empresa en el futuro.
Estas directrices no son exhaustivas, pero son esenciales para hacer una elección informada. Lo más difícil es recuperarse de haber perdido el comienzo correcto.

¿Qué deberían hacer las empresas para garantizar una transición sin problemas a la APR?
La automatización de procesos robóticos es más coherente cuando se considera desde la perspectiva del usuario empresarial, no desde la perspectiva de la TI. Para implementar RPA, no es necesario darle la vuelta a la arquitectura de TI. Lo que necesita es una buena evaluación de los procesos involucrados en su organización y un mapeo consistente de cómo sus empleados interactúan con el sistema y cómo se procesan los flujos de trabajo.
Un primer paso para identificar los procesos ideales es observar las actividades que implican transferencias de datos simples. Los procesos complejos como la manipulación y transformación de datos requerirán más esfuerzo.
Luego, y esto es crítico porque los robots sólo hacen lo que usted les dice, los datos deben estar bien estructurados. Para cualquier automatización de alto o bajo nivel, los datos deben ser optimizados y estandarizados. Una vez que hagas esto, los robots pueden seguir desde ahí.
La gente sigue siendo su mayor activo. Necesitarás un nuevo tipo de configuración de equipo para manejar los cambios que los robots producen. Una de las consecuencias de la automatización de sus procesos de negocio es que toda la estructura de trabajo asume una perspectiva más creativa y más estratégica, abriendo nuevas oportunidades para los empleados valiosos.

¿Por qué el BPO se presta tan bien a la automatización robótica?
Los BPO y las organizaciones de servicios compartidos están en el corazón de los procesos de negocios. Son los maestros de la optimización de procesos, los que resuelven los desafíos operacionales y ofrecen reducciones de costos. Han creado esta industria masiva que tiene sus partes buenas y trae una herencia de eficiencia, centralización y mejores prácticas de reducción de costos.
Pero también están los aspectos menos positivos; los trabajadores están atascados en trabajos de menor valor llenos de tareas repetitivas mundanas, arbitraje laboral y sus peculiaridades, y tasas de desgaste. El arbitraje laboral se irá haciendo cada vez menos atractivo debido a la tendencia mundial a normalizar los salarios y a los avances en la automatización. Así como los grandes ahorros en mano de obra allanaron el camino para los pioneros de los proveedores de outsourcing, una oportunidad financiera similar está ahora dirigiendo a las empresas hacia la automatización de procesos robóticos.
La buena noticia es que los BPO pueden aprovechar la RPA para ayudar a sus clientes a obtener enormes beneficios, lo que a su vez los hace indispensables. UiPath se está centrando en gran medida en la automatización de BPO porque los clientes de BPO son tanto innovadores como pioneros. En lo que respecta a la tecnología, los subcontratistas son los que más tienen que ganar con un programa informático RPA que se basa en una pila tecnológica estándar de la industria que es abierta y extensible.

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