Immer mehr Unternehmen setzen heute auf Robotic Process Automation (RPA), um Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.
"Die Auswirkungen auf Unternehmen, die diese Technologie bereits einsetzen, sind erwiesen, und eine einfache Suche zeigt, dass die Medien regelmäßig darüber berichten", sagt Mihai Badita, ein führender Experte für RPA. Nicht nur das Interesse wächst, sondern auch die Technologie selbst entwickelt sich in rasantem Tempo weiter. Mihai sagt, dass RPA mit der Technologie der künstlichen Intelligenz konvergieren wird: "Das Schlagwort lautet Intelligente Prozessautomatisierung - kurz IPA - und beinhaltet die Erweiterung von RPA um die Fähigkeit, mit unstrukturierten Daten zu arbeiten: geschriebene natürliche Sprache, Bild- und Spracherkennung; und diese in strukturierte Daten umzuwandeln, die automatisiert werden können", fügt sie hinzu. Badita ist Business Development Manager bei UiPath, einem Anbieter fortschrittlicher Technologien für die RPA-Branche. Sie hat sich kürzlich bei uns gemeldet, um uns ihre Erkenntnisse darüber mitzuteilen, wie Unternehmen Automatisierung einsetzen können, um ihre Arbeitsabläufe zu verbessern - und damit letztlich auch ihr Geschäftsergebnis. Hier ist, was sie zu sagen hatte:
Welche Prozesse sollten Unternehmen automatisieren?
Generell gilt: So wie sich die menschliche Arbeit mit neuen Formen weiterentwickelt, so wird auch die Technologie als Instrument allmählich verfeinert. Die beiden treiben sich gegenseitig voran. Grundsätzlich eignet sich jeder Geschäftsprozess, der computergestützte, regelbasierte Büroarbeiten mit hohem Volumen beinhaltet, hervorragend für die Automatisierung durch Roboter.
Derzeit wird die Technologie vor allem in Branchen wie Banken und Finanzen, Versicherungen, Gesundheitswesen und Versorgungsunternehmen eingesetzt. Es gibt viele "branchenübergreifende" funktionale Prozesse wie Gehaltsabrechnungen, Onboarding, Kreditorenbuchhaltung, Auftragsmanagement, Rechnungsstellung und Kundensupport, um nur einige zu nennen. Dies sind einige der besten Kandidaten für die Automatisierung durch Robotersoftware.
Wie funktioniert die robotergestützte Automatisierung?
Per Definition bezieht sich Robotic Process Automation (RPA) auf den Einsatz von Software-"Robotern", die darauf trainiert sind, menschliche Handlungen auf der Benutzeroberfläche von Anwendungen zu imitieren und diese Handlungen dann automatisch nachzuvollziehen. Die Roboter agieren als virtuelle Vollzeitkräfte; sie führen bestehende Anwendungen genauso aus wie ein Mensch es tun würde.
Bei UiPath verwenden wir einen Prozessdesigner, der sehr intuitiv und visuell ist, und Geschäftsanwender können die Roboter so trainieren, wie sie einen entsprechenden Kollegen trainieren würden - ohne IT-Kenntnisse zu haben oder Code schreiben zu müssen.
Was sind die Vorteile der Automatisierung?
Die Vorteile von RPA sind überzeugend. Was die Kosten anbelangt, so kostet ein RPA-Roboter nur einen Bruchteil der Kosten eines menschlichen Mitarbeiters. Bedenken Sie auch, dass ein virtuelles FTE ohne Pause 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr arbeitet.
Neben dem offensichtlichen monetären Gewinn gibt es noch weitere bemerkenswerte Vorteile, die als strategische Auslöser für die Expansion des Unternehmens gesehen werden können.
Bei UiPath haben wir gerade eine neue Produktlinie mit erweiterten Funktionen auf den Markt gebracht; eine davon ist der UiPath Server, eine skalierbare Plattform zur Automatisierung von Roboterprozessen, die für Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet eine integrierte Automatisierungslösung, mit der Sie Tausende von Robotern und Prozessen über eine einzige webbasierte Kommandozentrale verwalten können. Und alles, was die Roboter tun - jeder Prozess - wird zentral protokolliert und kann zu leistungsstarken Analysen zusammengeführt werden. Dadurch erhalten Sie einen bemerkenswerten, buchstäblich beispiellosen Einblick in Ihre Geschäftsprozesse, und es werden Korrelationen aufgedeckt, die als verwertbare Erkenntnisse oder Auslöser für betriebliche Verbesserungen dienen.
Neben der Berichterstattung und den Analysen ist die Skalierbarkeit ein weiterer Vorteil, den eine Technologie wie die unsere bieten kann. Wenn Sie dann noch Fehlerquoten von nahezu Null und kürzere Prozessdurchlaufzeiten hinzufügen, können Sie sehen, wie RPA zu einer sicheren Sache wird.
Was sind die häufigsten Hindernisse für die Automatisierung durch Roboter in einem Unternehmen?
Die größte Herausforderung ist oft die Entscheidung, ob man die Automatisierung einführen soll oder nicht. Einige Unternehmen sind weniger bereit, sich frühzeitig zu engagieren und warten lieber, bis der Markt ausgereift ist. Oder sie sind zwar bereit, haben aber Schwierigkeiten zu beurteilen, welche Automatisierungslösung am besten zu ihnen passt und was erforderlich ist, um voranzukommen. In anderen Fällen liegt das Problem in der internen Synchronisierung. Die Beteiligten müssen sich auf die gleiche Seite stellen und die Entscheidung unterstützen, und die Mitarbeiter und die IT-Abteilung müssen unterrichtet werden. Es sollte ein Einführungsplan aufgestellt werden, um eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten.
Ich könnte noch mehr sagen, aber der Punkt ist, dass der Widerstand gegen den Einsatz von RPA vor allem darauf zurückzuführen ist, dass die Technologie relativ neu in der Geschäftswelt ist. Die Menschen neigen von Natur aus dazu, Veränderungen gegenüber widerstandsfähig zu sein. Bei RPA könnte jedoch das Gegenteil der Fall sein: Die Technologie ist eine solche Augenweide und die Vorteile sind so verlockend, dass sich Unternehmen ohne einen gründlichen Plan auf ein RPA-Geschäft stürzen könnten.
Welche Überlegungen müssen Unternehmen bei der Umstellung auf automatisierte Prozesse anstellen?
Unternehmen sollten bei der Einführung von RPA gut informierte Entscheidungen treffen, denn eine Lösung passt eindeutig nicht für alle. Die Wahl der richtigen Software ist von entscheidender Bedeutung. Unternehmen sollten sich für eine Software entscheiden, die sich problemlos in Anwendungen und Datenbanken verschiedener Systeme integrieren lässt, auch in Systeme von Drittanbietern wie SAP und Citrix. Was sehr wichtig ist und was nicht viele RPA-Anbieter versprechen können, ist eine Software, die Industriestandard und Enterprise Ready ist. Das bedeutet, dass sie mit globalen IT- und Sicherheitsänderungen konform sein sollte und dass sie einfach zu implementieren, zu verwalten und entsprechend den zukünftigen Anforderungen zu skalieren ist. UiPath verfügt über hochmoderne Lösungen für die SAP- und Citrix-Automatisierung.
Achten Sie außerdem auf eine Software, die eine intuitive Benutzererfahrung bietet. Es geht um Automatisierung, aber es werden auch Roboter benötigt, die als automatische Assistenten an der Seite von Menschen arbeiten. Insgesamt brauchen die Mitarbeiter eine Software, die sie schnell erlernen können und auf die sie sich langfristig verlassen können. Skalierbarkeit ist ebenfalls ein Muss bei der Auswahl des Softwareanbieters. Dies ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie die Automatisierung in Zukunft nahtlos auf das gesamte Unternehmen ausdehnen wollen.
Diese Leitlinien sind nicht erschöpfend, aber sie sind unerlässlich, um eine fundierte Wahl zu treffen. Am schwierigsten ist es, sich davon zu erholen, dass man den richtigen Start verpasst hat.
Was sollten Unternehmen tun, um einen reibungslosen Übergang zu RPA zu gewährleisten?
Die robotergestützte Prozessautomatisierung ist am kohärentesten, wenn man sie aus der Perspektive der Geschäftsanwender und nicht aus der IT-Perspektive betrachtet. Um RPA zu implementieren, müssen Sie die IT-Architektur nicht auf den Kopf stellen. Was Sie brauchen, ist eine gute Bewertung der Prozesse in Ihrem Unternehmen und eine konsistente Abbildung der Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter mit dem System interagieren und wie Workflows verarbeitet werden.
Ein erster Schritt zur Identifizierung der idealen Prozesse ist die Betrachtung von Aktivitäten, die einfache Datenübertragungen beinhalten. Komplexe Prozesse wie Datenmanipulation und -umwandlung erfordern mehr Aufwand.
Dann, und das ist entscheidend, weil Roboter nur das tun, was man ihnen sagt, müssen die Daten gut strukturiert sein. Für jede Automatisierung höherer oder niedrigerer Ordnung müssen die Daten optimiert und standardisiert werden. Sobald Sie dies getan haben, können die Roboter die Arbeit übernehmen.
Der Mensch ist immer noch Ihr größtes Kapital. Sie werden eine neue Art von Teamkonfiguration benötigen, um die von den Robotern verursachten Veränderungen zu bewältigen. Eine der Folgen der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse ist, dass die gesamte Arbeitsstruktur eine kreativere und strategischere Sichtweise annimmt, was neue Möglichkeiten für geschätzte Mitarbeiter eröffnet.
Warum eignet sich BPO so gut für die Automatisierung durch Roboter?
BPOs und Shared-Services-Organisationen sind das Herzstück der Geschäftsprozesse. Sie sind die Meister der Prozessoptimierung, die Ansprechpartner für die Lösung betrieblicher Herausforderungen und für Kostensenkungen. Sie haben einen riesigen Wirtschaftszweig geschaffen, der seine guten Seiten hat und ein Erbe von Effizienz, Zentralisierung und Kostensenkung mit sich bringt.
Aber es gibt auch die weniger positiven Aspekte: Die Arbeitnehmer sind auf minderwertige Arbeit mit banalen, sich wiederholenden Aufgaben festgelegt, die Arbeitsarbitrage und ihre Tücken sowie die Fluktuationsrate. Arbeitsarbitrage wird aufgrund der weltweiten Tendenz zur Normalisierung der Löhne und der fortschreitenden Automatisierung allmählich immer unattraktiver werden. Genauso wie die großen Arbeitseinsparungen den Weg für die ersten Outsourcing-Anbieter geebnet haben, werden die Unternehmen nun aufgrund einer ähnlichen finanziellen Gelegenheit auf die Automatisierung von Roboterprozessen umgestellt.
Die gute Nachricht ist, dass RPA von BPOs genutzt werden kann, um ihren Kunden enorme Vorteile zu verschaffen, was sie wiederum unverzichtbar macht. UiPath konzentriert sich stark auf die BPO-Automatisierung, da BPO-Kunden sowohl innovativ als auch frühe Anwender sind. Was die Technologie betrifft, so können Outsourcer am meisten von einer RPA-Software profitieren, die auf einem offenen und erweiterbaren Industriestandard aufbaut.
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