Por qué el papeleo y el dinero en efectivo son un riesgo innecesario en su universidad

La continua propagación del Coronavirus está forzando a las escuelas de todo el mundo a suspender las clases presenciales. Aunque esperamos contener y curar el coronavirus, es útil tener un plan de contingencia si su área está potencialmente afectada por el virus o cualquier otra enfermedad infecciosa futura.

Ante todo, las universidades deben replantearse la manipulación del papel y el dinero en efectivo, los elementos más comunes utilizados e intercambiados en una universidad. Negocios de la CNN informa que el dinero en efectivo es una de las cosas más sucias que tocan los consumidores, "No hay duda de que pasamos microorganismos a través del dinero en efectivo", dijo Paul Matewele, profesor de microbiología en la Universidad Metropolitana de Londres, a CNN Business. "[Los estudios muestran] una serie de cosas que nunca hubiéramos pensado que estarían presentes."

El New York Times informó que en la Universidad Estatal de Iowa un estudiante vio a su profesor y a su ayudante de cátedra usar guantes mientras pasaban los exámenes. El papel tampoco es más limpio, Noticias médicas de hoy informa que el Coronavirus puede permanecer infeccioso en superficies inanimadas como el papel durante bastante tiempo, afirmando que "los coronavirus humanos pueden permanecer infecciosos en superficies inanimadas a temperatura ambiente hasta 9 días". A una temperatura de 30°C o más, la duración de la persistencia es más corta".

A medida que los estudiantes son retirados de su campus, es crucial para ellos tener estructura y rutina en su vida diaria. Alise G. Bartley, profesora clínica asistente del departamento de consejería y directora del centro de consejería comunitaria de la Universidad de la Costa del Golfo de Florida, dice que "permanezcan en la rutina y sientan que hay un propósito para que no caigan en la depresión". Muchos de los elementos de su rutina académica pueden ahora digitalizarse, de modo que en las escuelas más innovadoras, el simple hecho de ser enviado a casa desde el campus no paraliza del todo la experiencia de la educación superior. 

Pero, ¿cómo pueden las universidades eliminar la necesidad de papel y productos similares? Con la transformación digital de sus flujos de trabajo basados en el papel. Con las herramientas digitales adecuadas y las capacidades de automatización del flujo de trabajo, puede transformar digitalmente todas las operaciones y necesidades de gestión del flujo de trabajo de sus campus. Al conectar todas las herramientas de software al software de flujo de trabajo, tanto los estudiantes como el personal pueden acceder a múltiples recursos, como calificaciones y aplicaciones desde una plataforma central basada en la nube. Como resultado, nadie se queda atrás al buscar sus últimas tareas, y los instructores son libres de centrarse en sus lecciones o investigaciones mientras se salvan del dolor de cabeza causado por las tareas básicas de administración. 

Las universidades funcionan de manera similar a las grandes empresas. Ambas contienen jerarquías e interacciones complejas entre múltiples individuos y departamentos, tanto a nivel interno como externo. Si las empresas pueden ir completamente sin papel, también pueden las escuelas. Las universidades pueden eliminar la necesidad de papel permitiendo la digitalización de formularios, firmas y generación de documentos mediante soluciones de digitalización, almacenamiento digital y firma electrónica. A menudo, esto se denomina campus universitario inteligente. Un flujo de trabajo digital podría parecer:

• El movimiento de documentos a través del campus mediante flujos de trabajo electrónicos
• Permitir la revisión y aprobación por correo electrónico de los flujos de trabajo digitales
• Tener registros electrónicos firmados digitalmente
• Poblar una serie de campos de formulario extrayendo información de una base de datos

Estos flujos de trabajo pueden ser aplicados en todos los departamentos de:

• Admisión
• Oficina de negocios
• Revisión del plan de estudios
• Gestión de la matrícula
• Tramitación y revisión de la ayuda financiera
• El consejo de los estudiantes
• La facultad de embarque...
• Estudiante a bordo
• Captura de la transcripción
• Revisión del cargo
• Evaluación del curso de transferencia

Al mismo tiempo que se elimina la necesidad de papel en aplicaciones de alta educación como:

• Cuentas por pagar
• Contabilidad/Finanzas
• Gestión de contratos
• Gestión de los donantes
• Recursos humanos
• Adquisiciones/Compras
• Gestión de proveedores
• Facturación de los estudiantes
• Gestión de los registros de los estudiantes

Al digitalizar los flujos de trabajo, permite a los estudiantes, profesores y personal sentirse conectados a su campus, ya sea que estén en el campus o trabajando a distancia. Por ejemplo, las evaluaciones en línea pueden mejorar la participación de los estudiantes y dar a los profesores una mejor comprensión de los niveles de comprensión, haciéndoles tomar decisiones informadas sobre el progreso de su clase y si un estudiante necesita intervención con clases de recuperación. Las universidades pueden incluso implementar Chatbots de la IA para la educación superior en línea y dirigir al usuario al flujo de trabajo adecuado sin necesidad de interacción humana.

Conclusión

Para que una universidad se quede sin papel y para que la automatización del flujo de trabajo sea un éxito, las universidades necesitan comprar y los procesos deben estar claramente definidos. La automatización puede hacer maravillas en términos de hacer los procesos más eficientes, su éxito depende de tener una hoja de ruta. También es importante elegir el Plataforma BPM que es fácilmente personalizable, se integra fácilmente con sistemas de terceros, y hace que el diseño del proceso sea perfecto con código bajo.

Descargue nuestro libro blanco BPM para universidades y enseñanza superior.