Modelado de procesos y flujos de trabajo mediante reglas de negocio

Las reglas de negocio son el libro de jugadas que dicta cómo funciona su organización. Codifican las prácticas y los procedimientos empresariales con una mentalidad de "si esto, entonces aquello", e instruyen a los empleados y al software sobre cómo tomar decisiones. Cuando se cumplen estos criterios, las reglas de negocio dicen, haz esto siguiente.

Cómo las reglas de negocio guían las decisiones de una organización

Por ejemplo, si usted es administrador de una universidad y un estudiante quiere abandonar un curso, puede tener una serie de criterios a considerar antes de conceder la solicitud:

• ¿Su especialidad requiere este curso?
• ¿Se quedará el estudiante por debajo del número de créditos necesarios para mantener el estatus de tiempo completo? 
• ¿Ha pasado el plazo para dejar una clase? 

Estas tres preguntas son las que, en última instancia, dirigen su decisión final. Puedes implementarlas como una regla de negocio para que tus compañeros administradores se adhieran al mismo proceso de pensamiento. También puede codificar fácilmente su lógica para que el software automatizado pueda seguir un árbol de decisiones similar. 

Este libro de jugadas formal dicta el pago de los incentivos de ventas, el potencial de una solicitud universitaria, o si el total de un carrito de la compra gana el envío gratuito. Puedes establecer reglas que guíen decisiones como: 

• Si un miembro del equipo de ventas ha alcanzado los 375.000 dólares en ventas ese mes, corta un cheque de bonificación.
• Si la puntuación de la prueba SAT está por debajo de un determinado mínimo, se mueve al estudiante a la pila de "no". 
• Cuando un cliente hace un pedido de más de 200 dólares, el envío de sus artículos es gratuito. 

Cuando se aplican a los flujos de trabajo automatizados, las reglas de negocio reducen la cantidad de interferencia manual necesaria para llegar a una decisión. Los escenarios comunes se hacen lo más "blanco y negro" posible para dejar el trabajo pesado de las decisiones más matizadas para el personal humano. 

Cómo pueden los bancos utilizar las reglas de negocio al modelar los flujos de trabajo de las solicitudes de préstamos

Las normas pueden ser tan sencillas como "responder a las consultas del servicio de atención al cliente en las dos horas siguientes a su recepción" o más basadas en la cultura corporativa, como "los viernes, los empleados pueden vestir de forma informal". También pueden regir procesos más elaborados que tengan en cuenta múltiples parámetros, como cuándo rechazar una solicitud de préstamo o premiar a un cliente con la categoría Platino. 

Los bancos están muy familiarizados con los motores de reglas. Los utilizan para determinar la elegibilidad de los préstamos, las tarjetas de crédito y la apertura de nuevas cuentas bancarias. Piense en el flujo de trabajo que hay detrás de una nueva solicitud de préstamo. 

Cuando un flujo de trabajo de solicitud llega a la tarea de "Precalificación de préstamos", la información del cliente se introduce en un motor de reglas. Esto podría incluir verificaciones de identidad, evaluaciones de la puntuación de crédito o comprobaciones con listas negras antiterroristas. Su motor de reglas compara los resultados de cada comprobación con los calificadores preestablecidos para determinar la elegibilidad del cliente. 

Si todo va bien, el proceso pasa a la etapa "Calificado", enviando un correo electrónico al cliente para celebrar su calificación de préstamo. Supongamos que una base de datos ha marcado en rojo la solicitud o que la puntuación de crédito del solicitante está por debajo de su umbral preferido. En ese caso, el flujo de trabajo sabe que debe seguir la ruta "No calificado" y notificar al cliente que el banco ha rechazado su solicitud.

Cómo las reglas de negocio pueden influir en las decisiones de servicio al cliente

La cadena de hoteles de lujo The Ritz-Carlton es bien conocida en el mundo de los negocios por dar empleados un fondo discrecional de 2.000 dólares por huésped para garantizar una estancia inolvidable. Muchas organizaciones tecnológicas lo utilizan como sello distintivo del empoderamiento de los empleados, pero también es un ejemplo de una norma empresarial que impregna el tejido de su organización.

Cuando un cliente insatisfecho se acerca a la recepción, el personal puede cambiarle a una habitación más elegante o reservarle una cena gratuita con vistas a la ciudad. Un motor de reglas bien engrasado lleva una cuenta corriente para saber si se deben aprobar o no estas reservas adicionales. 

Crear reglas de negocio ágiles utilizando conectores como OpenRules

Los modeladores de procesos pueden aplicar una única regla de negocio a una serie de flujos de trabajo. Si se cambia el alcance de una regla, ¿hay que actualizar las tareas de proceso relacionadas una por una? 

Con una plataforma de automatización de procesos digitales como ProcessMaker, puede modificar sus reglas en un instante. De forma similar a la distribución de un memorando de la empresa revocando los Casual Fridays, los conectores como OpenRules pueden actualizar todos sus procesos automatizados de una sola vez. Las reglas no están codificadas en cada paso, sino que existen en una capa separada, a la que se recurre para gobernar un proceso de toma de decisiones cuando es necesario. 

Por ejemplo, digamos que The Ritz-Carlton decide aumentar su estipendio discrecional para huéspedes de 2.000 a 2.500 dólares. Los modeladores de procesos pueden editar la base de datos de Excel vinculada con el nuevo máximo, y se rellenará automáticamente cada proceso que se acoja a esa regla. 

Para implantar los mejores flujos de trabajo automatizados, hay que empezar por formalizar las reglas de la empresa. Al estandarizar sus procesos de toma de decisiones, se convierten en enseñables para los modelos de software. Esto permite que las herramientas automatizadas resuelvan los problemas sin restar un tiempo precioso a los empleados que se centran en proyectos de mayor valor.