Digitale Prozessautomatisierung (DPA) ist eine Schlüsselkomponente für eine erfolgreiche digitale Transformation. Unternehmen aller Branchen verlassen sich in hohem Maße auf diese Technologie - Analysten schätzen sogar, dass Unternehmen 12,7 Milliarden Dollar pro Jahr für Automatisierungsinitiativen aus. Doch vielen Unternehmen fehlt bei dieser Investition eine wichtige Zutat für den Erfolg - eine Strategie für die Transparenz der Prozesse.
Während digitale Prozessautomatisierung ist zwar ein wirksames Mittel, um Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern, aber die Praxis ist nur so erfolgreich wie ihre Berichtsstrategie. Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf manuelle Berichterstellungstaktiken wie Tabellenkalkulationen und andere Ad-hoc-Techniken. Dieser Mangel an strategischem Weitblick kann sich nachteilig auf Ihre Bemühungen zur digitalen Transformation auswirken.
Im Folgenden finden Sie fünf Möglichkeiten, wie mangelnde Transparenz die Prozessautomatisierungsstrategie eines Unternehmens beeinträchtigen kann:
Ungenaue Ziele oder KPIs
Der moderne Trend zu "Big Data" hat einen Wirbelwind von Informationen geschaffen, der es leicht macht, in den Datenkaninchenbau zu fallen. Der Zugang zu zu vielen Informationen ist fast so schlimm wie der Zugang zu zu wenig Informationen. Das Ergebnis? Viele Unternehmen haben Zugang zu Analysen, aber sie konzentrieren sich nicht auf die richtigen Informationen.
Vergewissern Sie sich, dass die wichtigsten Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) in Ihrer Prozessüberwachungsstrategie mit bestimmten übergeordneten Zielen verknüpft sind. Echtzeit-Dashboards können die Datenflut in präzise und umsetzbare Analysen umwandeln. So ist beispielsweise das Ziel, die Anrufe des Kundendienstes besser zu verwalten, schwer zu erreichen. Durch die Festlegung konkreter Ziele, die an bestimmte Kennzahlen gebunden sind, wie z. B. "einen Durchschnitt von 3 Minuten pro Kunde für eingehende Kundendienstanrufe erreichen", können Sie die Prozesskennzahlen verfolgen, die sich am stärksten auf das Endergebnis Ihres Unternehmens auswirken.
Verspätete Berichterstattung
Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf wöchentliche, monatliche oder vierteljährliche Berichte, um ihre Entscheidungen zu treffen. Zu diesem Zeitpunkt haben sich kleine Probleme zu großen Problemen ausgeweitet.
Denken Sie zum Beispiel an einen Bankangestellten, der monatlich einen Bericht über die Kunden erstellt, die einen Online-Kontoeröffnungsantrag abgebrochen haben. Wenn er diesen Bericht nur einmal alle 30 Tage anschaut, könnte er leicht den Grund für einen rapiden Rückgang der Neukunden übersehen. Die Echtzeittransparenz von Prozessen, die mit dieser App verknüpft sind, würde sie sofort auf ein potenzielles Problem aufmerksam machen, wie z. B. eine defekte Schaltfläche oder ein falsch verbundenes Formularfeld, so dass sie eingreifen können, bevor es zu einer Katastrophe kommt.
Analoge Ergänzungen zu automatisierten Prozessen
Fehlerhafte oder ineffektive Prozesse verlangsamen die Produktivität und führen zu erheblichen Umsatzeinbußen. Ein kristallklarer Einblick in Ihre organisatorischen Abläufe bringt Lücken ans Licht. Oft ergänzen Mitarbeiter einen fehlerhaften Automatisierungsschritt durch eigene, analoge Aktivitäten. Was eigentlich eine schnelle Aufgabe gewesen wäre, wird durch mäandernde E-Mail-Ketten, manuelle Berechnungen oder eine wilde Jagd nach Informationen ersetzt. Ohne einen strategischen Plan gibt es keine Möglichkeit zu erkennen, wo diese Zeitverluste zu finden sind.
Unangemessen zugewiesene Ressourcen
Genaue Einblicke in die Prozessleistung ermöglichen es Managern, Personalentscheidungen auf der Grundlage historischer Trends zu treffen. Ein Kreditkartenunternehmen könnte beispielsweise sein Supportteam in Zeiten mit hohem Transaktionsaufkommen, wie z. B. in den Ferien, aufstocken. Ohne einen angemessenen Einblick in Statistiken wie die Anzahl der eingehenden Anrufe oder die durchschnittliche Zeit, die pro Kunde verbracht wird, können Manager nicht die richtige Anzahl von Ressourcen zuweisen, die zur Aufrechterhaltung der Kundenzufriedenheit erforderlich sind.
Mehr Zeit für Mitarbeiterschulungen
In manchen Fällen hat eine fehlende Prozessdokumentation einen latenten "trickle-down"-Effekt. Ein integrierter Mitarbeiter könnte unwirksame oder fehlerhafte Prozesse durch eine Vielzahl nicht dokumentierter manueller Prozesse ergänzen. Wenn er das Unternehmen verlässt, müssen die anderen Mitarbeiter erst einmal herausfinden, wie die Dinge gelaufen sind. Diese interne Lernkurve trägt dazu bei, dass die Kosten für die Schulung neuer Mitarbeiter in die Höhe schießen und die Produktivität des Unternehmens um Monate zurückgeworfen wird.
Wenn Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen ordnungsgemäß dokumentieren, können Sie leicht abbilden und überwachen, wie die Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen. Die Übergabe von Projekten an andere Mitarbeiter kann fließend erfolgen, so dass Ihr Unternehmen immer auf allen Zylindern läuft.
Die Automatisierung digitaler Prozesse ist keine Strategie, die man einmal einstellt und wieder vergisst. Es handelt sich um eine fortlaufende Praxis, die eine konsequente Überwachung und Feinabstimmung erfordert. Manuelle Berichte machen es fast unmöglich, automatisierte Prozesse zu verfolgen und zu optimieren. Teams brauchen einen klaren Einblick in ihre Prozessaktivitäten, z. B. Echtzeit-Dashboards, Protokollanalysen und einen konsistenten und strategischen Berichtsplan. Andernfalls sind sie nicht in der Lage, Engpässe richtig zu diagnostizieren und die Gesamtleistung zu beurteilen.
