Was bedeutet Case Management? Das hängt von Ihrem Unternehmen und Ihrer Funktion ab. Anwälte zum Beispiel verwalten konsequent die Fälle ihrer Mandanten, und Ärzte kümmern sich um die Fälle ihrer Patienten. Auch Helpdesk-Problemtickets werden in der Regel als "Fälle" bezeichnet. Darüber hinaus müssen Arzneimittelhersteller Compliance-Fälle effektiv verwalten. Ein "Fall" kann Daten, ein physisches Objekt oder einen Menschen beschreiben. "Case Management" beschreibt die Arbeitsabläufe, Geschäftsprozesse, Ereignisse und Meilensteine, die für die Entscheidung über jeden "Fall" erforderlich sind.
In vielen Organisationen ist der Fallmanagement-Prozess langsam, zeitaufwändig, redundant und fehleranfällig. Er könnte von einer Automatisierung profitieren, um die Durchlaufzeit von Entscheidungen, die Produktivität der Mitarbeiter, die Erfahrung der Endbenutzer und die allgemeine Genauigkeit zu verbessern. An dieser Stelle können Sie BPM-Software für die Wissensarbeit im Fallmanagement einsetzen. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Trends im Case Management
Im Kontext von Industrie 4.0 treiben viele Unternehmen ihre ihre Initiativen zur digitalen Transformation weiter vorantreiben. Infolgedessen wirken sich die technologischen Fortschritte am Arbeitsplatz auch auf den Fallmanagementprozess aus. BPM-Software spielt eine wichtige Rolle bei der Transformation von End-to-End-Fallmanagement-Prozessen und wird dies auch weiterhin tun.
Unternehmen können es sich nicht mehr leisten, ihre Fälle in Silos zu verwalten. Im digitalen Zeitalter deuten die Trends darauf hin, dass Fallmanager veraltete Prozesse, die sich in der Regel zu sehr auf interne oder abteilungsspezifische Arbeitsabläufe stützen, neu überdenken müssen. BPM-Software kann dabei helfen, die Silos aufzubrechen, um eine effektive Zusammenarbeit und Fallmanagementprozesse zu gewährleisten.
Ein weiterer Trend im Fallmanagement ist die Konzentration auf das Kundenerlebnis. Jedes Unternehmen hat einen Kunden, sei es ein anderes Unternehmen, ein Verbraucher, ein Klient, ein Patient oder etwas anderes. Es steht außer Frage, dass Kunden hohe Erwartungen an die Art und Weise haben, wie sie mit Unternehmen interagieren möchten, und wie viel Geduld sie für die Behebung von Problemen aufbringen können.
Außerdem haben sie eine äußerst geringe Toleranz gegenüber unerwarteten Verzögerungen. Die Verbesserung des Kundenerlebnisses kann daher von der Automatisierung der Fallmanagementprozesse mit einer BPM-Plattform abhängen.
Vereinheitlichung der Fallverwaltungssysteme
Die Nachfrage nach Transparenz, Echtzeitdaten, mehr Kontrolle und verbesserter Sichtbarkeit von Geschäftsprozessen ist so hoch wie nie zuvor. Wie kann Ihr Unternehmen diesen Anforderungen gerecht werden? Durch den Einsatz von BPM-Software zur Vereinheitlichung Ihrer Fallmanagementdaten mit Ihren Systemen und Anwendungen. Daher kann BPM zu einer entscheidenden Komponente des Fallmanagements werden, wenn es zur Verwaltung unvorhersehbarer, zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozesse eingesetzt wird.
Der Einsatz von BPM zur Unterstützung hochdynamischer Case-Management-Prozesse ist unerlässlich. Genauso wichtig ist es aber auch, dass Ihre BPM-Plattform diese Grundsätze des Fallmanagements unterstützt:
- Kontextbezogen - Endbenutzer können auf Fälle zugreifen, die auf dem Kontext der Arbeit basieren.
- Relevant - Die Fälle werden von relevanten Interessengruppen/Entscheidungsträgern eingesehen.
- Ausrichtung - Case-Management-Prozesse sollten für eine bessere Kontrolle auf die richtigen Arbeitsabläufe, Personen und Systeme abgestimmt werden.
Woran erkennen Sie, dass Sie BPM-Software für das Fallmanagement benötigen?
Es gibt viele Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen eine BPM-Software für das Fallmanagement benötigt, darunter die folgenden:
- Sie sind mit Tabellenkalkulationen und Notizblöcken überfordert.
- Sie haben nicht genug Kontrolle oder Sichtbarkeit für alle Fälle.
- Sie müssen auf zwei oder mehr Systeme zugreifen, um die richtigen Daten zu finden.
- Es gibt zu viele Silos.
- Ihr Nacken tut weh, wenn Sie zwischen den Bildschirmen hin- und herschwenken.
- Ihre Tabellenkalkulationen ähneln langsam einem Kauderwelsch.
- Sie verwenden Klemmbretter, um Fälle zu dokumentieren.
- Es kann Stunden oder sogar Tage dauern, Dokumente und E-Mails zu durchforsten.
- Die Zusammenarbeit mit anderen Beteiligten erfordert persönliche Treffen.
- Sie verbringen zu viel Zeit damit, die richtigen Antworten zu finden.
- Sie sind immer noch auf Pivot-Tabellen fixiert.
Wenn eines dieser Szenarien Ihre Case-Management-Prozesse beschreibt, dann ist es an der Zeit, BPM-Plattformen zu evaluieren.
Vier Arten von Case-Management-Prozessen
Je nach Branche gibt es unterschiedliche Anwendungen für Case-Management-Prozesse und Beispiele. Hier sind die vier Kategorien:
- Verfahren zur Entscheidung - Erfordern eine strenge Struktur und Regeln, wie z. B. Fälle, die die Patientenversorgung in medizinischen Einrichtungen betreffen.
- Serviceanfragen - Entscheidungen auf der Grundlage von Ansprüchen, z. B. von Versicherungen, treffen.
- Management von Zwischenfällen - Lösung von Fällen in widrigen Umgebungen, wie z. B. bei der Entsorgung gefährlicher Abfälle oder bei Notfalleinsätzen, bei denen Sie mit Arbeitern vor Ort zusammenarbeiten müssen.
- Nachforschungen - Bearbeitung von Fällen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften, der Beschäftigung, dem Finanzwesen oder anderen Formen von Vorschriften.
Achten Sie auf diese Funktionen in Ihrer BPM-Software für das Fallmanagement
Die richtige Plattform kann jede Art von Fallarbeit verwalten, z. B. dynamische Prozesse für komplizierte Entscheidungen. Mithilfe von Ereignismanagement, Prozessfunktionen und Regeln sollten Sie in der Lage sein, Ad-hoc- und dynamische Fallmanagementprozesse zu verwalten, einschließlich solcher, die von automatisierten Überprüfungen und Entscheidungen profitieren können.
Da sich die Regeln für die verschiedenen Case-Management-Prozesse jederzeit ändern können, ist ein unterstützendes BPM-System, das sich an die sich entwickelnden Umgebungen anpassen kann, von entscheidender Bedeutung. Außerdem sollte es Prozesse mit Daten verknüpfen und Endbenutzer befähigen, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen, damit Ihr Unternehmen in jeder Situation reagieren kann.
Darüber hinaus sind Echtzeit-Fallanalysen und -berichte von entscheidender Bedeutung, damit Sachbearbeiter und Manager jederzeit und von jedem Ort aus auf relevante Daten zugreifen können.
Nicht zuletzt ist es wichtig, die Daten zu zentralisieren, damit die Fallmanager Zugriff auf die aktuellste Version haben, ohne stundenlang in verschiedenen Systemen und Tabellenkalkulationen navigieren zu müssen. Die Sachbearbeiter müssen ihre Prozesse genauso effektiv verwalten, wenn sie aus der Ferne arbeiten, wie wenn sie im Büro sind.
Letzter Gedanke
Im digitalen Zeitalter ist es von entscheidender Bedeutung, die Systeme einzusetzen, die die Produktivität der Mitarbeiter steigern und das Kundenerlebnis verbessern. Außerdem sollten die Systeme nicht in Silos arbeiten. Stattdessen sollten sie eine reibungslose Integration ermöglichen, damit sich die Sachbearbeiter nicht auf andere zeitaufwändige manuelle und mentale Prozesse konzentrieren müssen, die bei der Fallverwaltung vorherrschen.
Da die Erwartungen immer weiter steigen, müssen sich die Unternehmen mit den sich entwickelnden Trends auseinandersetzen. Wie kann sich Ihr Unternehmen auf die Zukunft vorbereiten? Sie können damit beginnen, veraltete und fehleranfällige Prozesse abzuschaffen und gleichzeitig sicherzustellen, dass Ihre Fallmanager über die modernsten Technologien zur Verwaltung ihrer Fallmanagementprozesse verfügen.
ProcessMaker bietet eine preisgekrönte Low-Code Business Process Management (BPM)-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihr Case Management zu verbessern.
