Die vorherige Beitrag in dieser Reihe wurden die Grundlagen der Geschäftsprozessmodellierung behandelt. In diesem Teil wird gezeigt, wie Tools zur Geschäftsprozessmodellierung einen Einblick in die am Prozess beteiligten Akteure und Ressourcen geben. Dieser Einblick versetzt Führungskräfte in die Lage, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die ihr Unternehmen optimieren.
Einsatz der Geschäftsprozessmodellierung zur Verbesserung der Mitarbeitereffizienz durch Kommunikation
Prozessmodelle fördern die Prozesskommunikation und die Effizienz der Mitarbeiter, indem sie jede Aktivität und die entsprechenden Rollen der einzelnen Beteiligten veranschaulichen. Jedes Modell zeigt, wie die Mitarbeiter mit den einzelnen Tätigkeiten und anderen Beteiligten im Prozess interagieren. Dies erleichtert die Suche nach Informationen, indem es die richtigen Personen miteinander verbindet.
Verbesserte Kommunikation führt zu einer höheren Effizienz der Mitarbeiter, da sie die Zusammenarbeit und Transparenz fördert. Teammitglieder können Aufgaben schneller erledigen, indem sie mit anderen Prozessbeteiligten zusammenarbeiten, um Informationen und Wissen zu bündeln. Übergaben verlaufen reibungsloser, da die Beteiligten zu jedem Zeitpunkt des Prozesses über die Beteiligung der anderen informiert sind. Verlorene Dokumente verursachen keine Produktionslücken, während die Mitarbeiter nach ihnen suchen. Wenn Produktionsprobleme auftreten, kann das Management auf die Prozesslandkarte zurückgreifen um den Arbeitsablauf reibungslos zu gestalten.
Geschäftsprozessmodellierung zur Verbesserung der Zuweisung und Nutzung von Ressourcen
Die Modellierung von Geschäftsprozessen verdeutlicht nicht nur die Rolle der einzelnen Beteiligten, sondern hilft auch dabei, die Ressourcen zu verfolgen, die die Beteiligten zur Erfüllung ihrer Aufgaben einsetzen. Die Parzellierung von Prozessen in einzelne Aufgaben macht es einfacher, genau zu sehen, wofür das Unternehmen Ressourcen und Kapital ausgibt. Während der Ausführung des Prozesses können die Manager feststellen, ob die Mitarbeiter Zugang zu angemessenen Ressourcen haben, um die Aufgaben zeitgerecht zu erledigen. Daher können die Führungskräfte das Prozessmodell einsehen, um fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wo Kapital zugewiesen werden soll. Auf diese Weise können Unternehmen die Kostenwirksamkeit aller Ressourcen und Investitionen umfassend analysieren.
Manager und Führungskräfte können Prozessmodelle heranziehen, um sich einen Überblick über die Nutzung der vorhandenen Ressourcen zu verschaffen. Manager können ihren Mitarbeitern zusätzliche Schulungen anbieten, um nicht ausgelastete Ressourcen zu nutzen, Ressourcen für andere Zwecke umzuschichten oder nicht ausreichend genutzte Ressourcen ganz abzubauen. Führungskräfte können erfolgreiche Geschäftsinstrumente analysieren und sie auf andere Prozesse oder Aktivitäten innerhalb desselben Prozesses anwenden. Der tiefere Einblick, den die Prozessmodellierung den Unternehmen gewährt, führt zu einer Steigerung des Return on Investment (ROI) aller vorhandenen Ressourcen.
Die Ergebnisse
Die Modellierung von Prozessen hilft dabei, Mitarbeiter und Ressourcen so aufeinander abzustimmen, dass die besten Ergebnisse erzielt werden. Wenn Prozesse richtig abgebildet werden, geben Modelle einen wertvollen Einblick in die Rolle der einzelnen Beteiligten im Prozess, erleichtern die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und verbessern die Effizienz von Mitarbeitern und Unternehmen. Die für die Erledigung von Aufgaben eingesetzten Ressourcen können gründlich auf ihre Kosteneffizienz hin bewertet werden, wodurch die Zuweisung optimiert und der ROI erhöht wird. Die Transparenz der Prozessbeteiligten und der Ressourcen bildet die Grundlage für künftige Prozessverbesserungen und bringt Unternehmen die Vorteile der Workflow-Optimierung näher.
Nächster Teil der Serie
Im nächsten Blogbeitrag wird erläutert, wie die Modellierung von Geschäftsprozessen Führungskräften dabei hilft, die richtigen Maßstäbe für die Umsetzung der erforderlichen Änderungen im gesamten Unternehmen zu setzen.
