Personalabteilungen sind das Rückgrat eines jeden Unternehmens und für die Verwaltung der Mitarbeiter, dem wertvollsten Kapital des Unternehmens, zuständig. Allerdings handelt es sich bei den Aufgaben der Personalabteilung häufig um sich wiederholende und zeitaufwändige Prozesse. Genau hier setzt HR-Automatisierung ein, um die Landschaft zu revolutionieren.
HR-Automatisierung bezieht sich auf den Einsatz von Technologie zur Rationalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen, so dass der manuelle Aufwand für administrative Aufgaben entfällt und man sich auf strategische Entscheidungen konzentrieren kann.
Mit der zunehmenden Einführung von HR-Automatisierungssoftware, wie z. B. Plattformen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA), sind HR-Fachleute nun besser gerüstet, um Herausforderungen zu lösen, Zeit zu sparen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Die Bedeutung von HR-Automatisierung war noch nie so wichtig wie heute, da Unternehmen in einer schnelllebigen, digitalisierten Welt immer höhere Anforderungen an die Effizienz stellen.
Wann sollte man HR-Automatisierung einführen?
Woher wissen Sie, dass die Automatisierung im Personalwesen die nächstbeste Initiative für Ihr Unternehmen ist?
Ein klarer Indikator ist die Verbreitung von sich wiederholende und zeitaufwändige HR-Aufgabenwie die manuelle Dateneingabe oder die Verwaltung von Sozialleistungen, die die Produktivität der Abteilung beeinträchtigen.
Wenn Ihr Unternehmen wächst und die betriebliche Komplexität zunimmt, könnte dies das nächste Anzeichen dafür sein, dass Sie die Effizienz und Genauigkeit durch Automatisierung verbessern sollten.
Darüber hinaus sind Unternehmen, die die Erfahrung ihrer Mitarbeiter verbessern wollen, indem sie bessere Kommunikationsmittel, ein schnelleres Onboarding oder Echtzeit-Feedback-Systeme anbieten, hervorragende Kandidaten für die HR-Automatisierung.
Schließlich zeigt sich die Bereitschaft auch in einem Führungsteam, das Innovationen unterstützt, in einer klar definierten Strategie für die Umsetzung und in der Bereitschaft, in die richtigen Instrumente, Technologien und Mitarbeiterschulungen zu investieren. Diese Elemente zusammen gewährleisten eine nahtlose Einführung der HR-Automatisierung, um die sich entwickelnden organisatorischen Anforderungen zu erfüllen.
Schlüsselbereiche der HR-Automatisierung
Die Automatisierung hat mehrere wichtige HR-Funktionen verändert, Aufgaben rationalisiert und zu erheblichen Effizienzsteigerungen geführt. Hier sind vier Bereiche, in denen die Automatisierung von HR-Prozessen einen spürbaren Einfluss hat.
Rekrutierung
Die Automatisierung von HR-Prozessen verbessert den Rekrutierungsprozess erheblich, indem sie zeitintensive Aktivitäten wie das Screening von Lebensläufen, die Planung von Vorstellungsgesprächen und die Kommunikation mit Bewerbern rationalisiert. Durch den Einsatz von Automatisierungstools können HR-Teams große Mengen an Bewerbungen effizienter bearbeiten und sicherstellen, dass die besten Talente schnell gefunden werden.
Automatisierte Arbeitsabläufe verringern menschliche Fehler und den Verwaltungsaufwand, sodass sich Personalverantwortliche auf strategische Aufgaben wie die Einbindung von Bewerbern und den Aufbau von Beziehungen konzentrieren können. Darüber hinaus verbessert die Automatisierung die Erfahrung der Bewerber durch zeitnahe Aktualisierungen und personalisierte Interaktionen, die einen positiven Eindruck vom Unternehmen vermitteln.
Mit fortschrittlichen Datenverwaltungsfunktionen können HR-Teams auch wertvolle Erkenntnisse aus der Personalanalyse gewinnen, die eine bessere Entscheidungsfindung und effektivere Einstellungsstrategien ermöglichen.
Zu den Einstellungsprozessen, die von einer BPA-Plattform profitieren können, gehören Aufgaben wie:
- Stellenausschreibung und Werbung
- Lebenslauf-Screening
- Terminierung von Interviews
- Kommunikation mit den Bewerbern
- Datenverwaltung und Berichterstattung
Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen
Die Automatisierung von HR-Prozessen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Verwaltung von Sozialleistungen bringt Unternehmen erhebliche Vorteile. Durch die Automatisierung dieser zeitintensiven Aufgaben können HR-Teams erhebliche Anstrengungen einsparen und effizientere Abläufe gewährleisten.
Die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung reduziert Berechnungsfehler, vereinfacht die Einhaltung von Steuervorschriften und garantiert die rechtzeitige Auszahlung von Gehältern, wodurch das Risiko von Verzögerungen oder Unstimmigkeiten minimiert wird. In ähnlicher Weise vereinfacht die automatisierte Verwaltung von Sozialleistungen die Anmeldung und Aktualisierung von Mitarbeitern, so dass die Teams Programme mühelos verwalten und gleichzeitig die Genauigkeit der Aufzeichnungen aufrechterhalten können.
Diese verbesserte Effizienz erspart den Personalverantwortlichen nicht nur wiederkehrende Verwaltungsaufgaben, sondern trägt auch zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit bei. Die Automatisierung ermöglicht es der Personalabteilung, sich auf höherwertige Aufgaben wie Strategie und Talententwicklung zu konzentrieren und gleichzeitig eine nahtlose Erfahrung für die Mitarbeiter zu schaffen.
Zu den Abrechnungsprozessen, die automatisiert werden können, gehören Aufgaben wie:
- Berechnungen der Gehaltsabrechnung
- Steuerliche Abzüge
- Compliance-Berichterstattung
- Anmeldung zu den Leistungen
Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern
Beim Onboarding kann die Automatisierung Aufgaben wie die Erstellung von Angebotsschreiben, die Digitalisierung von Unterlagen, die Einrichtung von IT-Konten und die Planung von Orientierungssitzungen durch vorkonfigurierte Workflows übernehmen. Dies reduziert manuelle Fehler und sorgt für eine reibungslosere, schnellere Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen.
Auch beim Offboarding kann die Automatisierung Prozesse wie Austrittsgespräche, die Sperrung des Systemzugangs und die Verarbeitung der letzten Gehaltsabrechnungen nahtlos abwickeln. Diese automatisierten Workflows ersparen den HR-Teams nicht nur viel Zeit und Mühe, sondern gewährleisten auch die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und schaffen eine professionelle und strukturierte Erfahrung für ausscheidende Mitarbeiter.
Durch die Verringerung des Verwaltungsaufwands kann sich die Personalabteilung auf strategische Initiativen konzentrieren, wodurch ein produktiveres und engagierteres Arbeitsumfeld gefördert wird.
Der Onboarding- und Offboarding-Prozess umfasst:
- Erstellung und Versand von Angebotsschreiben
- Erfassung und Bearbeitung von Unterlagen für neue Mitarbeiter
- Einrichtung von IT-Konten
- Planung von Orientierungs- und Schulungsveranstaltungen
- Durchführung von Austrittsgesprächen
- Entzug des Systemzugangs und Rückgabe von Firmenvermögen
- Bearbeitung der endgültigen Abrechnung
Mitarbeiterengagement und Kommunikation
Mit Automatisierungstools wie Chatbots und speziellen Kommunikationsplattformen können Personalabteilungen eine nahtlose und sofortige Interaktion ermöglichen und sicherstellen, dass die Fragen der Mitarbeiter jederzeit umgehend und präzise beantwortet werden.
Echtzeit-Feedback-Mechanismen wie automatische Umfragen und Pulsmessungen ermöglichen es den HR-Teams, die Stimmung der Mitarbeiter zu erfassen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und Maßnahmen zur Steigerung der Arbeitsmoral zu ergreifen. Diese Tools rationalisieren nicht nur den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens, sondern stärken auch die Mitarbeiter, indem sie Ressourcen und Unterstützung leicht zugänglich machen.
Durch den Abbau von Verzögerungen und die Verbesserung der Transparenz fördert die Automatisierung der Personalverwaltung ein Gefühl des Vertrauens und der Inklusion und trägt so zu einer positiveren und engagierteren Unternehmenskultur bei.
Vorteile der HR-Automatisierung
Die Einführung der HR-Automatisierung bringt erhebliche Vorteile mit sich, die zur Effizienz und zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
- Kostensenkung
Durch die Automatisierung zeitintensiver Prozesse können Unternehmen die SaaS-Abonnementkosten als auch die Arbeitskosten. Ein Chatbot, der routinemäßige HR-Fragen beantwortet, kann beispielsweise unzählige Stunden manueller Eingriffe einsparen, und eine einzige BPA-Plattform kann den Bedarf an unzähligen separaten SaaS-Tools eliminieren.
- Höhere Effizienz und Produktivität
Durch die Automatisierung werden manuelle Engpässe beseitigt, so dass sich die Mitarbeiter der Personalabteilung auf strategische Aufgaben konzentrieren können. Sie reduziert redundante Aufgaben und verkürzt die Prozessfristen, so dass mehr Raum für Kreativität und Innovation bleibt.
- Verbesserte Genauigkeit und Compliance
Manuelle Aufgaben können oft zu Fehlern führen, vor allem bei der Gehaltsabrechnung und der Berichterstattung über die Einhaltung von Vorschriften. Die Automatisierung gewährleistet genaue Berechnungen, verringert das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften und sorgt für eine effiziente Verwaltung der Aufzeichnungen, was vor allem bei Audits wichtig ist.
- Verbesserte Mitarbeitererfahrung
Die Automatisierung verbessert die Erfahrungen der Mitarbeiter, indem sie Arbeitsabläufe rationalisiert, Prozesse transparent macht und schnellere Reaktionen auf Mitarbeiteranliegen gewährleistet. Der einfache Zugang zu HR-Diensten fördert das Gefühl der Eigenverantwortung und das Vertrauen der Mitarbeiter.
Herausforderungen bei der HR-Automatisierung
- Umsetzung
Die Einführung neuer Automatisierungstools kann kostspielig und zeitintensiv sein. Viele Projekte wie die Einführung von RPA oder spezialisierter Software durch ein Beratungsunternehmen können Monate bis Jahre für die Entwicklung und Bereitstellung in Anspruch nehmen. Abgesehen davon gibt es auch Herausforderungen bei der Integration in bestehende Systeme.
BPA-Plattformen wie ProcessMaker verändern jedoch das Automatisierungsspiel, indem sie eine Low-Code-Plattform bereitstellen, die es auch technisch nicht versierten Benutzern ermöglicht, Workflows zu entwerfen und ihre organisatorischen Prozesse zu automatisieren.
- Sicherheit der Daten
Automatisierte HR-Systeme verarbeiten häufig sensible Mitarbeiterdaten. Es müssen strenge Maßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass die Informationen vor Verstößen oder unbefugtem Zugriff geschützt sind. Die Software sollte außerdem folgenden Anforderungen genügen Datenschutz- und Sicherheitsstandards wie SOC und GDPR entsprechen.
- Management von Veränderungen
Die Umstellung auf ein automatisiertes HR-System erfordert sowohl von den Mitarbeitern als auch von den HR-Fachleuten eine Anpassung. Widerstände gegen Veränderungen und mangelnde Schulung können den Erfolg behindern, weshalb ein effektives Veränderungsmanagement entscheidend ist.
Fallstudien und Beispiele
ProcessMaker hat die Automatisierungslandschaft von Adecco Colombia durch die Rationalisierung und Automatisierung der wichtigsten Serviceabläufe erheblich verändert. Vor der Implementierung von ProcessMaker unterstützten die Mitarbeiter von Adecco ihre Zeitarbeitskräfte durch manuelle, ad-hoc-E-Mail-Ketten. Dies führte zu Ineffizienzen und Fehlern, insbesondere bei der Verwaltung von Support-Tickets und Mitarbeiterberechtigungen. Der Mangel an systematisierten Arbeitsabläufen führte zu ungelösten Tickets und inkonsistenter Datenverarbeitung.
Durch die Einführung von ProcessMaker hat Adecco Colombia über 30 Prozesse automatisiert, darunter Urlaubsanträge und Kundensupport-Workflows, die sich nahtlos in das bestehende ERP-System integrieren lassen. Diese Automatisierung hat ein transparentes und sicheres Prozessmanagement in Echtzeit ermöglicht und manuelle Dateneingaben und Fehler reduziert.
Die Mitarbeiter erhalten nun rechtzeitig Zugang zu den erforderlichen Instrumenten und Informationen, was ihre Leistung steigert und eine optimale Ressourcenzuweisung gewährleistet. Die Automatisierung dieser Prozesse hat nicht nur die Effizienz erhöht, sondern auch das Gesamterlebnis für Mitarbeiter und Kunden verbessert, was Adecco Colombia zu einem Vorreiter in der Automatisierung von HR-Prozessen macht.
Künftige Trends in der HR-Automatisierung
Die Zukunft der HR-Automatisierung ist vielversprechend, denn die Fortschritte bei der KI und anderen Technologien werden diesen Bereich weiter verändern. Hier ein kleiner Ausblick auf das, was vor uns liegt:
- KI und maschinelles Lernen im Personalwesen
KI wird Anwendungen wie die vorausschauende Personalbeschaffung, die Analyse von Qualifikationsdefiziten und die Analyse von Arbeitskräften voranbringen. Außerdem, Agentische KI die Arbeitsweise von HR-Teams verändern, indem sie die gesamten Arbeitsabläufe automatisiert und fast wie ein unabhängiges Teammitglied funktioniert.
- Die Rolle von Chatbots und virtuellen Assistenten
Chatbots werden sich weiterentwickeln, um komplexere HR-Interaktionen zu bewältigen, die von der Lösung von Mitarbeiterstreitigkeiten bis zur Durchführung von Austrittsgesprächen reichen. Ihre 24/7-Verfügbarkeit macht sie zu einer entscheidenden Komponente von HR-Automatisierungsstrategien. Viele BPA-Plattformen verfügen über integrierte Chatbot-Funktionen.
- Prädiktive Analytik
Mit Hilfe von Predictive Analytics können HR-Teams Trends in der Belegschaft vorhersehen, die Fluktuation von Mitarbeitern antizipieren und den Fachkräftemangel planen. Dieser datengesteuerte Ansatz gewährleistet eine proaktive und fundierte Entscheidungsfindung.
Beginnen Sie Ihre HR-Automatisierungsreise noch heute
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen, auch in der Personalabteilung, ist in der heutigen schnelllebigen und dynamischen Arbeitswelt eine Notwendigkeit. Durch den Einsatz von BPA-Plattformen wie ProcessMaker können HR-Teams ihre Prozesse effizienter, transparenter und mitarbeiterorientierter gestalten. Von der Rationalisierung sich wiederholender Aufgaben bis hin zur Verbesserung der Kommunikation und des Engagements ermöglicht die Automatisierung den HR-Teams, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist - die Schaffung einer florierenden und motivierten Belegschaft.
ProcessMaker bietet die Möglichkeit, individuelle Workflows zu entwickeln, ohne dass technisches Fachwissen erforderlich ist, und stellt damit einen entscheidenden Fortschritt in diesem Bereich dar. Diese Benutzerfreundlichkeit stellt sicher, dass HR-Teams sich schnell an veränderte organisatorische Anforderungen anpassen, die Entscheidungsfindung durch Prozessintelligenz verbessern und das volle Potenzial ihrer Mitarbeiter ausschöpfen können.
