Los informes de gastos son uno de los muchos procesos manuales que manejan casi todas las organizaciones. Históricamente, ha sido una actividad tediosa. Algunas empresas todavía confían en la gestión de gastos en papel, mientras que otras, incluso cuando son digitales, a menudo se enfrentan a pasos que consumen mucho tiempo como escanear, cargar, esperar aprobaciones y generar informes.
Afortunadamente, los tiempos han cambiado. Hoy en día, existen alternativas más eficientes que hacen que el informe de gastos sea fluido. Una de ellas es la herramienta gratuita de informe de gastos de ProcessMaker, que te explicaremos en este artículo.
¿Qué es la declaración de gastos?
La declaración de gastos es el proceso mediante el cual los empleados documentan y presentan sus gastos relacionados con la empresa para su reembolso o simple registro. Normalmente, se trata de registrar gastos como viajes o comidas, acompañados de recibos u otras pruebas. Ayuda a las empresas a hacer un seguimiento de dónde se gasta el dinero y garantiza que estos gastos son apropiados y se ajustan a las políticas de la empresa.
Al disponer de un sistema claro para informar de los gastos, las organizaciones pueden mantenerse organizadas, mantener registros financieros precisos y garantizar la rendición de cuentas por cada dólar gastado.
Software gratuito de informe de gastos de ProcessMaker
ProcessMaker proporciona una herramienta gratuita de informe de gastos que simplifica todo el proceso de informe de gastos. Con notificaciones integradas, fácil seguimiento tanto para solicitantes como para aprobadores, y soporte móvil, esta herramienta está diseñada para modernizar la forma en que las empresas gestionan los informes de gastos.
La herramienta utiliza una sencilla interfaz de arrastrar y soltar para automatizar el flujo de trabajo de los informes. Esto significa que puede ahorrar un tiempo valioso y centrarse más en las tareas estratégicas.
- Creación fluida de informes de gastos
Genere informes en unos pocos clics. Implique fácilmente a los miembros del equipo, agilice las aprobaciones y automatice todo el proceso.
- Escaneado de recibos con IA
Olvídese de la introducción manual de datos. Simplemente haga una foto de su recibo con el teléfono y la herramienta capturará y rellenará automáticamente los datos necesarios.
- Análisis en tiempo real
Obtenga actualizaciones instantáneas de todas las actividades a través de un panel de control fácil de usar para una mejor visibilidad.
¿Cómo funciona exactamente?
Paso 1:
Cree su informe de gastos y cargue todas las facturas pertinentes. Esto pone en marcha el proceso y organiza sus presentaciones en un solo lugar.
Segundo paso:
Cargue facturas en cualquier momento y lugar, incluso desde su dispositivo móvil. ProcessMaker simplifica el proceso extrayendo los detalles de la factura automáticamente para que no tenga que rellenar el formulario manualmente.
A continuación se explica cómo cargar la factura desde un ordenador de sobremesa.
La aplicación le permite cargar recibos con la misma facilidad sobre la marcha desde su dispositivo móvil.
Tercer paso:
Invite a colaboradores dentro de su organización, como aprobadores u otros miembros del equipo que presenten gastos. Todos pueden participar en el proceso sin problemas.
Paso 4:
Envía el informe a la dirección para que lo apruebe. Los gestores recibirán notificaciones en la aplicación y por correo electrónico con enlaces directos a las tareas que requieren su atención.
Paso 5:
Reciba una notificación una vez aprobado su informe. También recibirás un documento PDF con un resumen de todos los recibos y detalles para tus archivos.
Conclusión
La herramienta de informes de gastos de ProcessMaker automatiza todas las etapas del proceso de elaboración de informes, desde el escaneado de recibos hasta la aprobación final. Con un panel de análisis en tiempo real a su alcance, la gestión de informes de gastos nunca ha sido tan fácil. Aún mejor, esta herramienta no se limita a los informes de gastos, puede utilizar la misma plataforma para innumerables flujos de trabajo en su organización.
¿Por qué invertir en un software independiente para cada reto empresarial cuando ProcessMaker puede hacerlo todo? Pruébelo hoy de forma gratuita y vea cómo se transforman sus procesos.
