Die Erstellung von Ausgabenberichten ist einer der vielen manuellen Prozesse, die fast jedes Unternehmen durchführt. In der Vergangenheit war dies eine langwierige Tätigkeit. Einige Unternehmen verlassen sich immer noch auf eine papierbasierte Ausgabenverwaltung, während andere, selbst wenn sie digital arbeiten, oft zeitaufwändige Schritte wie Scannen, Hochladen, Warten auf Genehmigungen und Erstellen von Berichten durchführen müssen.
Zum Glück haben sich die Zeiten geändert. Heute gibt es effizientere Alternativen, die eine nahtlose Kostenabrechnung ermöglichen. Eine solche Lösung ist das kostenlose ProcessMaker-Tool zur Spesenabrechnung, das wir Ihnen in diesem Artikel vorstellen werden.
Was ist eine Kostenaufstellung?
Bei der Spesenabrechnung dokumentieren die Mitarbeiter ihre geschäftsbezogenen Ausgaben und reichen sie zur Erstattung oder zur einfachen Buchführung ein. In der Regel werden dabei Kosten wie Reisen oder Mahlzeiten aufgezeichnet und mit Quittungen oder anderen Belegen versehen. Auf diese Weise können Unternehmen nachvollziehen, wofür Geld ausgegeben wird, und sicherstellen, dass diese Ausgaben angemessen sind und den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
Durch ein klares System für die Ausgabenberichterstattung können Organisationen organisiert bleiben, genaue Finanzunterlagen führen und sicherstellen, dass sie für jeden ausgegebenen Dollar verantwortlich sind.
ProcessMaker's kostenlose Software für Spesenberichte
ProcessMaker bietet ein kostenloses Tool zur Spesenabrechnung, das den gesamten Prozess der Spesenabrechnung vereinfacht. Mit integrierten Benachrichtigungen, einfacher Nachverfolgung für Antragsteller und Genehmiger und mobiler Unterstützung wurde dieses Tool entwickelt, um die Art und Weise zu modernisieren, wie Unternehmen Spesenabrechnungen verwalten.
Das Tool nutzt eine einfache Drag-and-Drop-Schnittstelle, um den Berichtsworkflow zu automatisieren. Das bedeutet, dass Sie wertvolle Zeit sparen und sich mehr auf strategische Aufgaben konzentrieren können.
- Nahtlose Erstellung von Spesenabrechnungen
Erstellen Sie Berichte mit nur wenigen Klicks. Beziehen Sie Teammitglieder problemlos ein, optimieren Sie Genehmigungen und automatisieren Sie den gesamten Prozess.
- KI-gestütztes Scannen von Belegen
Vergessen Sie die manuelle Dateneingabe! Fotografieren Sie einfach Ihre Quittung mit Ihrem Handy, und das Tool erfasst und ergänzt automatisch die erforderlichen Details.
- Echtzeit-Analytik
Über ein benutzerfreundliches Dashboard erhalten Sie sofortige Updates zu allen Aktivitäten und erhalten so einen besseren Überblick.
Wie genau funktioniert es?
Schritt 1:
Erstellen Sie Ihre Spesenabrechnung und laden Sie alle relevanten Rechnungen hoch. Damit wird der Prozess in Gang gesetzt und Ihre Eingaben werden an einem Ort organisiert.
Schritt 2:
Laden Sie Rechnungen jederzeit und überall hoch - auch von Ihrem mobilen Gerät aus. ProcessMaker vereinfacht den Prozess, indem Rechnungsdetails automatisch extrahiert werden, sodass Sie das Formular nicht manuell ausfüllen müssen.
So laden Sie Ihre Rechnung von einem Desktop aus hoch.
Mit der App können Sie Quittungen genauso einfach von Ihrem Mobilgerät aus hochladen.
Schritt 3:
Laden Sie Mitarbeiter innerhalb Ihres Unternehmens ein, z. B. Genehmiger oder andere Teammitglieder, die Ausgaben einreichen. Jeder kann nahtlos in den Prozess eingebunden werden.
Schritt 4:
Reichen Sie den Bericht zur Genehmigung durch das Management ein. Die Manager erhalten Benachrichtigungen in der App und per E-Mail mit direkten Links zu den Aufgaben, die ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Schritt 5:
Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald Ihr Bericht genehmigt ist. Sie erhalten außerdem ein PDF-Dokument mit einer Zusammenfassung aller Belege und Details für Ihre Unterlagen.
Schlussfolgerung
Das Spesenabrechnungstool von ProcessMaker automatisiert jede Phase des Berichtsprozesses, vom Scannen der Belege bis zur endgültigen Genehmigung. Mit einem Echtzeit-Analyse-Dashboard war die Verwaltung von Spesenberichten noch nie so einfach. Noch besser: Dieses Tool ist nicht auf die Spesenabrechnung beschränkt - Sie können dieselbe Plattform für unzählige andere Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen nutzen.
Warum in separate Software für jede geschäftliche Herausforderung investieren, wenn ProcessMaker alles kann? Testen Sie es noch heute kostenlos und beobachten Sie, wie sich Ihre Prozesse verändern.
